メールでOK？ インターンのキャンセルを伝える際の7つのポイント

インターンのキャンセルは一歩間違うと悪影響が出る可能性も

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく

「インターンのキャンセルってできるんですか？ 」
「インターンのキャンセルってどうやってやればいいですか？ 」

といった質問を受けます。インターンに申し込みはしたけど、キャンセルできるのか不安な学生もいるのではないでしょうか。また、企業に対してどうやって連絡をとればいいのかわからない学生もいるかもしれません。

インターンのキャンセルは担当者と直接やり取りをするからこそ、一歩間違うと担当者から悪い印象を持たれてしまう可能性があります。心証を損なわないためにも、正しいキャンセル方法を知って慎重に対応しましょう。

そもそもインターンのキャンセルってできるの？

インターンのキャンセル自体は可能です。しかし、 インターンを開催するうえで企業は色々と準備をしているため、キャンセル者がでると企業の負担が増えることになります。キャンセルする際は、企業に配慮した対応が必須となりまね。

インターンのキャンセルは本選考に影響する？

インターンのキャンセルをしたくても、「本選考に影響するのでは？ 」と不安になりキャンセルできずにいる人をよく見かけます。予約のキャンセルをすることは、インターンに限らずネガティブに映りやすいことなので、キャンセルする際は細心の注意が必要です。

キャンセル自体は本選考に影響しない

実際のところ、インターンをキャンセルすること自体がその後の選考に影響することはほとんどありません。インターンに参加せずともそのあとの本選考にエントリーすることは可能ですし、説明会などで情報収集することも可能です。

キャンセルの仕方次第では本選考に影響する可能性がある

キャンセル自体は影響しないものの、適切な手順を踏まずにキャンセルをしてしまうと、本選考に影響する可能性があるので注意が必要です。

マナーがなっていなかったり、キャンセルの方法を間違ってしまうと、企業から「社会人としてやっていけるのかな？ 」と懸念を持たれてしまうかもしれないので、キャンセルをする際は正しい方法でおこなう必要があります。

キャンセルは慎重に！ キャンセルのデメリットを確認しよう　

インターンをキャンセルをすることのデメリットも覚えておきましょう。企業によってはインターンに参加することで、そのあとの選考を有利に進められる場合もあります。それを加味したうえで、本当にキャンセルすべきなのかを慎重に判断してくださいね。

再エントリーはかなり難しい

一度キャンセルをしたインターンに再度参加するのはかなり難しいと覚えておきましょう。一度キャンセルした学生に対して企業は、「またキャンセルするんじゃないか」と不安視する可能性があるので、ほかの学生を優先的に参加させたいと思うかもしれません。インターン参加前に選考があったならなおさらです。

ただ企業によっては別日程で開催を予定しているところもあるので、予定が入ってしまいキャンセルをするといった理由なら、別日程であらためて調整できる可能性もありますよ。キャンセル連絡をする前に、ほかの日程があるのかを確認するといいでしょう。

インターン参加者限定の選考には進めない

企業によっては、インターン参加者だけが進むことができる選考ルートを用意している場合があります。インターンのキャンセルをすると、そういった選考にも参加ができなくなることを覚えておきましょう。

インターン参加者限定の選考は、選考回数が短かったり、リクルーターがついてくれたりと、企業も通常の選考よりも力を入れています。

そういった選考に参加できる学生の方が選考を有利に進めることができるでしょう。それを加味したうえで、キャンセルするかどうか慎重に決めるようにしてくださいね。

企業の情報が得られない

企業の情報を得られないこともインターンをキャンセルすることのデメリットと言えます。インターンに参加することの大きなメリットは、業界・企業について理解を深められることです。会社資料や説明会では得られない情報や、実際の社員の声は志望動機になりうるだけでなく、企業によっては選考のポイントについても公開している場合があります。

そういった情報をゲットしている学生の方が、本選考を有利に進められるかもしれません。インターンに参加しないと得られない情報があることも覚えておきましょう。

確認必須！ インターンをキャンセルするうえでの3つのマナー　

インターンのキャンセルをすると決めたら、守らなければならないことが3つあります。インターン開催にあたって企業も準備を進めているので、キャンセルをする際は最低限のマナーとしてこれからお伝えする3つのことを守るようにしてくださいね。

①無断でキャンセルしない

連絡なしにインターンをキャンセルするのは厳禁です。報連相ができない社会人はビジネスの場で信用されませんし、予定が変わったのであれば事前に連絡するのがマナーです。インターンもビジネスの場であることには変わりないので、何をするにしても報連相は徹底するのが基本となります。

たとえ志望度が低い企業であっても、無断キャンセルは企業だけでなくほかの学生にも迷惑がかかるので、キャンセルする場合は必ず連絡しましょう。

②なるべく早く連絡する

インターンのキャンセルをする場合は、キャンセルをすることが分かった時点ですぐに連絡をしましょう。

インターンを開催するにあたって、企業は資料を用意したりグループ分けをしたりと、人数に合わせて準備をしています。キャンセル者が出た場合にはその分調整も必要になるので、キャンセルをする際は先延ばしせず、すぐに連絡しましょう。

③キャンセル理由を必ず述べる

キャンセルする際は、キャンセル理由も合わせて伝えましょう。企業もインターンに向けて準備を進めているので、理由なく「キャンセルしたい」と言われたら印象が悪くなりますよね。

「参加したい気持ちはあるけど、やむなくキャンセル」というのが伝わるように、キャンセルの理由についてもしっかりと伝えるようにしましょう。

印象が悪くなる可能性あり！ 優先度が低く映る理由はNG

キャンセルをする際はきちんと理由を伝えることが大切ですが、志望度が低く見えるような理由については言及を避けるのが無難です。

たとえば「他社の選考があるから」や「サークル活動と被ったから」など、ほかの企業を優先することや調整が可能であるように感じてしまうものは避けましょう。

どうやって連絡したらいい？ インターンのキャンセル方法

インターンのキャンセルをする際に、メールか電話かどちらで連絡すべきか迷う人もいるのではないでしょうか。どちらで連絡したらいいかを知るだけでなく、「なぜその方法がいいのか」ということまできちんと理解できていると適切な対応を忘れずに済むので、解説していきますね。

基本はメールでOK

インターンのキャンセルをするときは、基本的にはメールでの連絡で問題ありません。担当者も日々の業務が忙しいので、手が空いているときに確認できるメールの方が好まれる傾向がありますよ。

当日・前日は必ず電話＋メールも送ろう

直前でキャンセルする場合は、必ず電話で連絡をしましょう。インターンの当日・前日は担当者もバタバタしている可能性が高いので、メールで連絡をしても気が付かない可能性があります。

自分ではキャンセルをしたつもりが、担当者にはキャンセルの意思が伝わっていなかったという事態になれば、企業に大きな迷惑をかけてしまうことになります。直前でキャンセルをするようなことがあれば、電話で直接キャンセルの旨を伝えましょう。

インターン先への電話の仕方についてはこちらを読んでおきましょう。

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インターンのキャンセルメールを送るときは、必ず記載すべき情報や、意識すべきマナーがいくつもあります。

もし伝えなければならないことが漏れていたら、企業は再度確認の連絡をしなければならず、余計手間が増えてしまいます。また、マナーが守られていなければ、「非常識な学生だな」と企業から思われてしまう可能性もあります。

企業からマイナスの印象を受けないためにも、これからお伝えする7つのポイントを守ってメールを送りましょう。

①件名を見ただけで概要がわかるようにしよう

担当者は忙しく、全文をしっかり確認する時間がない可能性もあるので、メールの件名を見ただけで要件がわかるようにしましょう。件名を書く際は下記の項目を入れると、一目で要件が伝わるようになりますよ。

②企業名は正式名で記載しよう

送信先の企業名は省略せずに正式名で書きましょう。ビジネスの場では、企業名は正式名で記載するのがマナーなので、「（株）」などと略さずに正式名で記載することを覚えておきましょう。

特に間違いやすい点としては、株式会社の位置です。企業名の前につく「前株」と後ろにつく「後株」があるので、事前に企業名をネットで検索してから記載すると安心ですよ。

③名前だけでなく学校名、学部名も合わせて伝えよう

メール上で名乗るときは名前だけでなく、学校名と学部名も忘れずに記載しましょう。多くの学生が参加するインターンでは同姓同名の人がいるかもしれません。もしかしたら学校名も同じという場合もありうるので、間違われないように学部名も記載するようにしてくださいね。

④本来のインターン参加予定日記載しよう

メール内には、参加を予定していたインターンの開催日時も記載しましょう。企業によっては複数回インターンを開催する場合もあるので、日時の記載がないと、どの日程の参加者かわかりません。

企業の手間を増やさないためにも、参加予定日時はしっかりと記載しておきましょう。

⑤キャンセルする意思を明確に伝えよう

インターンのキャンセルを伝えるメールであるからこそ、「キャンセルをしたい」という意思ははっきり伝えるようにしましょう。

キャンセルする意思が伝わりにくい内容では、企業もキャンセル処理していいのか迷ってしまいます。不明瞭な場合は企業から確認の連絡をする必要があるので、余計企業の手間を増やしてしまい、「コミュニケーションがとりづらい学生だな」と思われてしまうかもしれません。

一度でやり取りを終えられるように、キャンセルする旨ははっきり伝えましょう。

⑥キャンセル理由を述べよう

キャンセルする旨を伝えるだけではなく、キャンセルする理由もきちんと伝えましょう。その際には、内容を要約し端的に伝えることが重要です。

前置きを入れすぎると長文になり、「言い訳をしている」と捉えられてしまう可能性があります。「研究室の予定が入った」「部活動の大会と重なった」など、前置きはせず端的に伝えましょう。

⑦謝罪の言葉も忘れずに伝えよう

キャンセル連絡をするときは、謝罪の言葉も丁寧に伝えましょう。繰り返しになりますが、インターン開催にあたって企業はたくさん手間とコストをかけて準備をしているので、参加予定だった人が参加しなくなることは大きな痛手です。「身勝手なお願いで恐縮ですが」など、お詫びの気持ちを忘れず伝えましょう。

最終チェック！ メールを送る前のチェックリスト

メールは一度送ってしまったら取り消すことができません。送信してから誤りに気が付いても手遅れです。企業の心証を損なわないためにも、細心の注意を払って送るようにしましょう。

誤字脱字ないか

よくありがちなミスとして、誤字脱字が挙げられます。誤字や脱字があると、「せっかちな人なのかな」「細かいところに気を遣えない人なのかな」と企業から思われてしまう可能性があります。書いてすぐに送るのではなく、一度見直してみると誤字脱字に気が付くことができますよ。

宛先は間違ってないか

メールを送る前に宛先に誤りがないかの確認も忘れずにおこないましょう。宛先が間違っていると企業にキャンセルの旨が伝わらないだけでなく、違う人にメールが届いてしまう可能性もあります。第三者に自分の個人情報をさらすことになってしまうので、宛先のアドレスは拡張子も含めて入念にチェックしましょう。

企業名、担当者名は間違ってないか

企業名、担当者名に誤りがないかも必ずチェックしましょう。相手の名前を間違えてしまうと、「企業名を間違うなんて、志望度低いのかな」「注意力が足りない学生だな」と思われてしまうので、入念にチェックするようにしてくださいね。

署名はあるか

署名がない学生もよく見かけるので、こちらも忘れずに記載しましょう。署名は「私がこのメールを作成しました」というサインのようなもので、署名を入れることはメールを送る際のマナーです。

デフォルトで設定しておけば、毎回書かなくて済むので事前に設定しておくのがおすすめですよ。

署名を記載する際は、「氏名」「所属」「連絡先」の3つを入れましょう。署名を見ただけでどこの誰が送ってきたかが分かり、その後の連絡もスムーズにとれることが重要です。

送る時間は営業時間中か

メールを送るときは企業の営業時間中かどうかも重要です。就業時間以外にメールを送っても、確認できるのは次の営業日になります。営業時間外の場合は次の営業開始時間に送りましょう。

メールを送るべき時間帯についてはこちらを読んでおきましょう。

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研究室や授業など学業関係の場合

病気やけがの場合

他社選考やサークル活動と被ってしまった場合

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インターンのキャンセルメールを送っても返信が返ってこなかったりと、場合によってはイレギュラーなことが起きる可能性があります。焦ってその場しのぎの対応をしてしまうと、企業から悪い印象を持たれてしまう可能性もあるので注意が必要です。

キャンセルメールを送るうえで遭遇するかもしれないイレギュラーな事例と、それに対しての対処法を解説していくので、落ち着いて対応できるよう確認しておきましょう。

キャンセルのメールを送ったのに返信が来ない

インターンのキャンセルメールを送ったとしても、担当者が見ていなかったり、忘れられていたりと、何かしらの理由で返信が来ない場合もあります。

キャンセルメールを送って1営業日経過しても企業から返信が来ない場合は、下記の5つのステップを実施しましょう。

①送信できてるか確認する

まずはキャンセルメールがきちんと送信できているか確認しましょう。そもそもメールを送ることができていないなら、メールが企業に届くはずもありません。まずはきちんと送信ができているかどうかをチェックしてください。

もし送ることができていなかったなら、ネットワーク環境などを確認して再度送りましょう。

②宛先が間違ってないか確認する

次に送信先が合っているかを確認しましょう。宛先が間違っていた場合、企業はそのメールを受け取ることができません。宛先に誤りがあった際は、正しいものに修正し再度送りましょう。

③1週間は返信を待つ

①②ともに問題ない場合でも、メールを送ってから1週間は待ちましょう。担当者は通常業務を行いながらインターンの準備をすることもあり、忙しくてあまりメールを確認できない可能性があります。そんな中再度メールを送ってしまうと、「相手のことを考えられない学生」という印象を持たれてしまうかもしれません。そのため、返信がこなくても1週間は待つようにしましょう。

④メールを送る

メールを送ってから1週間経っても企業からメールが届かない場合は、企業がメールを見落としている可能性があるので、再度メールを送りましょう。その際、以前メールを送った日付を忘れずに入れましょう。そうすることで、企業もそのメールを探しやすくなりますし、しばらく待ってから連絡したということも伝えることができますよ。

また「お忙しいところ恐縮ですが」といった文言を盛り込み、担当者に配慮することも忘れないようにしましょう。

⑤電話をする

再度メールを送っても返信がこない場合は、電話で連絡をしましょう。その際もメールを送るとき同様、メールを送った日付を伝えることと、謝罪の言葉を忘れないようにしましょう。

キャンセル承諾メールに返信はするべき？

企業からキャンセルを承諾したメールがきた際は、返信した方がベターです。返信不要と企業から連絡があったとき以外は返信するのが基本なので、返信がきたらすぐに連絡をしましょう。

返信する際は、改めて謝罪の言葉を述べたうえで、「ご快諾いただきありがとうございます」というように感謝の気持ちも伝えましょう。

返信が必要なメールについてはこちらを読んでおきましょう。

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キャンセルの連絡をしたのに、企業からキャンセルを承諾してもらえない場合は、再度謝罪の言葉を伝えたうえで、キャンセルしたい旨をもう一度明確に伝えましょう。

インターンのキャンセルは法的に拘束力があるものではないので、キャンセル自体は可能です。ただし、企業側も時間をかけて準備しているので、キャンセルが出た分の損失があるのも事実です。お詫びの気持ちを忘れずに、誠意ある対応をしましょう。

正しいインターンのキャンセル方法を学び、誠意のある対応をしよう

インターンのキャンセルはメール一つで相手への印象が変わってしまいます。やり方を知らなかっただけで、企業からの評価が下がってしまうのはもったいないですよね。正しいキャンセル方法を知って誠意のある姿勢を見せましょう。