例文17選！ 日程調整メールで好印象を残す8つのコツも大公開

人柄が見られている！ 日程調整メールはマナーを守って慎重に送ろう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生から

「日程調整メールってどうやって送ればいいですか？ 」
「日程調整メールの返信の仕方がわかりません……。」

といった質問をよく受けます。日程調整メールを送りたいけれど、正しい方法がわからない学生もいるのではないでしょうか。日程調整メールの返信の仕方に不安がある学生もいるかもしれません。

就活では日程調整をする場面も多いため、正しいメールの送り方を覚えることが重要です。またメールでは人柄も見られているので、マナーを守って慎重に送るようにしましょう。

社会人の基本！ 日程調整メールを正しく送る重要性を理解しよう

日程調整メールを送る前に、まずは正しくメールを送ることの重要性を知っておきましょう。正しく送ることの重要性を知るとメールで注意すべきポイントも見えてくるので、まずはその重要性を解説します。

企業の手間を増やしてしまう可能性がある

日程調整メールを正しく送る重要性としてまずあげられるのが、正しく送らないと企業の手間を増やしてしまう可能性があるからです。日程が間違っていたり、わかりづらい文章だと、企業は学生に確認の連絡をしなければなりません。

企業は選考を通じて多くの学生とやり取りをしているので、そういった学生に対して「相手の立場に立って考えられない学生なのかな」といったマイナスイメージをもってしまう可能性があります。

企業の手間を増やさないためにも、日程調整メールは正しく送ることが重要なのです。

選考に影響する可能性がある

日程調整メールを正しく送らないと選考に影響する可能性があることも知っておきましょう。

社会人になると日程調整メールを送る機会が多くあります。そのためメールを正しく送ることは社会人としての基本であり、学生のうちからその準備ができているのかを企業は見極めているのです。

日程調整メールを正しく送れないと、企業は「社会人に必要なマナーが備わっていないのか」と不安を感じ、採用をためらってしまう可能性もあります。選考に悪い影響を与えないためにも日程調整メールは正しく送ることが重要ですよ。

基本を押さえよう！ 日程調整メールを構成する7つの要素

日程調整メールに何を入れたらいいかわからない学生もいるのではないでしょうか。日程調整メールを構成する7つの要素と、それぞれの書き方について紹介します。

①件名：要件、大学名、氏名を入れよう

日程調整の件名には要件、大学名、氏名を入れて記載しましょう。企業は採用活動を通じて多くの学生とやり取りをしているため、できるだけ効率的にメールの返信をしたいと考えています。

そのためメールの件名だけでどこの、誰が、何の要件で連絡をしているのかが一目でわかるようにすると、「相手に配慮ができる学生だな」と好印象を得られますよ。

就活メールの件名について詳しく知りたい人はこちらも読んでおきましょう。

関連記事

就活メールの件名はコツを掴めば実は簡単！ 具体例を交えて徹底解説

就活メールの件名には、メールの内容を要約して書くようにしましょう！ 今回は就活メールの件名で気をつけたい5つの注意点や、件名をつける際の4つのルールを紹介していきます。キャリアアドバイザー監修のもと、シチュエーション別で具体例も紹介するので、就活メールを作成する際の参考にしてみてくださいね。

記事を読む

②宛名：企業名は正式名称で書こう

日程調整メールを送る際、企業名は正式名称で書くことも重要です。ビジネスの場では企業名は正式名称で記載するのがマナーなので、株式会社を意味する「（株）」といった表記は避けるようにしましょう。

また企業名には前に株式会社をつける「前株」と後ろにつける「後株」があります。企業ごとにどちらを採用しているかは異なるので、メールを送る前にインターネットで正式名称を検索することで誤った表記を防ぐことができますよ。

③名乗り：学部学科も記載しよう

日程調整メールの名乗りでは氏名、大学名だけでなく、学部学科まで記載するのがポイントです。多くの学生がエントリーしている企業だと、自分と同じ氏名、大学名の学生がいる可能性もあります。

同じ大学、同じ名前の学生がいた場合、企業は確認をするために連絡をしなければなりません。企業の手間を増やさないためにも名乗る際は学部学科まで記載するようにしましょう。

④要件：一言で要件を伝えよう

日程調整メールでは一言で要件を伝えることも重要です。企業は限られた時間の中で多くのメールを確認する必要があるため、簡潔に記載されていると短時間で要件をつかむことができます。

また、要件を具体的に書くことも大切です。たとえば面接には1次、2次、最終など複数の種類がありますよね。そのため「面接」ではなく「1次面接」というように具体的に書かれていると、企業は検索する手間を省くことができます。

このように一言で何を指しているのかがわかるように、要件は簡潔に、具体的に書くことを心掛けましょう。

⑤日程の提示：日程をわかりやすく書こう

日程を提示する際は、わかりやすく記載することも大切です。日程調整メールでは、提示した日程をもとに予定を合わせていくので、正しい日程を記載することがもっとも重要といっても過言ではありません。

日付だけでなく曜日を記載することで、日程の間違いに気が付きやすくなります。また午前・午後を明示したり、終わりまで時間を記載することで、双方の食い違いを防ぐことができますよ。

⑥結び：クッション言葉を使おう

日程調整メールの結びではクッション言葉を使いましょう。クッション言葉とは物事を伝える際に前置きを置くことで、相手への配慮を表すことができるものです。

同じ依頼だったとしても、クッション言葉を使うことで丁寧な印象を持たせることができます。また「相手に配慮ができる学生だな」と採用担当者から好印象を得ることにもつながりますよ。

⑦署名：デフォルトで登録しておこう

日程調整メールを送る際は署名も忘れないようにしてくださいね。署名は名刺代わりになるだけでなく、企業がメール以外の手段で連絡したいときにも役立ちます。

たとえば直近の日程の場合、メールではなく電話で連絡を取った方が早く調整できる可能性もあるでしょう。臨機応変に日程調整を進めるうえでも署名は効果的ですよ。

メールの署名の作り方は、この記事で詳しく解説しています。

関連記事

【テンプレ付き】学生のメールの署名は簡潔さとシンプルさが重要！

就活では、学生でもメールの署名を記入しましょう。署名は名刺のような役割があるので、企業側へ自分の情報を提示する意味でも、署名を忘れないでください。この記事では、キャリアアドバイザーが署名に入れるべき情報や作成のポイント、テンプレを紹介しています。

記事を読む

日程調整メールを送るときのマナーもチェックしよう！

日程調整メールは選考に影響する可能性もあるからこそ、どんなことに気をつければいいか不安を感じる学生もいるのではないでしょうか。メールを送る際のマナーを紹介するので、これから日程調整をする学生は参考にしてくださいね。

なるべく早く返信する

日程調整メールを送るときは、なるべく早く返信するようにしましょう。ビジネスの場では1営業日以内に送るのが基本なので、できるだけ翌日までには返信するのがマナーです。

もし仮に翌日に返信ができなかった場合は、「返信が遅くなってしまい申し訳ございません」というように、お詫びの言葉もあわせて伝えるようにしてくださいね。

できるだけ営業時間内にメールを送る

できるだけ営業時間内にメールを送ることも日程調整するうえでは重要です。必ず営業時間中に送らないといけないわけではありませんが、あまり遅い時間だと非常識と思われてしまう可能性があります。

そのため22時以降にメールを送りたい場合は、翌日の朝7時以降に送るようにしましょう。またアルバイトなどで企業の営業時間中にメールを送れない場合は、送信日時を予約しておくのもおすすめです。

企業にメールを送る時間の正解についてはこちらを読んでおきましょう。

関連記事

例文17選！ 日程調整メールで好印象を残す8つのコツも大公開

就活で日程調整のメールを送る際には、守るべきマナーや意識したいポイントがあります。メールを通じて企業から好印象を得るためには、送信時間や端的な内容を意識しましょう。この記事では例文付きで詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてみてください。

記事を読む

全員返信にする

日程調整メールを送る際は全員返信にすることも忘れないようにしましょう。面接などの日程調整をおこなう場合、企業側は複数の担当者の予定を調整して、はじめて日程が確定します。

そのため、担当者全員で日程を確認できるように、メールのCCにはその他の担当者などが含まれていることが多いです。そのような場合には、必ず「全員に返信」にて送信をするようにしましょう。

件名は変えない

メールを返信する際は件名を変えずに返信することも重要です。企業は件名でやり取りを把握しているので、件名が変わるとどのような内容だったかわからなくなってしまいます。

またメールの件名で「Re：」というのを見たことがある学生もいるのではないでしょうか。「Re：」は返信を意味しており、同じやり取りをしている間はは消さないのがマナーなので、その点も注意してくださいね。

誤字脱字がないか確認する

誤字脱字がないかの確認も日程調整メールには欠かせません。誤字脱字があると「注意力が足りない」「細かいことに気を遣えない」というふうにとらえられてしまう可能性があります。

少しのミスでマイナスな印象を持たれてしまうのはもったいないので、誤字脱字がないかには細心の注意を払うようにしてくださいね。

好印象を狙う！ 日程調整メールを送るときの3つのコツ

日程調整メールを送る際はちょっとしたコツで好印象を得ることができます。これから紹介する3つのポイントを押さえて、相手への配慮を示しましょう。

①要件を端的に伝えて相手の負担を減らす

日程調整メールを送る際は要件を端的に伝えて相手の負担を減らすことが重要です。採用担当者は日々多くの学生とやり取りをしているため、なるべく短時間でメールの返信をしたいと考えています。

そのためわかりにくい文面や、あまりにも長くやりとりが続く場合は「相手に配慮ができないのかな」と感じてしまうかもしれません。

そう思われないためにも、メールの内容がすぐわかるように端的に伝えたり、やり取りの回数を減らすために一度のメールで要件をすべて伝えるなど、企業側の負担を減らす工夫をしましょう。

②希望日は3候補以上提示する

日程を提示する際は、3候補以上提示することも忘れないでくださいね。採用担当者は説明会や面接などに加えて、通常業務も同時におこなったりと予定が詰まっていることも多いです。

1つの日程だけだと予定が合わない可能性があるので、最低3日程は提示するようにしましょう。また、3時間以上確保して日程を提示すると調整がしやすいですよ。

③丁寧な言い回しを心掛ける

日程調整メールを送る際は丁寧な言い回しをすることも心掛けましょう。企業は忙しいなか時間を割いて日程を調整しているので、「お忙しいところ恐れ入りますが」といった配慮の言葉を合わせて伝えることで好印象を得られますよ。

また「お忙しいところ」は「ご多忙のところ」に言い換えることができます。語彙が豊富であればほかの学生とも差別化することができるので、積極的にいろいろな言い回しを使ってみてくださいね。

例文17選！ 日程調整メールをシーン別に紹介

就活ではさまざまなシーンで日程調整メールを送ることがあります。それぞれの場合ですぐに使える例文を17つ紹介するので、状況に合わせて使い分けてくださいね。

学生から日程調整を依頼する場合

学生から日程調整を依頼したい場合の3つの例文を紹介します。企業への返信ではなく、自分からメールを送りたい学生はこちらを参考にしてくださいね。

①企業が設けている参加枠に申し込みたい場合

②企業に日程調整を提案したい場合

③日程確定後に感謝のメールを送る場合

④提示された日程に承諾する場合

⑤提示された日程が合わず別日を提示したい場合

⑥提示された実施方法を変更したい場合

Web面接にしてほしいときのメールの送り方を詳しく知りたい人はこちらを読んでおきましょう。

関連記事

Web面接にしてほしい時のメールはどう送る？ 書き方や例文を解説

Web面接にしてほしい場合はマナーを守ってメールを送ることが大切 こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。本選考の面接が本格的に始まる時期になると、 「対面面接ではなくWeb面接が良いのですが、相談しても良いのでしょ […]

記事を読む

企業から日程を提示してほしいと言われた場合

企業から日程を提示してほしいといわれた場合の例文を紹介します。複数日程を提示する場合といつでも対応できる場合の2つのケースを紹介しますよ。

⑦複数日程を提示する場合

⑧いつでも対応可能な場合

日程の変更をしたい場合

日程の変更をしたい場合の例文を紹介します。日程が確定する前と後それぞれの場合や、日程変更を承諾してもらえた場合など、5つのケース別に解説していきますよ。

⑨日程が確定する前に変更したい場合

⑩日程が確定したあとに変更したい場合

⑪日程が確定したあとにキャンセルしたい場合

⑫日程が確定している面接を辞退したい場合

⑬日程の変更を承諾してもらえた場合

日程調整後に実施方法を変更したい場合

日程調整後に実施方法を変更したいときもありますよね。対面からオンライン、オンラインから対面に変更したい際の例文をそれぞれ紹介します。

⑭対面からWebに変更したい場合

⑮Webから対面に変更したい場合

日程調整でトラブルが起きた場合

日程調整をする際はトラブルが起きる可能性もあります。トラブルが起きたときの例文も紹介するので、焦らずに対応してくださいね。

⑯送ったメールに日程の誤りがあった場合

⑰日程を提示したあと連絡がこない場合

最終確認！ 日程調整メールを送る前のチェックリスト

メールは正しく送らないと企業からマイナスの印象をもたれてしまう可能性があります。そうならないためにもメールを送る前に再度確認することが重要です。

送る前のチェックリストを見ながら、細心の注意を払ってメールを送りましょう。

宛先は間違ってないか

メールを送る前にまず確認してほしいのが宛先が間違っていないかです。誤った宛先に送ってしまうとメールが企業に届かず、「報連相ができない学生なのかな」と思われてしまう可能性があります。

さらに、宛先が間違っているとほかの人にメールが届いてしまうかもしれません。第三者に個人情報が流出するのを防ぐためにも、宛先があっているか今一度確認してくださいね。

宛名はあっているか

宛名があっているかもメールを送る前に確認しましょう。ビジネスの場において企業名や担当者名が間違っているのはご法度です。

宛名を間違わないためには、メールを送る前に企業のホームページや相手から届いた署名を確認すると安心ですね。特に担当者名は、漢字が間違っていないかまで念入りにチェックするようにしましょう。

日程に誤りはないか

メールを送る前に日程に誤りがないかも再度確認してくださいね。日程が間違っていたら予定の調整をすることができないため、正しい日程を提示することは非常に重要です。

日程を送るときは提示する日程とカレンダーを並べて、日時、曜日が間違っていないかを1つずつ確認するとミスに気づけますよ。また日程調整には時間がかかるので、希望日程は3営業日以降のものを提示するようにしてくださいね。

署名はあるか

メールを送る前には署名があるかの確認も忘れずにおこないましょう。署名があると本文を見終わったあとに、どこの誰が連絡してきたかを確認することができます。

そのため署名には「氏名」「所属」「連絡先」を記載しましょう。また署名はパッとみてわかることも重要なので、改行をして見やすく書くようにしてくださいね。

誤字脱字はないか

誤字脱字がないかのチェックもメールを送る前には欠かせません。誤字脱字があると「注意力が足りないのかな」と企業は感じてしまいます。

メールを書いてから少し時間を空けて確認すると誤字脱字を見つけることができますよ。また第三者に確認してもらったり、無料の誤字脱字ツールを使うのもおすすめです。

オンラインか対面を確認する

メールを送る前にオンラインか対面の確認も忘れずにおこないましょう。オンラインなら参加できるけれど、対面だと参加できないという場合もありますよね。

メールを送る前に再度確認すると、直前になって「オンラインだと思っていたら対面だった……」となるのを防ぐことができますよ。

またオンラインの場合は問題なく参加できるか、リンクの確認も事前にしておくと安心です。

送る時間は営業時間中か

メールを送る際はできるだけ営業時間中に送るようにしましょう。プライベートな時間にメールが届くのをあまりよく思わない担当者もいるからです。

なかには「メールが来たその日中に返信しないといけない」と感じている学生もいるかもしれません。もちろんなるべく早く返信することは重要ですが、深夜にメールが届くのをよく思わない担当者も多いでしょう。

また営業時間を過ぎてから送っても、企業がメールを確認できるのは翌営業日です。そのため22時を過ぎてしまったら、翌営業日に送るのがおすすめですよ。

日程調整のメールで学生からよくある質問に回答！

日程調整メールは一歩間違えるとマイナス印象を持たれてしまうからこそ、これでいいのかと心配になることもありますよね。キャリアアドバイザーが日程調整メールに関する質問に回答するので、参考にしてくださいね。

メールの返信をどこまで返したらいいか詳しく知りたい人はこちらを読んでおきましょう。

関連記事

就活メールの返信はどこまで続く？ 返信必須メールを例文付きで解説

就活メールの返信をどこまで続けるかも大切なマナーの1つ こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。 「就活メールをやり取りしているけど、いつ終わればいいのかわかりません」「返信した方がいいメールと、返信不要のメールの違 […]

記事を読む

日程調整メールのコツをマスターして自信をもって就活を進めよう！

就活では日程調整メールを送る機会が多くあります。メールの文面や送り方で人柄も伝わってしまうので、送るときには細心の注意が必要ですよ。

メール1つで印象が変わってしまうからこそ、送るときのコツをマスターすることで、相手に好印象をもたらすこともできます。正しい日程調整メールのやり方を覚えて、自信をもって就活を進めましょう。