面接のお願いメールはマナーが大事｜基本構成と送付時の注意点も解説

就活中の面接に関するお願いメールはマナーを押さえることが大切

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「面接に関するお願いメールを送る際のポイントを知りたいです」
「面接に関するお願いメールを送る際の注意点はありますか？」

といった質問をよく受けます。就職活動では企業とメールでやり取りすることも多く、面接に関するお願いメールを送るケースも出てくることでしょう。そのようなそのような就活中の面接に関するお願いメールはマナーを押さえることが大切です。

今回は、企業とのメールのやり取りに関するマナーについて解説していきます。面接に関するお願いメールの送り方がわからないという人はぜひ最後まで読んでみてポイントをつかんでくださいね。

面接に関するお願いメールを送る前に押さえたいメールマナー

面接に関するお願いメールは学生側から企業側になんらかの依頼をしているものであり、企業に少なからず手間をかけるものです。

ただでさえそういったものに失礼があっては、その後の選考にも支障をきたしてしまう可能性も出てくるので、しっかりとマナーを守ったメールを送るようにしましょう。

返信は24時間以内に送るのが基本

企業からのメールを確認したら、できるだけ早めの返信を心掛けましょう。メールの返信が早いことに対して悪い印象を抱く人はいないため、24時間以内に返信すると良いです。

万が一、すぐに返信ができない場合でも、急ぎ「〇〇日までに返信します」「少々時間をいただきたいです」といった旨のメールを入れるようにしましょう。そのようなメールがあるのとないのでは、企業があなたに抱く印象も大きく変わります。

メールを送る際の時間に関してはこちらで解説しています。

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内容は簡潔にする

企業は日頃からさまざまな相手と多くのメールを毎日やり取りしているため、学生から届くすべてのメールに目を通すのはかなりの労力を必要とします。

そのため、無駄な手間を取らせることのないように、受け取る相手の立場にたって、メールの内容を作成するということが大切です。特に、メールの件名に関しては見ただけでどのような内容かわかるように、作成する必要があります。

お礼や気持ちを伝えたいということは、わかりますがそれを件名にしてしまってはメールの内容がわからないので、そういった内容はメールの本文に記載するようにしましょう。

返信の際は件名と本文を残す

企業から来たメールへの返信に関しては、件名と本文を残すことで、どのような内容に対するメールの返信なのかが企業側にすぐに伝わります。そのため、返信の際には、件名をいじることなく、残したまま送付するようにしましょう。

本文に関しても、引用した形でメールを返信することで、企業側が過去に送付したメールをさかのぼって確認したりする手間が省けます。多くの学生からのメールに対応している企業にとっては、その手間を省くことができるのはとてもありがたいことです。

先ほどもお伝えしたとおり、受け取る側の立場に立って今一度メールを確認することが必要となります。

返信時は件名にRe：を付けたままにする

返信メールの件名は、いじらずにそのままとお伝えしましたが、返信であることを一目で理解してもらえるように、Re：は消さずに残しておくようにしましょう。

もしも、何度もやり取りをしており、たくさんのRe：マークがついてしまって見づらさを感じてしまうようになった場合には、1～2個残してあとは消すことで、返信かつどのような内容のメールかを簡潔に伝えることができます。

面接に関するお願いメールの基本構成とマナー

ここからは面接に関するお願いメールの基本構成について解説していきます。メールの基本的な構成は「件名・宛名・挨拶・本文・締め・署名」の6つです。

基本構成や、メールのマナーを理解しておくことで、どんな場合にも正しく、そして簡潔に対応することができるようになります。

逆にこれらを理解していないままメールを送ってしまっては、企業側に失礼になりますし、悪い印象を持たれる可能性もあります。正しい理解をしたうえでの対応がとても重要になることを理解しておきましょうね。

件名

件名に関しては、先ほども少しお伝えしましたが、簡潔に内容が一目でわかるように記載する必要があります。仮に件名が記載されていなかったり、あまりにも長い内容であったりするとメールを読むことを後回しにされてしまう可能性があります。

また、お礼の気持ちを伝えたいからといって「ありがとうございました」といった内容の件名も、メールの内容がわからないため、同様に後回しにされてしまうかもしれません。

あくまでも件名は、メールの本文の内容を端的に示したものであるように心掛けましょう。

就活メールの件名のコツはこちらで解説しています。

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宛名

メールの最初は必ず宛名から始めましょう。宛名には企業名・部署名、そして担当者がわかる場合には個人名まで入れるようにします。

ここで注意したいのは、部長や課長といった役職に関してはそれ自体が敬称となっているため、宛名の表記は「〇〇部長様」ではなく、「〇〇部長」と書くのがビジネスマナーです。

また、企業名に関しては（株）といった表記や、企業名を省略した記載などは避け、しっかりと正式名称で書くようにしましょう。

名前を間違ってしまうのは、とても失礼に当たることなので、必ず送付前に一度確認のうえ、メールを送るようにすることを心掛けましょう。

挨拶

メールではいきなり本文に入るのではなく、その前に必ずあいさつ文を入れるようにします。「いつもお世話になっています」がもっともスタンダードなあいさつ文です。

初めての企業に送る場合には「お世話になります」と記載します。

どの企業に対しても同じように記載する内容であるため、毎回書くのが手間だと思う場合には、テンプレートを作成しておくのも便利だと思います。企業側もたくさんのメールをさばいていきますが、就活中は学生側も多くの企業へメールを送ることになり手間がかかるものです。

本文

本文はできるだけ簡潔にまとめて、長々とならないようにすることが重要です。そのため、伝えたいことをわかりやすく端的に記載することを心掛けましょう。

また、メールのレイアウトに関しても、あまりにも文章が長くなったり文字が詰まっていたりすると読みづらくなってしまいます。

文章の長さに気を付けるためには、文章が2〜3文続いたら、1行行間を開けるなどして、読みやすいメールをつくるようにしましょう。

締め

はじめのあいさつ文と同様に、就活メールでは、締めに関しても必要になります。企業が忙しい中、メールの対応をしてくれていることを考慮し、「お忙しい中恐れ入りますが、何卒宜しくお願いします」などのような一文が必要です。

また、面接を辞退する場合などに関しては、「末筆ながら、貴社のますますの繁栄をお祈り申し上げます」などのように、最後まで失礼のないような対応を心掛けましょう。

ついつい、本文の内容に力を注ぐあまり、締めに関してはおろそかになってしまうこともあるかもしれませんが、メールは最後までしっかりと組み立てることが重要なので、言葉遣いなどの失礼がないように、最後まで気を抜かずに作成していくようにしましょう。

署名

メールの最後に署名を書いておくことで相手がスムーズに返信できるため、相手への配慮につながります。署名は「大学・学部・学科・氏名・電話番号・メールアドレス」を記載すれば問題ありません。

署名に関しては、どのメールに関しても記載が必要なので、就活を始めたらまずテンプレートとして作成しておくようにしましょう。

署名例
――――――――――――――――――――
港　太郎（みなと・たろう）
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話：080-○○○○-○○○○
メール：minato@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――――――――

面接に関するお願いメールを送るシーンと例文6選

ここからは、シーンごとにお願いメールの例文を用いて、どのような対応が必要となるかについてみていきましょう。

今回お伝えする6シーンは、どれも就活においてはよくあることなので、誰にでも参考になるものです。

お願いメールに関しては、学生側からの依頼を伝えるものであるため、伝え方やとらえ方によってはわがままと捉えられてしまう可能性もあります。正しい言葉遣いや、メールの内容に細部まで注意したうえで送るようにしましょう。

面接の日程調整：企業から提示された候補日に返信

面接の日程に関しては企業とメールでやり取りのうえ、決定することが多いです。

企業から指定された日時で面接が可能であるといった場合には、返信をせずにそのままにしておくのではなく、その日程で参加可能な旨を返信をするのが、丁寧な対応となります。

また、そのメールの際には、日時を改めてメール内に記載することで、間違いがないか今一度確認することも可能です。確実に日程を確認するという意味でも、このメール返信は非常に重要なものといえるでしょう。

就活メールで同意する際の正しい伝え方はこちらで解説しています。

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お願いメール送付時に気を付けるポイント

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面接の日程調整：こちら側が候補日を提示する場合

続いては学生側から日程の候補日を伝えるケースです。

企業は多くの学生の面接をしており、忙しいものとして考え、こちら側からの提案の場合には、最低3つ以上の候補を送るようにしましょう。

逆に、いつでも良いという場合でも、最低限いくつかの日付の候補を出しておいた方が、のちに入ってくるほかの面接との兼ね合いなども付けやすいので、いくつかの目途をつけておくようにします。

こちらからのお願いという形であることを理解したうえで、失礼のないような内容で送るようにしましょうね。

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面接の日程変更：確定していた日程変更の依頼

次に、すでに確定していた日程をこちらの都合により変更してもらう場合についてです。

この場合、企業にはすでに確定している面接スケジュールを調整してもらう必要が出てきます。それにともない、面接官のスケジュール調整や、ほかの学生への連絡などさまざまな調整が必要となります。

企業側にさまざまな対応をお願いしなければならないことをしっかりと理解し、お詫びの思いをメールで伝えることが求められます。

このメール次第で、その学生に好印象もしくは悪印象を持つことになる可能性が出てくる重要なメールになります。

日程変更をお願いする際のポイントはこちらで解説しています。

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面接の形式変更：対面式からWebへの切り替えを依頼

続いては、面接の形態の変更を申し出る場合です。近年はコロナの影響や大企業で多くの学生の面接をおこなうために一次面接などで、Web面接を実施する企業が増えてきました。

あくまでも、企業側がWeb面接を実施している場合というのが前提ですが、そういった場合であれば学生側からWeb面接希望の旨を伝えることも可能です。

多くの場合は、企業側から対面かWebかどちらの面接を選ぶかを選択するようなメールがくると思うので、Webを希望する場合のメールの文面を紹介していきます。

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Web面接のコツはこちらで詳しく解説しています。

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面接の辞退：面接を受ける前に辞退の申し入れ

次は、面接を受ける前に他社の内定や面接が決まっており、面接の参加を辞退する場合のメールの文面の紹介です。

たとえもうその企業とのつながりがなくなるといえども、社会人になる一歩手前の就職活動中の学生のマナーとして、必ず事態の際には連絡をする必要があります。

メールを返信しなかったり、ドタキャンや無断欠席したり、社会人として決してしてはいけないような行動をとることのないようにしましょう。

就職活動中から、少しずつ社会人としてのマナーを身に付けていくことは、必ず社会に出てからも役に立つものなので、辞退する場合でも最後までしっかりとした対応を心掛けましょう。

面接を辞退する際のポイントはこちらで解説しています。

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面接の結果連絡を催促

最後は面接の結果連絡の催促のメールの紹介です。

あくまでも、メールの通知期限が決まっている場合には、その期限内のメールは避けるようにしましょう。企業側もほかの業務が忙しい場合や、ほかの学生との兼ね合いを見て結果連絡を決めているというケースが多いため、すぐには連絡ができないことがあるからです。

学生にとっては、早く合否連絡は欲しいものですが、そこはマナーとして期日までは必ず待つようにしましょう。

期日が事前に伝えられていない場合の目安としては、おおよそ1週間程度で合否連絡をするという企業が多いことから、それを過ぎて2週間程しても連絡がない場合には、催促のメールを送っても良い頃でしょう。

面接の結果をメールで問い合わせる際はこちらも参考にしてみてください。

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面接に関するお願いメールを送る際の注意点

面接に関するお願いメールについて例文を用いてお伝えしてきましたが、ここからはメールを送る際に共通して気を付けるべき注意点についてお話していきます。

たかがメールと侮ることなく、このメールも就職活動の一環という意識を持ったうえで作成していくようにしましょう。

面接に関するお願いメールはできるだけ早めに送る

日程変更であっても面接の辞退であっても、基本的にメールはできるだけ早めに送ることが重要です。なぜなら、その連絡によって企業側に少なからず日程調整などの負担をかけることになるからです。

前日や当日の連絡のように、直前になればなるほどその負担が大きくなるからです。すでに予定が確定したり、面接の辞退の気持ちが固まっているのであれば、少なくとも3日以上、可能であれば1週間程度前にメール連絡を入れるようにしましょう。

面接の変更や辞退が当日の場合は電話でお願いする

しかしながら、必ずしも日程変更や辞退に関しては事前に決まっている場合ばかりではありません。直前に体調を崩したり、他社の内定が出たりすることもあります。

そういった場合には、メールでの返信ではなく電話で直接連絡するようにしましょう。メールだと、必ずしもすぐに企業側が確認してくれるという保証はなく、連絡が行き届かない可能性があります。

面接のお願いを断られる可能性もある

一度にたくさんの学生の面接をおこなっている企業では、全員の希望日程を必ずしも受け入れられるわけではありません。あくまでもこちらからの日程変更の依頼などに関しては、特例措置と認識しておかなければなりません。

変更が受け入れられれば、それに越したことはありませんが、難しい場合は他社の面接や予定に関して優先順位をしっかりと決めたうえで、自分のスケジュール調整をおこなう必要があります。

もし、日程調整がつかなければ、その企業はあきらめて別の企業の面接に臨むなどの気持ちの切り替えも大事になってきます。

メールを送ってから返信が来るまで期間が空くこともある

メールを送ってから返信がくるまで時間がかかると、ちゃんとメールを確認してくれているか不安になると思います。しかしながら、企業も多くの学生を相手にし、さまざまな業務で多忙なのもまた事実です。

あまりにせっかちになると企業にも手間をかけてしまいますし、あまり良い印象を持たれない可能性もあります。

ある程度、返信には時間を要するとはじめから理解したうえで、できる限りこちらからの連絡を早いうちにするようにしましょう。

長い場合は1週間以上かかることもある

メールの返信に関しては、長い場合は1週間以上かかることもあります。

確実に読んでもらうために、件名でどのような内容のメールなのかが伝わるように工夫しましょう。特に面接の日程変更など、期限が決まっているようなものに関しては、期限が差し迫っている場合には、再度メールを送り確認をお願いしましょう。

目安としては、おおよそ10日程度と考え、それでも返信がない場合には、再度連絡してみてください。

メールを送る前にチェック！ お願いメール送付時に気を付けるポイント

最後はメールを送る前にチェックしたい細かなポイントについてお伝えしていきます。

友達に送る感覚のメールではなく、あくまでも社会人になる一歩手前の就職活動中の学生という意識をしっかりと持って取り組んでいくことが必要となります。

メールを作成する際は細部まで気を配って作成していくようにしましょう。

敬語の使い方は間違っていないか

ふだん敬語で文章を書く機会というものは少ないので、就職活動で改めてエントリーシート（ES）や企業宛てメールで敬語の使い方を身に付けるという人も多いでしょう。

敬語の使い方に関して不安がある場合には、大学の就職課や家族もしくは友人などに一度作成した文章を見てもらうなど、他者に確認してもらうという作業が重要です。

装飾がされていないか

あなたが学生であっても面接のお願いメールを送るのであれば、それはビジネスメールであるといえます。

ビジネスメールでは、太字や文字色の変換などはふさわしくありません。

重要な部分を強調したくなる気持ちもわかりますが、学生感覚でそのような装飾を施すことなく、あくまでも伝えたいことを簡潔にまとめることを意識してください。

そうすることで、装飾をしなくとも、相手に伝えたいことをわかりやすく伝えることができるようになります。

適度に改行されているか

ビジネスメールではわかりやすさが重要です。そのため、適度に改行を入れて視覚的に読みやすい文章を作成するようにしましょう。

特に、スマホで文章を入力していると、つい改行をわすれたり、行間を詰めて入力してしまいがちです。必ず最後に、改行・行間をチェックし、相手が読みやすい文章になっているかを確認するようにしましょう。

宛先・宛名は間違っていないか

面接のお願いメールを送る際は宛先・宛名を誤ってしまうことのないようにしましょう。宛先・宛名を間違ってしまうと、失礼にあたるので注意が必要です。

メールを送信する前に必ず、宛先と宛名は再度確認することで、間違いのないようにしましょう。

誤字脱字はないか

こちらに関しても、メールを作成した後必ずチェックしたいポイントです。メールに誤字脱字が多くあると、いい加減な人という印象を与える可能性があるので注意が必要です。

誤字脱字のない正しい日本語はビジネスマナーの基本です。メールの文面が自分の評価にもつながると考え、誰が見ても、決して恥ずかしくないようなメールを送るようにしましょう。

メールマナーを押さえて面接に関するお願いメールを送ろう！

就職活動では、面接、ES、企業説明会そして、今回お話してきたメール文面など、さまざまなところで見られまた評価されています。

細かいところまでしっかりと配慮して取り組むことで、自分の経験値も上がりますし、また最終的な採用にもつながっていきます。

メールのマナーに関しても、しっかりと身に付けたうえで、企業に評価してもらえるようなものにできるように取り組んでいきましょう。