面接のお願いメールはマナーが大事|基本構成と送付時の注意点も解説

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  • 上村 京久

    上村 京久

    幼稚園から高校まで野球を打ち込み、所属大学野球大会で優勝。4番ピッチャーとしてMVPを獲得… 続きを読む

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コラムの目次

  1. 就活中の面接に関するお願いメールはマナーを押さえることが大切
  2. 面接に関するお願いメールを送る前に押さえたいメールマナー
  3. 返信は24時間以内に送るのが基本
  4. 内容は簡潔にする
  5. 返信の際は件名と本文を残す
  6. 面接に関するお願いメールの基本構成とマナー
  7. 件名
  8. 宛名
  9. 挨拶
  10. 本文
  11. 締め
  12. 署名
  13. 面接に関するお願いメールを送るシーンと例文6選
  14. 面接の日程調整:企業から提示された候補日に返信
  15. 面接の日程調整:こちら側が候補日を提示する場合
  16. 面接の日程変更:確定していた日程変更の依頼
  17. 面接の形式変更:対面式からWebへの切り替えを依頼
  18. 面接の辞退:面接を受ける前に辞退の申し入れ
  19. 面接の結果連絡を催促
  20. 面接に関するお願いメールを送る際の注意点
  21. 面接に関するお願いメールはできるだけ早めに送る
  22. 面接のお願いを断られる可能性もある
  23. メールを送ってから返信が来るまで期間が空くこともある
  24. メールを送る前にチェック! お願いメール送付時に気を付けるポイント
  25. 敬語の使い方は間違っていないか
  26. 装飾がされていないか
  27. 適度に改行されているか
  28. 宛先・宛名は間違っていないか
  29. 誤字脱字はないか
  30. メールマナーを押さえて面接に関するお願いメールを送ろう!

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就活中の面接に関するお願いメールはマナーを押さえることが大切

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「面接に関するお願いメールを送る際のポイントを知りたいです」
「面接に関するお願いメールを送る際の注意点はありますか?」

といった質問をよく受けます。就職活動では企業とメールでやり取りすることも多く、面接に関するお願いメールを送るケースも出てくることでしょう。そのようなそのような就活中の面接に関するお願いメールはマナーを押さえることが大切です。

今回は、企業とのメールのやり取りに関するマナーについて解説していきます。面接に関するお願いメールの送り方がわからないという人はぜひ最後まで読んでみてポイントをつかんでくださいね。

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面接に関するお願いメールを送る前に押さえたいメールマナー

面接に関するお願いメールを送る前に押さえたいメールマナー

面接に関するお願いメールは学生側から企業側になんらかの依頼をしているものであり、企業に少なからず手間をかけるものです。

ただでさえそういったものに失礼があっては、その後の選考にも支障をきたしてしまう可能性も出てくるので、しっかりとマナーを守ったメールを送るようにしましょう。

返信は24時間以内に送るのが基本

企業からのメールを確認したら、できるだけ早めの返信を心掛けましょう。メールの返信が早いことに対して悪い印象を抱く人はいないため、24時間以内に返信すると良いです。

万が一、すぐに返信ができない場合でも、急ぎ「〇〇日までに返信します」「少々時間をいただきたいです」といった旨のメールを入れるようにしましょう。そのようなメールがあるのとないのでは、企業があなたに抱く印象も大きく変わります。

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返信する時間帯ですが、あまりにも遅い時間だと、生活の不規則などを疑われる可能性があります。できる限り企業の就業時間内に返信するか、遅い時間になってしまう場合には、メールの送信予約をして時間調整をするようにしましょうね。

メールを送る際の時間に関してはこちらで解説しています。

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企業へメールを送る時間の正解は? 例文付きで必須マナーを徹底解説

内容は簡潔にする

企業は日頃からさまざまな相手と多くのメールを毎日やり取りしているため、学生から届くすべてのメールに目を通すのはかなりの労力を必要とします。

そのため、無駄な手間を取らせることのないように、受け取る相手の立場にたって、メールの内容を作成するということが大切です。特に、メールの件名に関しては見ただけでどのような内容かわかるように、作成する必要があります

お礼や気持ちを伝えたいということは、わかりますがそれを件名にしてしまってはメールの内容がわからないので、そういった内容はメールの本文に記載するようにしましょう。

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たくさん送られてくるメールの中で、しっかりとわかりやすさを示すメールを送るということがポイントです。

返信の際は件名と本文を残す

企業から来たメールへの返信に関しては、件名と本文を残すことで、どのような内容に対するメールの返信なのかが企業側にすぐに伝わります。そのため、返信の際には、件名をいじることなく、残したまま送付するようにしましょう。

本文に関しても、引用した形でメールを返信することで、企業側が過去に送付したメールをさかのぼって確認したりする手間が省けます。多くの学生からのメールに対応している企業にとっては、その手間を省くことができるのはとてもありがたいことです。

先ほどもお伝えしたとおり、受け取る側の立場に立って今一度メールを確認することが必要となります。

返信時は件名にRe:を付けたままにする

返信メールの件名は、いじらずにそのままとお伝えしましたが、返信であることを一目で理解してもらえるように、Re:は消さずに残しておくようにしましょう。

もしも、何度もやり取りをしており、たくさんのRe:マークがついてしまって見づらさを感じてしまうようになった場合には、1~2個残してあとは消すことで、返信かつどのような内容のメールかを簡潔に伝えることができます

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鴨川 未奈

鴨川 未奈プロフィール

メールのマナーは合否に左右するほど重要なのできちんと学ぼう

就活生になってはじめてメールのマナーを学んだ人も多いのではないでしょうか。中にはマナーを意識することが面倒で、軽視している人がいるかもしれません。ですが、就活におけるメールのマナーは合否を左右するほど重要なので注意が必要です。

もちろん「マナーが守れていないから選考落ちになる」ということはありません。ですが、メールを受け取った採用担当者へマイナス印象を与えてしまう可能性は十分あります。その結果、他の学生と同じ評価のときに他者がプラス評価されて選考落ちになってしまう可能性は考えられます。

調べればわかるメールのマナーが守れていないことで選考落ちになってしまうともったいないので、これから紹介するポイントも必ずチェックしましょう。

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面接に関するお願いメールの基本構成とマナー

ここからは面接に関するお願いメールの基本構成について解説していきます。メールの基本的な構成は「件名・宛名・挨拶・本文・締め・署名」の6つです。

基本構成や、メールのマナーを理解しておくことで、どんな場合にも正しく、そして簡潔に対応することができるようになります。

逆にこれらを理解していないままメールを送ってしまっては、企業側に失礼になりますし、悪い印象を持たれる可能性もあります。正しい理解をしたうえでの対応がとても重要になることを理解しておきましょうね。

件名

件名に関しては、先ほども少しお伝えしましたが、簡潔に内容が一目でわかるように記載する必要があります。仮に件名が記載されていなかったり、あまりにも長い内容であったりするとメールを読むことを後回しにされてしまう可能性があります。

また、お礼の気持ちを伝えたいからといって「ありがとうございました」といった内容の件名も、メールの内容がわからないため、同様に後回しにされてしまうかもしれません。

あくまでも件名は、メールの本文の内容を端的に示したものであるように心掛けましょう

就活メールの件名のコツはこちらで解説しています。

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就活メールの件名はコツを掴めば実は簡単! 具体例を交えて徹底解説

宛名

メールの最初は必ず宛名から始めましょう。宛名には企業名・部署名、そして担当者がわかる場合には個人名まで入れるようにします。

ここで注意したいのは、部長や課長といった役職に関してはそれ自体が敬称となっているため、宛名の表記は「〇〇部長様」ではなく、「〇〇部長」と書くのがビジネスマナーです。

また、企業名に関しては(株)といった表記や、企業名を省略した記載などは避け、しっかりと正式名称で書くようにしましょう。

名前を間違ってしまうのは、とても失礼に当たることなので、必ず送付前に一度確認のうえ、メールを送るようにすることを心掛けましょう

挨拶

メールではいきなり本文に入るのではなく、その前に必ずあいさつ文を入れるようにします。「いつもお世話になっています」がもっともスタンダードなあいさつ文です。

初めての企業に送る場合には「お世話になります」と記載します。

どの企業に対しても同じように記載する内容であるため、毎回書くのが手間だと思う場合には、テンプレートを作成しておくのも便利だと思います。企業側もたくさんのメールをさばいていきますが、就活中は学生側も多くの企業へメールを送ることになり手間がかかるものです。

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こうした少しの工夫で省略できるところは省略することで、効率的に就活に取り組むことができるので実践してみましょう。

本文

本文はできるだけ簡潔にまとめて、長々とならないようにすることが重要です。そのため、伝えたいことをわかりやすく端的に記載することを心掛けましょう。

また、メールのレイアウトに関しても、あまりにも文章が長くなったり文字が詰まっていたりすると読みづらくなってしまいます。

文章の長さに気を付けるためには、文章が2〜3文続いたら、1行行間を開けるなどして、読みやすいメールをつくるようにしましょう

締め

はじめのあいさつ文と同様に、就活メールでは、締めに関しても必要になります。企業が忙しい中、メールの対応をしてくれていることを考慮し、「お忙しい中恐れ入りますが、何卒宜しくお願いします」などのような一文が必要です。

また、面接を辞退する場合などに関しては、「末筆ながら、貴社のますますの繁栄をお祈り申し上げます」などのように、最後まで失礼のないような対応を心掛けましょう。

ついつい、本文の内容に力を注ぐあまり、締めに関してはおろそかになってしまうこともあるかもしれませんが、メールは最後までしっかりと組み立てることが重要なので、言葉遣いなどの失礼がないように、最後まで気を抜かずに作成していくようにしましょう

署名

メールの最後に署名を書いておくことで相手がスムーズに返信できるため、相手への配慮につながります。署名は「大学・学部・学科・氏名・電話番号・メールアドレス」を記載すれば問題ありません。

署名に関しては、どのメールに関しても記載が必要なので、就活を始めたらまずテンプレートとして作成しておくようにしましょう

署名例
――――――――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
――――――――――――――――――――

キャリアアドバイザーコメント

上村 京久

上村 京久プロフィール

本文は結論から伝えるようにしよう

すでにESを作成している人は、「文章を作成するときは結論ファーストで書く」ということを意識しているのではないでしょうか。実は結論ファーストで文章を書くことは、ESだけでなく就活のメールでも意識しなければなりません。

結論から書くことで、メールを読む採用担当者は「どのような質問・依頼内容か」をすぐに把握できますよね。社会人は限られた時間の中で成果を求められているため、読み手の立場になってメールを送ることはとても大切になります。

面接に関するお願いメールを送るときに、日程変更希望などは本文の後半に書きたくなるかもしれません。ですが、お願いする内容が本文のはじめに書かれていたら、採用担当者はすぐに行動に移すことができますよね。

このように文章を読む相手の立場になってメール作成をすることを徹底して好印象を獲得しましょう。

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面接に関するお願いメールを送るシーンと例文6選

ここからは、シーンごとにお願いメールの例文を用いて、どのような対応が必要となるかについてみていきましょう。

今回お伝えする6シーンは、どれも就活においてはよくあることなので、誰にでも参考になるものです。

お願いメールに関しては、学生側からの依頼を伝えるものであるため、伝え方やとらえ方によってはわがままと捉えられてしまう可能性もあります。正しい言葉遣いや、メールの内容に細部まで注意したうえで送るようにしましょう。

面接の日程調整:企業から提示された候補日に返信

面接の日程に関しては企業とメールでやり取りのうえ、決定することが多いです。

企業から指定された日時で面接が可能であるといった場合には、返信をせずにそのままにしておくのではなく、その日程で参加可能な旨を返信をするのが、丁寧な対応となります

また、そのメールの際には、日時を改めてメール内に記載することで、間違いがないか今一度確認することも可能です。確実に日程を確認するという意味でも、このメール返信は非常に重要なものといえるでしょう。

就活メールで同意する際の正しい伝え方はこちらで解説しています。

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お願いメール送付時に気を付けるポイント

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面接のお願いメールはマナーが大事|基本構成と送付時の注意点も解説

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Re:面接の日程に関するご案内

株式会社◯◯◯◯ 採用担当 △△様

お世話になっています。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。

このたびは、面接日程のご連絡をいただきましてありがとうございます。
ご指定いただきました日程の件、承知いたしました。

下記日時に貴社にお伺いします。
◯月◯日(火) ◯:◯◯〜◯:◯◯
株式会社◯◯◯◯ 3F会議室

お忙しい中、面接の日程調整をしていただき、ありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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企業側から提示された日時を再度記載することで、改めてお互いに日程の確認ができます。あくまでも日程の確認なので、簡潔にまとめることを心掛けましょう。

面接の日程調整:こちら側が候補日を提示する場合

続いては学生側から日程の候補日を伝えるケースです。

企業は多くの学生の面接をしており、忙しいものとして考え、こちら側からの提案の場合には、最低3つ以上の候補を送るようにしましょう

逆に、いつでも良いという場合でも、最低限いくつかの日付の候補を出しておいた方が、のちに入ってくるほかの面接との兼ね合いなども付けやすいので、いくつかの目途をつけておくようにします。

こちらからのお願いという形であることを理解したうえで、失礼のないような内容で送るようにしましょうね。

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

希望面接日時のご連絡(大学名・氏名)

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。

書類選考通過のご連絡ありがとうございます。
面接の希望日程ですが、下記の日程でお伺いさせていただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整いただければ幸いです。

〇月〇日 午前中
〇月〇日 13:00~16:00
〇月〇日 終日

何卒よろしくお願いします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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アドバイザー

あくまでも候補は3つ以上上げて、企業が日程調整に手間取らないように心掛けましょう。

面接の日程変更:確定していた日程変更の依頼

次に、すでに確定していた日程をこちらの都合により変更してもらう場合についてです。

この場合、企業にはすでに確定している面接スケジュールを調整してもらう必要が出てきます。それにともない、面接官のスケジュール調整や、ほかの学生への連絡などさまざまな調整が必要となります。

企業側にさまざまな対応をお願いしなければならないことをしっかりと理解し、お詫びの思いをメールで伝えることが求められます。

このメール次第で、その学生に好印象もしくは悪印象を持つことになる可能性が出てくる重要なメールになります

日程変更をお願いする際のポイントはこちらで解説しています。

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就活での日程変更はマイナスの印象を与えてしまうのでしょうか? 今回は日程変更を伝える際に気をつけるべき注意点をキャリアアドバイザーが紹介していきます。印象が悪くならないメールや電話の例文も紹介しているので、日程変更を伝える際の参考にしてみてください。

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就活での日程変更はマイナス印象? 最適な伝え方を例文付きで解説

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接日程変更のお願い(大学名・氏名)

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。

書類選考通過のご連絡ありがとうございます。
面接の希望日程ですが、大学の授業と重なっているため、日程の変更をお願いしたく
ご連絡を差し上げました。

誠に勝手なお願いをしてしまい、大変申し訳ございませんが、下記の希望日の中で、
説明会の日程を再調整していただくことは可能でしょうか。

変更希望日は以下の通りでございます。
1)〇月〇日(〇)〇時開始
2)〇月〇日(〇)〇時開始
3)〇月〇日(〇)〇時開始

お忙しいところ恐れ入りますが、ご調整いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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変更後の希望日程に関しても、3つ以上の候補をあげるようにしましょう。また、お詫びの気持ちをしっかりと伝えることを心掛けましょう。

面接の形式変更:対面式からWebへの切り替えを依頼

続いては、面接の形態の変更を申し出る場合です。近年はコロナの影響や大企業で多くの学生の面接をおこなうために一次面接などで、Web面接を実施する企業が増えてきました。

あくまでも、企業側がWeb面接を実施している場合というのが前提ですが、そういった場合であれば学生側からWeb面接希望の旨を伝えることも可能です。

多くの場合は、企業側から対面かWebかどちらの面接を選ぶかを選択するようなメールがくると思うので、Webを希望する場合のメールの文面を紹介していきます

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

Web面接への変更のお願い(大学 名前)

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。

このたびは、面接日程のご連絡をいただきましてありがとうございます。
しかしながら、貴社にお伺いすることが難しく、可能であればWebでの面接の実施を希望します。

大変恐れ入りますが、ご検討の程何卒よろしくお願いします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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アドバイザー

できる限り、直接出向くに越したことはありませんが、もしどうしても難しければ、Web面接の実施の有無を確認したうえで、申し出るようにしましょう。

Web面接のコツはこちらで詳しく解説しています。

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面接の辞退:面接を受ける前に辞退の申し入れ

次は、面接を受ける前に他社の内定や面接が決まっており、面接の参加を辞退する場合のメールの文面の紹介です。

たとえもうその企業とのつながりがなくなるといえども、社会人になる一歩手前の就職活動中の学生のマナーとして、必ず事態の際には連絡をする必要があります。

メールを返信しなかったり、ドタキャンや無断欠席したり、社会人として決してしてはいけないような行動をとることのないようにしましょう。

就職活動中から、少しずつ社会人としてのマナーを身に付けていくことは、必ず社会に出てからも役に立つものなので、辞退する場合でも最後までしっかりとした対応を心掛けましょう

面接を辞退する際のポイントはこちらで解説しています。

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例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接辞退のお詫び(大学 名前)

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっています。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。

このたびは、面接日程のご連絡をいただきましてありがとうございます。

大変恐れ入りますが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたく、
ご連絡させていただきました。

お忙しい中、日程調整をしていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

本来直接おわびすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたことを
重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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アドバイザー

辞退連絡は基本的にメールで構いませんが、お世話になっている企業であればメールに加えて電話でもお詫びを入れることがマナーなので覚えておきましょう。

あなたが受けないほうがいい職業をチェックしよう

就活では、自分が適性のある職業を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます

そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。

適職診断で強み・弱みを理解し、自分がどんな職業に適性があるのか知りましょう。

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面接の結果連絡を催促

最後は面接の結果連絡の催促のメールの紹介です。

あくまでも、メールの通知期限が決まっている場合には、その期限内のメールは避けるようにしましょう。企業側もほかの業務が忙しい場合や、ほかの学生との兼ね合いを見て結果連絡を決めているというケースが多いため、すぐには連絡ができないことがあるからです。

学生にとっては、早く合否連絡は欲しいものですが、そこはマナーとして期日までは必ず待つようにしましょう。

期日が事前に伝えられていない場合の目安としては、おおよそ1週間程度で合否連絡をするという企業が多いことから、それを過ぎて2週間程しても連絡がない場合には、催促のメールを送っても良い頃でしょう

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合格者のみにメールを送付しるといわれている場合には、催促のメールをしても返信がない場合もあるので、注意しましょう。

面接の結果をメールで問い合わせる際はこちらも参考にしてみてください。

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面接の結果はいつ届く?メールで問い合わせる際の例文を紹介

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面接の結果はいつ届く?メールで問い合わせる際の例文を紹介

例文

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

【ご確認】〇月〇日の面接結果について(大学 名前)

株式会社〇〇
〇〇様

お世話になっています。

〇月〇日に、面接をしていただきました〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。
先日はお忙しい中、貴重な時間を賜りまして誠にありがとうございました。

恐れ入りますが、面接の結果はいつくらいまでにお知らせいただけますでしょうか?

目安だけでもお伝えいただけると幸いです。
お手数をおかけし、大変恐縮ですが何卒宜しくお願いします。

―――――――――――――――
港 太郎(みなと・たろう)
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:minato@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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お忙しい中お手数をおかけするという気持ちをしっかりと伝えたうえで、こちらの希望を伝えるようにしましょう。

面接に関するお願いメールを送る際の注意点

面接に関するお願いメールについて例文を用いてお伝えしてきましたが、ここからはメールを送る際に共通して気を付けるべき注意点についてお話していきます。

たかがメールと侮ることなく、このメールも就職活動の一環という意識を持ったうえで作成していくようにしましょう。

面接に関するお願いメールはできるだけ早めに送る

日程変更であっても面接の辞退であっても、基本的にメールはできるだけ早めに送ることが重要です。なぜなら、その連絡によって企業側に少なからず日程調整などの負担をかけることになるからです。

前日や当日の連絡のように、直前になればなるほどその負担が大きくなるからです。すでに予定が確定したり、面接の辞退の気持ちが固まっているのであれば、少なくとも3日以上、可能であれば1週間程度前にメール連絡を入れるようにしましょう

面接の変更や辞退が当日の場合は電話でお願いする

しかしながら、必ずしも日程変更や辞退に関しては事前に決まっている場合ばかりではありません。直前に体調を崩したり、他社の内定が出たりすることもあります。

そういった場合には、メールでの返信ではなく電話で直接連絡するようにしましょう。メールだと、必ずしもすぐに企業側が確認してくれるという保証はなく、連絡が行き届かない可能性があります

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直前の変更は企業に迷惑をかけることなので、電話で自らの言葉でしっかりと誠意を伝える必要があるという点は理解しておきましょうね。

面接のお願いを断られる可能性もある

一度にたくさんの学生の面接をおこなっている企業では、全員の希望日程を必ずしも受け入れられるわけではありません。あくまでもこちらからの日程変更の依頼などに関しては、特例措置と認識しておかなければなりません。

変更が受け入れられれば、それに越したことはありませんが、難しい場合は他社の面接や予定に関して優先順位をしっかりと決めたうえで、自分のスケジュール調整をおこなう必要があります

もし、日程調整がつかなければ、その企業はあきらめて別の企業の面接に臨むなどの気持ちの切り替えも大事になってきます。

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就職活動においては、スケジュール調整もとても重要な作業の1つなので、極力日程変更をしないように調整しましょうね。

メールを送ってから返信が来るまで期間が空くこともある

メールを送ってから返信がくるまで時間がかかると、ちゃんとメールを確認してくれているか不安になると思います。しかしながら、企業も多くの学生を相手にし、さまざまな業務で多忙なのもまた事実です。

あまりにせっかちになると企業にも手間をかけてしまいますし、あまり良い印象を持たれない可能性もあります。

ある程度、返信には時間を要するとはじめから理解したうえで、できる限りこちらからの連絡を早いうちにするようにしましょう

長い場合は1週間以上かかることもある

メールの返信に関しては、長い場合は1週間以上かかることもあります。

確実に読んでもらうために、件名でどのような内容のメールなのかが伝わるように工夫しましょう。特に面接の日程変更など、期限が決まっているようなものに関しては、期限が差し迫っている場合には、再度メールを送り確認をお願いしましょう。

目安としては、おおよそ10日程度と考え、それでも返信がない場合には、再度連絡してみてください

キャリアアドバイザーコメント

吉田 実遊

吉田 実遊プロフィール

面接の日程調整はできるだけ企業から提示された日程で受けよう

選考が進むと面接の調整に進み、複数の日時がメールで提示されます。面接の日時を調整するときには、可能な限り企業から提示された日時で調整するようにしましょう。人によっては、1日にまとめて面接を受けたいなどの理由で、日程変更をしたいと思うことがあるかもしれません。ですが、企業は日程を提示する前には、面接担当者の予定を確認したり確保したり、車内でも調整をして日程提示をしています。そのため、自分の一方的な希望で日程変更をすると、採用担当者はあらためて社内調整が発生してしまうのです。

日程変更をしなければならない理由があるのであれば問題ないです。ですが、このように採用担当者も社内調整などに時間をかけていることをきちんと理解して、できるだけやりとり少なく面接の調整メールを対応できるようにしましょう。

メールを送る前にチェック! お願いメール送付時に気を付けるポイント

お願いメール送付時に気を付けるポイント

最後はメールを送る前にチェックしたい細かなポイントについてお伝えしていきます。

友達に送る感覚のメールではなく、あくまでも社会人になる一歩手前の就職活動中の学生という意識をしっかりと持って取り組んでいくことが必要となります。

メールを作成する際は細部まで気を配って作成していくようにしましょう。

敬語の使い方は間違っていないか

ふだん敬語で文章を書く機会というものは少ないので、就職活動で改めてエントリーシート(ES)や企業宛てメールで敬語の使い方を身に付けるという人も多いでしょう。

間違いやすい敬語例
  • 御社→貴社(面接では御社といいますが、文章で書く際には貴社と書きます。)
  • よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか(癖でついつい買ったと過去形にしてしまう人も多いと思います。)
  • 見ました→拝見しました(敬語にすることを忘れがちな例の一つです。)

敬語の使い方に関して不安がある場合には、大学の就職課や家族もしくは友人などに一度作成した文章を見てもらうなど、他者に確認してもらうという作業が重要です

装飾がされていないか

あなたが学生であっても面接のお願いメールを送るのであれば、それはビジネスメールであるといえます。

ビジネスメールでは、太字や文字色の変換などはふさわしくありません。

重要な部分を強調したくなる気持ちもわかりますが、学生感覚でそのような装飾を施すことなく、あくまでも伝えたいことを簡潔にまとめることを意識してください

そうすることで、装飾をしなくとも、相手に伝えたいことをわかりやすく伝えることができるようになります。

適度に改行されているか

ビジネスメールではわかりやすさが重要です。そのため、適度に改行を入れて視覚的に読みやすい文章を作成するようにしましょう。

特に、スマホで文章を入力していると、つい改行をわすれたり、行間を詰めて入力してしまいがちです。必ず最後に、改行・行間をチェックし、相手が読みやすい文章になっているかを確認するようにしましょう

宛先・宛名は間違っていないか

面接のお願いメールを送る際は宛先・宛名を誤ってしまうことのないようにしましょう。宛先・宛名を間違ってしまうと、失礼にあたるので注意が必要です。

メールを送信する前に必ず、宛先と宛名は再度確認することで、間違いのないようにしましょう

誤字脱字はないか

こちらに関しても、メールを作成した後必ずチェックしたいポイントです。メールに誤字脱字が多くあると、いい加減な人という印象を与える可能性があるので注意が必要です。

誤字脱字のない正しい日本語はビジネスマナーの基本です。メールの文面が自分の評価にもつながると考え、誰が見ても、決して恥ずかしくないようなメールを送るようにしましょう

メールマナーを押さえて面接に関するお願いメールを送ろう!

就職活動では、面接、ES、企業説明会そして、今回お話してきたメール文面など、さまざまなところで見られまた評価されています。

細かいところまでしっかりと配慮して取り組むことで、自分の経験値も上がりますし、また最終的な採用にもつながっていきます。

メールのマナーに関しても、しっかりと身に付けたうえで、企業に評価してもらえるようなものにできるように取り組んでいきましょう。

あなたが受けないほうがいい業界をチェックしよう

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記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-190515132-01458)

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