営業事務とは？仕事内容や活躍するために必要なスキルを解説

営業事務とは

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「営業事務の仕事って他の事務職と何が違うの？」

事務職を検討したことのある人であれば、一度はそんな疑問を持つでしょう。営業事務とは事務職の一種で、企業の営業部門に属しながら書類作成・管理業務・クライアント対応・電話／メール対応など、様々な面で営業担当者をサポートする職種です。

この記事では、営業事務の仕事を希望している学生に向けて、営業事務の仕事内容や活躍するために必要なスキルを解説していきます。

一般事務との違い

一般事務と営業事務にはどのような違いがあるのでしょうか？ 部門を限定せず幅広く事務作業をおこなう一般事務に対して、営業事務は営業担当者のサポートが中心になります。

一般事務は社内の庶務業務や資料作成、経理業務などの幅広い事務作業を担当します。書類作成や管理業務だけでなく、クライアントと直接やり取りすることもしばしばです。「営業担当者がスムーズに仕事をするためのサポート業務をおこなうのが営業事務」だと覚えておきましょう。

取得スキル

営業事務のような一つのジャンルに特化した事務職を専門事務と呼びます。企業や業界にもよりますが、専門事務では特定の資格の取得が必要になったり、一般事務よりも専門性の高い特定のスキルを求められることがあります。

営業事務の場合は特に自社の商品やサービスの知識や、サポートをする営業部署の一日の流れの把握、業務内容によっては特定の資格が必要になるので一般事務よりも業務において多くのスキルの取得が必要になる可能性があります。

業務内容

一般事務は社内の庶務業務や資料作成、経理業務などの幅広い事務作業を担当します。しかし、営業事務の場合は書類作成や管理業務だけでなく、クライアントと直接やり取りすることもしばしばです。

一般的なデスクワークのみにとらわれず「営業担当者がスムーズに仕事をするためのサポート業務をおこなうのが営業事務」だと覚えておきましょう。

営業事務の仕事内容

営業事務は、営業担当者がクライアントとの交渉に注力できるようにサポートすることが仕事です。主な仕事内容は「書類作成」「管理業務」「クライアント対応」「電話・メール対応」の4つに分類されます。

書類作成

書類作成の業務では、クライアントとの取り引きに必要な書類を正確に作成することが求められます。例えば、営業担当者がクライアントに自社の商品を新たに提案する際、商品の特徴や取り引きのメリットをまとめた提案書が必要です。クライアントが興味を示せば、見積りを提示して契約書を交わす必要があります。この見積書や契約書の作成も営業事務の仕事です。

他にも、商品代金を請求する際の請求書や、商品を納品する際に同封する納品書の作成も必要になってきます。このように、一連の営業活動に必要な書類のほとんどを営業事務が作成するケースが多いです。営業事務がいなければ仕事が円滑に進まないといっても過言ではなく、営業活動において非常に重要な役割を担っているといえます。

管理業務

管理業務では、営業部門が円滑に業務を進められるように様々な項目を管理する必要があります。例えば、営業担当者がクライアントと商談をして受注した商品が発注された際に、受注処理を実行する受発注業務も管理業務のひとつです。

さらに、売上の進捗状況を管理する売上管理や、クライアントから代金が支払われたかを確認する入金管理、そしてクライアントの元へ商品が正しく届いたかを確認する納品管理と様々な管理業務があります。営業事務はこれらの管理業務を正確におこなっていく必要があります。

クライアント対応

営業担当者がクライアントの元へ出向いている間、オフィスに来客があることも。不在の営業担当者に代わって、営業事務がクライアントの対応をすることもあります。事務にはコツコツとひたすらデスクワークをするイメージがありますが、営業事務はお客様と直接関わる仕事が多いのが特徴といえるでしょう。

電話・メール対応

営業事務は、クライアントとの電話・メール対応も仕事のひとつです。クライアントからの問い合わせやクレーム対応、商品の在庫有無の確認などがあります。お客様が相手なのでビジネスマナーが求められるだけでなく、問い合わせのあったお客様の契約情報や納品状況を正しく把握しておくことが求められます。

さらに、営業担当者の代わりにクレーム対応をする場合、営業担当者とクライアントとの間で発生したやり取りも理解しておく必要があります。

活躍するために必要なスキル

営業事務として活躍するためには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。事務処理能力はもちろん、営業事務の仕事内容に応じたスキルを身につけることで活躍することが可能です。

営業事務の特徴としてお客様との関りが多いことが挙げられるので「スケジュール管理能力」「コミュニケーション力」「PCスキル」の3つが活躍するために必要なスキルといえます。それぞれを具体的にみていきましょう。

スケジュール管理能力

営業事務で活躍するためには、スケジュール管理能力を高める必要があります。営業事務に必要なスケジュール管理能力とは、クライアントや営業担当者などの関係者のスケジュールを把握した上で、仕事のスケジューリングをおこなうスキルです。

例えば、クライアントと新規取引をする場合、事前に見積書の提示や契約書の締結など様々な事務手続きが必要となります。様々な事務手続きが発生することをあらかじめ見込んだ上で、納期に間に合うように資料作成の時間を確保しなければなりません。

また、仕事の納期から逆算したスケジューリングが必要になるため、時には営業担当者に対して「いつまでに何をしなければならないか」などの注意喚起も必要です。

コミュニケーション力

コミュニケーション力は、営業事務で活躍するために必須のスキルといっても過言ではありません。営業部門はクライアントを始め、社内外の多くの人たちとやり取りすることが多いです。そのため、ビジネスマナーはもちろん、相手の特徴を踏まえた適切な対応が必要になります。

さらに、外出が多い営業担当者から電話で指示を受けることも多く、指示の意図を正確に汲み取って事務作業に繋げていくことも大切になってきます。コミュニケーション力というと「上手く話すスキル」と捉えられがちですが、相手側の意図を汲み取るスキルも求められます。

PCスキル

営業事務は、他の事務職と同様にPCスキルを求められます。見積書や契約書を作成するために、ExcelやWordの基本的スキルは持っておいた方がいいです。さらに、クライアントへの提案資料を作成する場合は、PowerPointを駆使してプレゼン資料を作る可能性もあります。

また、管理業務で売上や利益をわかりやすくまとめるために、関数などの知識も必要となってくるでしょう。このように、営業事務には他の事務職と違って、対外的な資料作成スキルや管理業務を効率的におこなうための細かなスキルが必要とされます。

営業事務では、他社の担当者とも連携を取ることもあるため、ビジネスマナーも重要になります。ビジネスマナーをアピールするためには、まずは就活で必要なマナーを守ることが必要不可欠です。ぜひこの記事を確認してみましょう

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営業事務の自己PR

営業事務を志望する場合、どのような点に気をつけて自己PRを作成しなければならないのでしょうか。営業事務の自己PRで大切なのは、営業事務の特徴と仕事内容、そして必要なスキルを理解した上で、企業に貢献できるような過去の経験を伝えることです。その上で、その企業に応募する理由（目的）を明確にする必要があります。

例文①サポート力がある

営業事務の仕事では、担当者がスムーズに営業を行えるような柔軟なサポート力が求められます。学生時代にチームの中でサポート役を務めた経験や裏方業務から得た学びがあれば積極的にアピールをしましょう。

例文②営業事務に適したスキルを持っている

数値管理や専門ソフトを使った書類の作成が業務に含まれる営業事務ではすでに自分が身に付けているスキルをアピールするのも有効ですよ。資格を持っている方は、資格を取得するまでの苦労や努力も盛り込むと高評価につながりますよ。

例文③目標達成への高い向上心を持っている

目標達成に向けての高い向上心は、営業をサポートする営業事務の仕事にも重要なマインドです。具体的な数字が話に説得力を持たせていますね。目標を達成するために、自分の現在地から何をするべきか逆算できる力と高い向上心は、営業事務の自己PRでもアピールしたい能力です。

自己PRの書き方をはじめからおさらいしたい学生はこちらも参考にしてくださいね。

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内定するにはビジネスマインドも大切

営業事務に内定するためには、ビジネスマインドも含めてアピールしましょう。ビジネスマインドとは、仕事に対する姿勢や考え方のことです。「営業と一緒に予算を達成させよう！」というビジネスマインドがあれば内定に近づきます。

さらに、リクエスト能力もあると営業要素を評価されます。たとえば「予算を達成するために〇〇をやりましょう！ 」のように、目標達成に向けたリクエストができれば、売り上げに貢献できる人物として高評価を得られるでしょう。

営業事務は営業のサポートがメインの仕事

営業事務は、営業のサポートをすることがメインの仕事になります。そのため、社外者・営業担当者と多くの関係者と円滑に仕事を進めるためのスキルが求められます。営業事務を志望する学生は、この記事で紹介した仕事内容や必要なスキルを正しく理解しましょう。