営業事務とは|仕事内容や活躍するために必要なスキルを解説

この記事のアドバイザー

遠藤 美桜

大学時代は中途の人材紹介会社でのキャリアアドバイザーをインターンで経験し「ファーストキャリアを後悔なく学生に歩んでほしい」という想いから、大学卒業後、ポート株式会社に新卒で入社。誰だってこれからのことに悩むと思います。一緒に頑張る方向を模索していきましょう。

吉田 実遊

大学時代での学生団体の経験から、どんな人でもマインドと少しの工夫で必ず活躍の場を見つけ、充実した人生にしていけるということを体感。人生の中で占有率が高い「仕事」という側面から、より多くの人の幸せを追求するサポートをしたいという想いを持ち、新卒でポート株式会社に入社。後に、キャリアアドバイザーとしてのキャリアをスタートさせた。就活も仕事も人生を豊かにする選択です。学生さんのワクワクするような将来を少しでもサポートしていきます!まずはどんなことでもお話しましょう。

コラムの目次

  1. 営業事務とは
  2. 一般事務との違い
  3. 営業事務の仕事内容
  4. 活躍するために必要なスキル
  5. 内定するにはビジネスマインドも大切
  6. 営業事務の志望動機
  7. 営業事務は営業のサポートがメインの仕事

営業事務とは

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「営業事務の仕事って他の事務職と何が違うの?」

事務職を検討したことのある人であれば、一度はそんな疑問を持つでしょう。営業事務とは事務職の一種で、企業の営業部門に属しながら書類作成・管理業務・クライアント対応・電話/メール対応など、様々な面で営業担当者をサポートする職種です。

この記事では、営業事務の仕事を希望している学生に向けて、営業事務の仕事内容や活躍するために必要なスキルを解説していきます。

一般事務との違い

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港くん

営業事務と一般事務って何が違うんだろう?

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キャリアアドバイザー

営業事務を志望する上で、一般事務との仕事の違いを理解しておくことは大切です。違いをみていきましょう。

一般事務と営業事務にはどのような違いがあるのでしょうか? 部門を限定せず幅広く事務作業をおこなう一般事務に対して、営業事務は営業担当者のサポートが中心になります。

一般事務は社内の庶務業務や資料作成、経理業務などの幅広い事務作業を担当します。営業事務では営業担当者がスムーズに営業活動をおこなうために、書類作成や管理業務だけでなく、クライアントと直接やり取りすることもしばしばです。

営業事務の仕事内容

営業事務の仕事内容

営業事務は、営業担当者がクライアントとの交渉に注力できるようにサポートすることが仕事です。主な仕事内容は「書類作成」「管理業務」「クライアント対応」「電話・メール対応」の4つに分類されます。

書類作成

書類作成の業務では、クライアントとの取り引きに必要な書類を正確に作成することが求められます。例えば、営業担当者がクライアントに自社の商品を新たに提案する際、商品の特徴や取り引きのメリットをまとめた提案書が必要です。クライアントが興味を示せば、見積りを提示して契約書を交わす必要があります。この見積書や契約書の作成も営業事務の仕事です。

他にも、商品代金を請求する際の請求書や、商品を納品する際に同封する納品書の作成も必要になってきます。このように、一連の営業活動に必要な書類のほとんどを営業事務が作成するケースが多いです。営業事務がいなければ仕事が円滑に進まないといっても過言ではなく、営業活動において非常に重要な役割を担っているといえます。

管理業務

管理業務では、営業部門が円滑に業務を進められるように様々な項目を管理する必要があります。例えば、営業担当者がクライアントと商談をして受注した商品が発注された際に、受注処理を実行する受発注業務も管理業務のひとつです。

さらに、売上の進捗状況を管理する売上管理や、クライアントから代金が支払われたかを確認する入金管理、そしてクライアントの元へ商品が正しく届いたかを確認する納品管理と様々な管理業務があります。営業事務はこれらの管理業務を正確におこなっていく必要があります。

クライアント対応

営業担当者がクライアントの元へ出向いている間、オフィスに来客があることも。不在の営業担当者に代わって、営業事務がクライアントの対応をすることもあります。事務にはコツコツとひたすらデスクワークをするイメージがありますが、営業事務はお客様と直接関わる仕事が多いのが特徴といえるでしょう

電話・メール対応

営業事務は、クライアントとの電話・メール対応も仕事のひとつです。クライアントからの問い合わせやクレーム対応、商品の在庫有無の確認などがあります。お客様が相手なのでビジネスマナーが求められるだけでなく、問い合わせのあったお客様の契約情報や納品状況を正しく把握しておくことが求められます。

さらに、営業担当者の代わりにクレーム対応をする場合、営業担当者とクライアントとの間で発生したやり取りも理解しておく必要があります

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活躍するために必要なスキル

活躍するために必要なスキル

営業事務として活躍するためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。事務処理能力はもちろん、営業事務の仕事内容に応じたスキルを身につけることで活躍することが可能です。

営業事務の特徴としてお客様との関りが多いことが挙げられるので「スケジュール管理能力」「コミュニケーション力」「PCスキル」の3つが活躍するために必要なスキルといえます。それぞれを具体的にみていきましょう。

スケジュール管理能力

営業事務で活躍するためには、スケジュール管理能力を高める必要があります。営業事務に必要なスケジュール管理能力とは、クライアントや営業担当者などの関係者のスケジュールを把握した上で、仕事のスケジューリングをおこなうスキルです

例えば、クライアントと新規取引をする場合、事前に見積書の提示や契約書の締結など様々な事務手続きが必要となります。様々な事務手続きが発生することをあらかじめ見込んだ上で、納期に間に合うように資料作成の時間を確保しなければなりません。

また、仕事の納期から逆算したスケジューリングが必要になるため、時には営業担当者に対して「いつまでに何をしなければならないか」などの注意喚起も必要です。

コミュニケーション力

コミュニケーション力は、営業事務で活躍するために必須のスキルといっても過言ではありません。営業部門はクライアントを始め、社内外の多くの人たちとやり取りすることが多いです。そのため、ビジネスマナーはもちろん、相手の特徴を踏まえた適切な対応が必要になります

さらに、外出が多い営業担当者から電話で指示を受けることも多く、指示の意図を正確に汲み取って事務作業に繋げていくことも大切になってきます。コミュニケーション力というと「上手く話すスキル」と捉えられがちですが、相手側の意図を汲み取るスキルも求められます。

PCスキル

営業事務は、他の事務職と同様にPCスキルを求められます。見積書や契約書を作成するために、ExcelやWordの基本的スキルは持っておいた方がいいです。さらに、クライアントへの提案資料を作成する場合は、PowerPointを駆使してプレゼン資料を作る可能性もあります。

また、管理業務で売上や利益をわかりやすくまとめるために、関数などの知識も必要となってくるでしょう。このように、営業事務には他の事務職と違って、対外的な資料作成スキルや管理業務を効率的におこなうための細かなスキルが必要とされます

キャリアアドバイザーコメント

五反田 誉司

正確性や効率性のスキルが高い学生が求められる

事務職のお仕事は、内容によっては社内業務全般に渡ることが多いです。そのため、部署を超えて様々な方とコミュニケーションを取る力も求められることがあります。事務職では「正確性」や「効率性」といったスキルが高い学生が求められます。

与えられた仕事に対してどれだけ正確に仕事を進めることができるか、効率よく処理することができるか。このような点をアピールできるといいと思います。自分がどんな部分に長けているのか? という点をしっかりと整理しておいてください。そして、その企業の事務職でどんなことが求められているのか? を調べて自分の長所と重ねてお話しできるようにしましょう!

内定するにはビジネスマインドも大切

営業事務に内定するためには、ビジネスマインドも含めてアピールしましょう。ビジネスマインドとは、仕事に対する姿勢や考え方のことです。「営業と一緒に予算を達成させよう!」というビジネスマインドがあれば内定に近づきます

さらに、リクエスト能力もあると営業要素を評価されます。例えば「予算を達成するために〇〇をやりましょう!」のように、目標達成に向けたリクエストができれば、売り上げに貢献できる人物として高評価を得られるでしょう。

営業事務の志望動機

営業事務を志望する場合、どのような点に気をつけて志望動機を作成しなければならないのでしょうか。営業事務の志望動機で大切なのは、営業事務の特徴と仕事内容、そして必要なスキルを理解した上で、企業に貢献できるような過去の経験を伝えることです。その上で、その企業に応募する理由(目的)を明確にする必要があります。

例文①サポート力がある

例文

私は人をサポートすることにやりがいを感じるため、営業事務として営業の方をサポートすることで貴社の発展に貢献したいと考えています。私は大学時代、ラグビー部のマネージャーとして選手が快適に練習に励める環境作りでチームをサポートしていました。

チームが強くなるためにマネージャーとして出来ることを考えた結果、練習や試合中の選手一人ひとりの特徴をノートにまとめることで、選手の強みと弱みを可視化することができ、選手の自主練のメニューに活かすことができました。

この経験から、自分がサポートすることで選手の成長の一助となることにやりがいを感じました。貴社に入社できましたら、営業事務として営業の方の働きやすい環境づくりを通して貢献したいと考えています。

キャリアアドバイザーコメント

吉田 実遊

入社後の再現性について盛り込もう

エピソード選出が非常にいいですね。マネージャーという裏方ながら、フロントにいるメンバーの成果をアシストした経験は、まさに営業事務向きなエピソードと言えます。

一方で、社会人になってからも同じような活躍ができるのか? が不透明です。経験の中で自分のどんな強みを活かしたのか、また、その強みはどういったシチュエーションで今後活かしていけるのかが想起できるような内容を記載できると尚いいかと思います。

例文②スキルをアピール

例文

私は、大学時代に所属した団体の会計担当として得たスキルを活かして貴社に貢献したいと考えています。

私は、大学時代に所属した団体の会計担当として、年間500万円の予算管理を任されていました。実績をExcelで表にまとめてメンバーへ状況を共有することで、次月以降のアクションプランに反映させていました。

このように、数字を正しく管理するだけでなく、分析結果をわかりやすく示すことで、次のアクションを促すことを経験してきました。貴社に入社できましたら営業の方が次のアクションを取りやすいようにサポートし、貴社の収益向上に貢献したいと考えています。

キャリアアドバイザーコメント

遠藤 美桜

スキルそのものよりも取り組んだ姿勢をアピールしよう

「営業の人が次のアクションを取りやすいようにサポートする」という具体的な意気込みが入っている点がとてもいいと思います! 働くイメージを採用担当者に抱いてもらえるでしょう。改善するとよくなる点については、最初の結論の一文をもっと具体的にした方がいいと思います。

「会計で得たスキル」よりも「相手に対して細かい情報共有を行う」といった取り組み方を伝えた方が、より相手を惹きつけられると思います。

「会計スキルが身についた」と企業の求めている仕事の内容をスキルとしてお話しする学生さんがいらっしゃいます。しかし、企業の仕事はさらに専門性が高いので、学生時代にやったことを言われてもあまりピンときません。

「どのように物事に取り組んだのか」を中心にアピールしたほうが人事も納得するので、ぜひチャレンジしてみてください。

営業事務は営業のサポートがメインの仕事

営業事務は、営業のサポートをすることがメインの仕事になります。そのため、社外者・営業担当者と多くの関係者と円滑に仕事を進めるためのスキルが求められます。営業事務を志望する学生は、この記事で紹介した仕事内容や必要なスキルを正しく理解しましょう。

記事の監修責任者

北原 瑞起 (きたはら みずき)

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。詳細

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