インターン後のお礼状は必須! 基本マナーや書き方を見本付きで解説

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コラムの目次

  1. インターン後にお礼状は必須! 基本マナーや書き方をマスターして感謝を伝えよう
  2. まずはここから! そもそもインターンのお礼状とは?
  3. お礼状=感謝の気持ちを伝える手段
  4. 手紙とメールの2パターンがある
  5. インターン後に唯一印象アップを狙える手段がお礼状! 忘れず送ろう
  6. 押さえておこう! インターンのお礼状を送るときの基礎知識
  7. インターン終了後可能な限りすぐに送る
  8. メールの場合の送り先は担当者だけでなくCCにまで気を配る
  9. パーツごとに確認しよう! インターンのお礼状の見本を大公開
  10. ①頭語:基本は「拝啓」を使う
  11. ②あいさつ:季節に左右されないあいさつ文を書く
  12. ③本文:エピソードを交えて人柄や意欲をアピールする
  13. ④結び:企業の発展を祈りつつお礼で締める
  14. ⑤日付:投函日を記入する
  15. ⑥署名:所属の学部学科まで書く
  16. ⑦宛名:企業名・部署名・担当者名を略さずに書く
  17. 送るときも気を抜かずに! インターンのお礼状に使う封筒の基本4項目
  18. サイズ:「長形4号」が基本
  19. 色:便箋と同じ色味の「白色」が無難
  20. デザイン:無地のシンプルなものがおすすめ
  21. 表書き・裏書き:表面は宛名・裏面は自分の住所と氏名を書く
  22. 要チェック! インターンのお礼状送付前のチェックリスト
  23. ①適切な敬語表現を用いているか
  24. ②誤字脱字が1つも残っていないか
  25. ③自分の言葉で伝えられているか
  26. 送った後にも気を配ろう! インターンのお礼状がメールの場合の注意点
  27. 返信はできる限り素早く返す
  28. やりとりは自分で終わるようにする
  29. インターンのお礼状についてよくある質問に回答!
  30. インターンのお礼状は丁寧さがカギ! 企業への配慮を忘れず好印象を残そう

インターン後にお礼状は必須! 基本マナーや書き方をマスターして感謝を伝えよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく

「インターン後にお礼状って送るべきですか?」
「手紙とメール、どちらを送るべきか迷っています……。」

といった質問や相談を受けます。

就活の一環でインターンシップに参加したけど、本選考ではないことから「お礼状」を送るべきか迷っている……。そういった学生は実は多くいます。結論から言えば、インターンであろうとお礼状はマストで送りましょう。

企業側がインターンのために多くの時間や労力をかけてくれていることを考えれば、お礼を形にして伝えるのは社会人としての最低限のマナーともいえます。ただそうそう書くこともないお礼状だからこそ、書き方や送り方がわからないこともありますよね。

そこでこの記事では、インターンのお礼状の基本的なマナーや書き方を見本付きで解説していきます。さらに、好印象を残すコツなども紹介するので、基本をマスターしたうえで感謝を伝え、本選考にもつながるお礼状を書けるようにしていきましょう。

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まずはここから! そもそもインターンのお礼状とは?

  • お礼状=感謝の気持ちを伝える手段
  • 手紙とメールの2パターンがある
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就活生

お礼状は送った方がいいと思うのですが、正直お礼状ってどんなものなのでしょうか?
直筆の書面みたいなイメージがあります。

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キャリアアドバイザー

お礼状といえば手書きのイメージがありますよね。
まずはお礼状がどのようなものなのかから確認していきましょう!

なんとなくインターン後にお礼状を送ったほうが良いとわかっているけれど、そもそもお礼状がどんなものなのかをまず知りたい学生もいますよね。お礼状の役割や送るべき理由を理解しておくことで実際にお礼状を書く際の心持ちも変わってくるので、しっかり理解しておきましょう。

お礼状=感謝の気持ちを伝える手段

お礼状の主な役割は、企業に「感謝の気持ちを伝えること」です。ビジネスシーンではお礼状はよく使われるものであり、社会人として押さえておきたいマナーでもあります

インターンは、企業が良い人材を採用するためでもありますが、学生にとっても実務を体験できる企業な場ともいえるでしょう。忙しい中で時間を割いて準備してくれたこと、入社前に実際の業務を体験させてもらえたことに対する感謝の気持ちを伝える手段として、お礼状があると考えておくと良いですね。

手紙とメールの2パターンがある

インターンのお礼状を送るときの2パターン

インターンのお礼状を送る形式には、「手紙」と「メール」の2つのパターンがあります。

お礼状は基本的に手紙で送るのが一般的です。手書きの手紙であると企業に対して何事も丁寧に対応する人だということを伝えやすくなります。一方で、メールは手軽にスピーディーに送れるのが大きな魅力です。送るまでに時間がない場合はメールを使うと良いでしょう。

どちらのパターンでお礼状を送るべきかは、自分自身の状況にもよります。基本的には手紙で送ることを頭に置いたうえで、適切に使い分けてくださいね。

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キャリアアドバイザー

手紙とメールの2つのパターンの使い分けについては、この後詳細に説明していきます。

手紙:丁寧な人柄をアピールできる

企業に対して物事への丁寧さや誠実な人柄をアピールしたい場合は、手紙の形式でお礼状を送るのがおすすめです。

ネットの普及によりメールでのやりとりが主流になった現代ですが、やはり手書きのほうが丁寧に感じる人は多いです。だからこそ、手紙の形式で送ることで企業側にも「真面目で誠実な学生だな」と思ってもらいやすくなるでしょう。

また、手間と時間がかかるためメールで済ませてしまう学生が多い中で、手紙の形式でお礼状を送ることができれば、ほかの学生との差別化にもつながりますよ。

手紙の形式でお礼状を送ることは時間さえ確保できれば難しいことではないため、企業に好印象を残すためにも手紙で送るのがおすすめです。

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キャリアアドバイザー

特に志望度の高い企業については、必ず手紙で送るようにしましょう。

メール:スピーディーに対応できる

基本的には手紙で送るのがおすすめですが、時間がなくお礼状を送るのが遅くなるのであれば、すぐにメールで送るのも1つの手段です。

手紙でお礼状を送る場合は、書くための道具や準備、文章を書くスペースなどが必要になります。一方メールであれば、インターン終了後にすぐに書き始められ、送信に時間もかかりません。送るタイミングを逃してしまいそうであれば、スピードを重視してメールで送るのが良いでしょう。

また、企業の担当者に質問などがある場合も、返信のやりとりがスムーズにできるメールが向いているといえますね。

参考までに、メールの場合の例を紹介しますので目を通してみてください。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

インターンシップのお礼/〇〇大学 〇〇 〇〇

〇〇株式会社
人事部
〇〇 〇〇様

お世話になっております。
7月1日から本日までの1週間、貴社のインターンシップに参加させて頂きました、〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇です。

この度は貴重な機会をいただき誠にありがとうございました。

今回のインターンを通して貴社での仕事内容やオフィスの雰囲気、働き方などを深く知ることができたと感じています。

特にグループに分かれて事業戦略を練ったワークでは、戦略を立てるまでの大変さやチームでのコミュニケーションが重要なことを身をもって実感しました。

その中で、担当していただいた〇〇様からのご助言をチームで実行してみたところ、より完成度の高い戦略となり高評価をいただくことができました。ありがとうございました。

また、この1週間のインターンを通して、貴社の細かい部分にまでこだわる仕事への真摯な姿勢とチームワークを大事にする風土にとても魅力を感じました。

これから本選考を受けさせて頂く予定ですが、貴社に貢献できる人材として成長できるように尽力してまいります。

末筆ながら貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
―――――――――――――――
〇〇 〇〇
○○大学○○学部○○学科○年
携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:〇〇〇〇@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

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インターンのお礼状をメールで送る場合については、こちらの記事で解説しています。詳しく知りたい人はあわせて読んで理解を深めてくださいね。

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キャリアアドバイザーコメント

加藤 大智

加藤 大智プロフィール

ベストは手書きのお礼状! 臨機応変に手段を使い分けよう

もし時間に余裕があったり、大きな学びを得られたりした場合には感謝の気持ちを伝えるために「手書きの手紙」を用意することをおすすめします。何事もメールやショートメッセージで物事が完結できる現代社会において、手書きで一筆添えられるというのは相手に好印象を残すことができるうえ、丁寧な人柄をアピールすることにも繋がるでしょう。

もちろん、絶対に手紙でなければいけないというわけではありません。せっかく手紙を書いたにもかかわらず誤字脱字が多くあったり文章が拙すぎたりすると、かえって悪い印象となってしまうリスクもあります。また、あまりにも時間をかけすぎてしまい、送付が遅れてしまったら本末転倒です。

たとえ手紙以外のツールを使っていたとしても、最低限のマナーとスピード感をわきまえられていればマイナスにはなりません。臨機応変に対応していきましょう。

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インターン後に唯一印象アップを狙える手段がお礼状! 忘れず送ろう

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就活生

インターンのお礼状がどのようなものか理解できました!
マストで送るべきものなんですね!

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キャリアアドバイザー

そうです!
インターンのお礼状を送ることで好印象を残すことにもつながりますよ。

インターン後のお礼状は、印象アップの最後のチャンスです。感謝の気持ちを伝えることに加えて、お礼状を送るという姿勢や書いた文面を通して企業に好印象を残すことで、本選考を有利に進められることもあります。

お礼状を送らないのは、インターン後に唯一自分をアピールする機会を失ってしまうともいえます。選考を見すえたうえで忘れずに送るようにしてくださいね。

押さえておこう! インターンのお礼状を送るときの基礎知識

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就活生

インターン後にお礼状を送る必要性についてよく理解できました!
ところで、送るタイミングや送り先はどうしたら良いでしょうか?

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キャリアアドバイザー

良い質問です! さっそく解説していきますね。

インターンのお礼状を送るときに押さえておきたいのが「送るタイミング」と「送り先」の2つです。送るのが遅くなると良い印象を残しづらくなってしまいますし、送り先を間違えるとそもそもお礼状が適切に届かなくなってしまいますので、しっかりとポイントを理解しておきましょう。

また、手紙の場合とメールの場合で対応が変わってくる部分もあるので、注意して確認してくださいね。

インターン終了後可能な限りすぐに送る

お礼状を送るタイミングは、「インターン最終日が終了した後すぐ」が理想です

特にメールの場合はあまり準備が必要ないため、インターン最終日が終了したらできる限り「当日すぐに」送るようにしましょう。

ただインターンの終了時刻にもよりますが、企業の終業時刻を過ぎて夜遅い時間に送ると「マナーがなっていない」と思われてしまうこともあります。担当者がその日のうちに確認できるように送るのがベストです。

手紙の場合は、遅くとも翌日には投函するようにしましょう。迅速に送ることができるように必要なものを事前にそろえておき、当日すぐに手紙を書くことに取り掛かれる状態にしておくと良いですね。

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キャリアアドバイザー

メールでお礼状を送る際、インターンの終了が夜遅い時間だった場合は、企業のホームページで終業時刻を調べてみて過ぎているようであれば、翌日に送るようにしましょう。

メールの場合の送り先は担当者だけでなくCCにまで気を配る

お礼状の送り先は、基本的には企業のインターン担当者になります。なお、記載する際は企業名・部署名・担当者名を略さずに抜け漏れなく書くようにしましょう

たとえば、インターン先の企業に同姓の社員がいた場合、部署名を明記しないと担当者のもとに適切に届かない場合もあるので注意が必要です。

そして、手紙の場合はメインの担当者だけで問題ありませんが、メールの場合には関係者もCC(カーボン・コピー)に入れてメール内容を共有できると良いですよ。担当者だけに送ると、再度メール共有の手間が発生してしまいます。企業側への配慮を忘れずに対応するようにしましょう。

メールの宛先の種類
  • TO:メール内容を必ず確認してほしい人に使う
  • CC:メール内容を共有したい人に使う
  • BCC:アドレスを伏せてた状態でメール内容を共有したい人に使う
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キャリアアドバイザー

宛名の書き方などは後ほど図解付きで詳しく解説するので、あわせてチェックしておきましょう!

キャリアアドバイザーコメント

石川 愛

石川 愛プロフィール

遅くなってしまった場合は誠意をもった対応で挽回しよう

たとえ遅くなってしまったとしても、そのまま送らずに済ますのではなく必ずお礼状を出すようにしましょう。お礼状があるかないかでは、企業側からの印象が大きく異なります。

また、もし遅くなってしまった場合は、お礼の言葉を伝えるのが遅くなってしまった旨の謝罪文を書いた手紙を、お礼状本文とは別で同封しましょう。たとえば「この度はお礼をお伝えするのが遅くなってしまい大変申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます。大変恐縮でございますが、ご査収ください。」などと簡単に添えられると良いですね。

このとき、「お礼状を出すのを忘れていた」のではなく、「お礼の言葉を伝えるのが遅れてしまった」ことに対する謝罪であることを意識しましょう。時間がたってしまったとしても誠意をもって対処をすれば好印象を得られるので、放置せずに対応してくださいね。

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パーツごとに確認しよう! インターンのお礼状の見本を大公開

インターンのお礼状の見本
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就活生

インターンのお礼状を送るタイミングや送り先でも、企業への配慮を忘れないことが大事なんですね!

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キャリアアドバイザー

その通りです!
そこまで意識することが社会人としてのマナーでもあるわけですね。

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就活生

会社に入った後でも活かせる知識なんですね。
ところでさっそくお礼状を書き始めたいのですが、書き方を教えていただけますか?

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キャリアアドバイザー

もちろんです!
手紙のお礼状について、パーツごとに解説していきますね!

正しいインターンのお礼状の書き方をマスターするには、完成形を知っておくことが重要です。ここでは、インターンのお礼状の見本を用いて、パーツごとに書き方や意識すべきことを解説していきます。どのような要素で構成されているかを理解しておくと書きやすくなるので、一つひとつしっかり確認していきましょう。

①頭語:基本は「拝啓」を使う

「頭語」で押さえておきたいポイント
  • 「頭語」とは手紙の初めに書く言葉であり、「結語」とセットで使う
  • インターンのお礼状では「拝啓」を使うのがベター
  • 「拝啓」の下には何も記入しない

まず最初は「頭語」から始めます。頭語とは手紙の初めに書く言葉であり、頭語と対応する「結語」とセットになる言葉を選んで使います。一般的にビジネス用の手紙で使われる頭語は「拝啓」であるため、インターンのお礼状でも「拝啓」を使いましょう。

「拝啓」の下には何も記入せず、次のパーツを書くときは別の行から書き始めます。

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キャリアアドバイザー

頭語には「拝啓」以外にも「前略」などもありますが、目上の人や企業に対してはあまり使わないため避けましょう。

②あいさつ:季節に左右されないあいさつ文を書く

「あいさつ」で押さえておきたいポイント
  • 頭語の後は、クッション言葉として「あいさつ文」を入れる
  • 季節性に左右されないあいさつ文にする
  • 学校名・学部・学科・氏名などを書く

頭語の後は、いきなり本文に入らずにクッションとして「あいさつ文」を書きます。

あいさつ文では、春には「春もたけなわの頃となりました」など季節性のあるものもありますが、お礼状では季節に左右されないあいさつ文にしましょう

「あいさつ」の例
  • 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

あいさつ文の後は、インターンに参加した時期や場所を書いた後、学校名・学部・学科・氏名を名乗ります。その後に軽いお礼を述べ、本文への導入となるようにすると良いですね。

あいさつ文はクッションの役割でもありますが、文章の第一印象を決める重要な要素でもあります。ここで基本マナーに則った書き方ができればマナーへの意識の高さを示すことができ、次の本文も違和感なく読み進めてもらえますよ。

③本文:エピソードを交えて人柄や意欲をアピールする

「本文」はお礼状の中でもメインとなるパーツであり、最もボリュームのある部分になります。また、お礼状の中では唯一自分なりの個性や人柄、志望度や熱意などをアピールできる箇所といえますね

文章の構成としては、以下の順番で書くとまとまりやすいですよ。

「本文」で書く内容の順序
  • ①インターンでのプログラムや研修を通じて、感じたことや学んだことを書く
  • ②特に印象に残った出来事を盛り込んだエピソードを述べる
  • ③学んだことを今後どのように活かすか示す
  • ④改めて感謝の気持ちを伝える
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キャリアアドバイザー

好印象を残すために本文に盛り込むべき内容については後ほど解説しますね。

④結び:企業の発展を祈りつつお礼で締める

「結び」で押さえておきたいポイント
  • 企業の発展を願う「結語」で締める
  • 「結語」は「頭語」に対応する言葉を書く
  • 「拝啓」に対応する言葉は「敬具」

本文の後は、企業の発展を願う「結語」で締めます。加えて、再度お礼を述べても良いでしょう。結びの言葉がないまま終えてしまうと、中途半端で締りのない印象が残ってしまいかねません。必ず入れるようにしましょう。

「結び」の例
  • 末筆ながら、貴社のご発展と〇〇様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。敬具
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キャリアアドバイザー

また、結びの最後には最初に書いた頭語に対応する結語を書きます。
今回の「拝啓」に対応する言葉は「敬具」が適切ですね。

⑤日付:投函日を記入する

「日付」で押さえておきたいポイント
  • 結びの後は「投函日」を記入する
  • 手紙で書いた日付でも問題なし
  • 日付は和暦で「令和◯年」と記入する

結びを書き終えたら、日付を記入します。日付は手紙を送る予定の「投函日」が良いでしょう。「手紙を書いた日付」でも問題ありません。

また、日付の前に書く「年」については、和暦で「令和〇年」というように記載します。西暦と和暦どちらを記入しても問題ないとされていますが、西暦はキリストの誕生を紀元とした西洋由来の暦であるのに対し、和暦は日本古来の紀もとに基づいた暦であるため、日本の礼節としては和暦のほうが望ましいでしょう。

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キャリアアドバイザー

お礼状ではあまりないですが、もし「年」を書く箇所が複数あった場合は、和暦か西暦かをすべて同じ表記に統一する必要があるので、意識しておくと良いですよ。

⑥署名:所属の学部学科まで書く

「署名」で押さえておきたいポイント
  • 大学名・学部学科・学年・氏名を記入する
  • 氏名だけ別の行にし、下詰めで書く

署名では、大学名・学部学科、学年、氏名を書きます。ただし、学科がない場合は学部のみでも構いません。氏名は、大学名・学部学科・学年とは別の行にし、下詰めで書くとラインが揃って整った印象になります。

署名は大切な個人情報なので、間違えないように注意してくださいね。

⑦宛名:企業名・部署名・担当者名を略さずに書く

「宛名」で押さえておきたいポイント
  • 企業名・部署名・担当者名のすべてを省略せずに書く
  • 担当者名が特定できない場合は「インターンシップご担当者様」でもOK
  • 宛名の書き出しは本文と揃え、担当者名は一段下げて書く

最後は、誰に送るのか「宛名」を書きます。宛名は、企業名・部署名・担当者名のすべてを省略せずに書くことがポイントです

もし、部署名や担当者名がわからない、担当者が複数人いて1人に限定できないという場合は、企業名の後に「インターンシップご担当者様」という形でも大丈夫です。ただ、企業側への誠意やきめ細やかな人柄を伝えるには、しっかりと明記するのが望ましいですね。

また、宛名の書き出しは本文と同じ高さにそろえ、担当者の名前は一段下げて書くと良いでしょう。

送るときも気を抜かずに! インターンのお礼状に使う封筒の基本4項目

インターンのお礼状に使う封筒の基本4項目
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就活生

インターンのお礼状の書き方をパーツごとに確認できたこともあり、自分がどのように書けば良いのか理解できた気がします!

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キャリアアドバイザー

それは良かったです!
基本的な書き方を理解しておくと書きやすくなりますね。

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就活生

ちなみに、実際に送るときに封筒に入れると思うのですが、封筒にも基本的なルールがあるのでしょうか?

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キャリアアドバイザー

鋭い質問ですね!
もちろん封筒にも基本的な決まりや配慮すべきマナーがあるので、解説していきますね!

中身の手紙だけでなく、手紙を包む封筒にも気を配りましょう。たとえお礼状自体が良かったとしても、届かなければ意味がありません。お礼状が適切に届くように必要事項を網羅して書けるようになりましょう。

また、封筒は中身の手紙よりも先に目にするものであり、印象の良し悪しも左右する大事なものといえます。基本事項をしっかりマスターしたうえで、良い第一印象を残せるようにしたいですね。

サイズ:「長形4号」が基本

「封筒のサイズ」で押さえておきたいポイント
  • サイズは「長形4号(縦205mm×横90mm)」が基本
  • 封入の際は折幅が均等になるように三つ折りにする
  • 横長の封筒ではなく、縦長の封筒がベター

インターンのお礼状を手紙で送る際の封筒のサイズは、一般的に「長形4号(縦205mm×横90mm)」が基本とされています。B5サイズの便箋を三つ折りで封入できるサイズで、ビジネスで使用する際にも適している封筒なので、こちらを使うと良いですね。

封入する際は、折ったときの幅が均等になるように便箋を三つ折りにして入れましょう。エントリーシートや重要書類の場合は、折らずに書類のサイズに合わせた封筒を用意するのが一般的ですが、お礼状は書類ではなく「手紙」であるため折っても問題ありません。

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キャリアアドバイザー

手紙を送る際には横長の封筒をイメージする学生もいるかもしれませんが、カジュアルな場面で使用することが多いとされているため、ビジネスで使うにはあまり適していません。
お礼状を送る際は縦長の封筒を使うようにしましょう。

色:便箋と同じ色味の「白色」が無難

「封筒の色」で押さえておきたいポイント
  • 封筒は便箋と色味をそろえた「白色」が無難
  • おすすめは封筒と便箋がセットになっている商品

お礼状の手紙を包む封筒は、便箋と色味をそろえた「白色」の封筒を選ぶのが無難です。白はフォーマルな場面で使っても違和感のない色なので、インターンのお礼状を送る際にも適しています。また、白にも明度や彩度などさまざまありますが、便箋の色味と合わせるようにしましょう。

お店で封筒と便箋がセットになっている商品があるので、迷ったときはそういった商品を選ぶのがおすすめですよ。

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キャリアアドバイザー

封筒と聞くと茶色を想像する人も多いかもしれませんが、事務的なやりとりで使われる印象が強いのでお礼状を送る際には避けるのが一般的です。

デザイン:無地のシンプルなものがおすすめ

「封筒のデザイン」で押さえておきたいポイント
  • 封筒のデザインは装飾がない無地でシンプルなものが基本
  • 個性を出そうとして悪目立ちするのは避ける

封筒のデザインは、基本的には装飾のない無地のシンプルなものを選びましょう。重要なのはお礼状を送ることと書かれている内容です。フォーマルな場面で無駄な装飾を取り入れてしまうと、かえって良くない印象を持たれかねないため、避けたほうが無難です。

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キャリアアドバイザー

装飾付きは他の学生が送ったお礼状にまぎれると意外と目立つもの。
個性を出そうとした結果悪目立ちするのは避けたいですよね。

表書き・裏書き:表面は宛名・裏面は自分の住所と氏名を書く

封筒の表面・裏面の書き方
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キャリアアドバイザー

適切なサイズ・色・デザインの封筒が準備できたら、封筒を送ることができる状態にしていきましょう。
ここからは「表書き」と「裏書き」に分けて解説しますね。

表書きに必要な要素
  • 宛名(企業の住所、郵便番号、企業名、部署名、担当者名)を書く
  • 左上に切手を貼る

封筒の表面には宛名(企業の情報)を書き、切手を貼ります。宛名は省略せず正確に書きましょう。敬称について、宛名が個人の担当者名の場合は「様」、企業や部署の場合は「御中」と書きます。全体のバランスを考えて、担当者名が中央になるように配置しましょう。

また、切手は表面の左上に貼ります。重さによって切手の料金が変わるため注意しましょう。切手のデザインは派手なものは避け、シンプルな柄や色合いのものを選択してくださいね。

裏書きに必要な要素
  • 左上に投函する日付を書く
  • 左下に郵便番号、自分の住所、氏名、大学名、学部名、学科名を書く
  • のりで封をし、中央に「〆」を記入する

封筒の裏面には、主に「自分の情報」を書きます。表面に書いた宛名よりも小さめの字を意識して、左下に自分の住所や所属大学の情報、氏名を略さずに記入しましょう。お礼状を投函する日付も忘れずに記載してくださいね。

また、封筒を閉じる際は、簡単に開かないようにのりでしっかりと接着しましょう。そして、閉じた部分の中央に「〆」を書きます。「〆」は「確実に封をした」「重要な書類である」ということを示す意味があるため、しっかりと記入しましょう。

キャリアアドバイザーコメント

塩田 健斗

塩田 健斗プロフィール

手渡しで渡す際のメリットと注意点を押さえよう

お礼状を渡す手段として、手渡しか郵送が選べるなら手渡しがおすすめです。直接感謝も伝えられるので、後々書面で伝えるよりも丁寧な印象になります。

ただ、手渡しと郵送とでは若干マナーが異なってきます。たとえば手渡しの場合は企業の住所を書く必要はなく、表の宛名は相手の氏名だけで問題ありません。また、郵送の場合には封筒が少し汚れてしまっていたとしても「配達時のトラブルかもしれない」と多めに見てもらえることもありますが、手渡しの場合に封筒がシワシワになっていたら悪い印象になりかねません。手渡すまではファイルなどに入れて丁寧に扱いましょう。 

また、直接渡すと郵送よりも丁寧な印象を残すことができますが、必ず手渡しでないと失礼にあたる、というわけではもちろんありません。時間を優先して郵送で送るのでもまったく問題ありません。必ずこうではなければいけないというルールはないので、状況に応じた臨機応変な対応を取れるようにしておきましょう。

要チェック! インターンのお礼状送付前のチェックリスト

インターンのお礼状送付前チェックリスト
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就活生

お礼状を送るときの封筒の基本事項についてもわかったので、これで完璧ですね!

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キャリアアドバイザー

ちょっと待ってください!
実際に送る前に最終チェックをするべきです。
チェックポイントを紹介するので一緒に確認していきましょう。

お礼状が完成したからといって見直しをせず送るのは厳禁です。再度間違いや記入漏れなどがないか最終チェックを忘れずにして、それから送るようにしましょう。

特に手紙のお礼状では、メールとは異なり一度出したら後から修正することもできません。確認すべきポイントを紹介するので、最終チェックリストとして活用してくださいね。

①適切な敬語表現を用いているか

お礼状を書く際には、日常生活ではあまり使わない敬語表現が多く出てきます。慣れていない表現を使うときは間違いや認識違いも多くなる傾向にあるため、適切な敬語表現が使われているかどうか十分に注意する必要があるでしょう。

普段使っていないと自分では間違いを見逃してしまう可能性も高いため、自分で判断できるかどうか不安な人は、家族や大学の先輩、大学のキャリアセンターなどで確認してもらうのも1つの手段です

また、可能であれば就職活動に詳しいキャリアアドバイザーに添削をしてもらうのも良いですね。自分の状況に合わせて、正しい敬語表現でお礼状を書けるように確認を怠らないようにしましょう。

②誤字脱字が1つも残っていないか

誤字脱字が1つもない状態となるよう、最初から最後まで何度も読み返すことも必要不可欠です。読み進める中で誤字脱字が1つあるだけで、違和感が残ってしまい、伝えたい内容をスムーズに伝えられなくなってしまう可能性があります。また、企業からの印象にも影響が出てしまいかねません。

敬語表現よりチェックがしやすいものですが、自分だけの確認で不安であれば、誤字脱字についてもほかの人にも確認してもらうと良いでしょう。

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キャリアアドバイザー

書き終えてすぐよりも、時間を置いて確認した方が誤字が見つかりやすいこともあります。
一晩おいて見返すのもおすすめですよ。

③自分の言葉で伝えられているか

お礼状に書かれている文章がネットや書籍で見た例文をそのまま書き写したものでなく、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えられているかどうかも確認しておきたいポイントです。

この記事で解説してきたようにお礼状に基本的な書き方やマナーはありますが、すべてを同じにしてしまうと自分自身の感謝の気持ちや志望度の高さが伝わりきらないものになってしまいます。

お礼状を送ること自体も重要ですが、一番大切なのは自分自身の気持ちをしっかりと伝えきることです。インターンで感じたことや学んだことをエピソードとして盛り込み、自分自身の言葉で書いたお礼状にしましょう。

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キャリアアドバイザー

エピソードでは、インターン先での自分だけにしかないオリジナルの経験を書くと、企業の担当者の記憶にも残りやすく、好印象を得やすくなるのでおすすめです。

キャリアアドバイザーコメント

北浦 ひより

北浦 ひよりプロフィール

間違えてしまったら最初から書き直そう!

もし最後の1文字で間違えてしまったとしても、部分的な修正をするのではなくすべて書き直すようにしましょう。

信頼関係が構築された友人間のやりとりなどであれば問題ないかもしれませんが、お礼を送る場合にはビジネスマナーが重視されます。「これくらいなら良いだろう」というちょっとした怠惰な姿勢が、「仕事においても詰めが甘い対応をする人かもしれない」とマイナス評価に繋がってしまう可能性もあります。 

どうしても提出ギリギリに着手すると焦ってしまいがちです。何事もチェックの時間や修正をする時間を考慮し、逆算したタイムスケジュールを組んでおきましょう。また、執筆中はスマホの電源を切るなど、他の事に気が散らないようにするのも大事ですね。

送った後にも気を配ろう! インターンのお礼状がメールの場合の注意点

インターンのお礼状がメールの場合の注意点
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就活生

ちなみに、お礼状をメールで送った場合、企業から返信が来た際にはどのように対応したら良いでしょうか?

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キャリアアドバイザー

先を見越した良い質問ですね!
メールの場合は送って終わりではなくその後の対応も重要になるので、対応の仕方を一緒に確認していきましょう。

お礼状をメールで送った際には、企業から返信が来ることもよくあります。企業からの返信にどのように対応するかで印象も変わってくるので、メールを送った後も気を抜かずに、適切な対応ができるようにしておきましょう。

ここからは返信メールにおける2つのポイントを解説するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

返信はできる限り素早く返す

送ったお礼状に対して、企業から返信があった場合は、できる限りすぐに返事を送るように心掛けましょう。夜遅くに来た返信でない限り、遅くとも当日中に返事をするのが一般的なマナーです。1日以上経ってしまうと、企業側は「メールが届いていないのかな」と不安感を抱いてしまいかねません。

もし、企業からの返信に、次の選考につながる内容や検討すべきことがありすぐに回答できない場合は、まずはメールを受け取ったことだけでも伝えると良いでしょう。メールの場合、やりとりは一度だけで終わらない可能性もあるので、企業からの返信の内容を見て柔軟に対応できると良いですね。

やりとりは自分で終わるようにする

企業からの返信があり、何度かやりとりが続いた場合は、できる限り自分の返信で終わるようにしましょう。

目上の人とのやりとりでは目下の人の返信で終わらせるのが一般的なマナーとされています。目上の人の返信で終わらせる形であると、相手に届いているかどうか不安感を与えてしまうことや、返信を放置している印象を持たれかねません。

そのため、たとえば「このたびはありがとうございました」という主旨の返信が企業からあった場合、ここで自分から返信せずに終わらせることは避けたほうが無難です。企業からのお礼に対して「こちらこそ、ありがとうございました」というように必ず自分の返信で終わらせ、締まりの良い形になるようにしましょう。

インターンのお礼状についてよくある質問に回答!

インターンのお礼状の準備を進める中で、疑問や相談したいことも出てきますよね。ここではインターンのお礼状について学生からよくある質問にキャリアアドバイザーが回答していくので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

  • インターン後にお礼状を送ったほうが良いですか?

    インターン後にお礼状は必ず送りましょう。お礼状を送る主な目的は「感謝の気持ちを伝えること」です。企業側はインターン実施のために多くの時間と労力を割いて準備しています。何かをしてもらったらお礼をすることは社会人の基本的なマナーでもあるので、忘れずに送るようにしましょう。

    また、お礼状を送ることでインターン先の企業への志望度の高さや熱意、真面目で礼儀正しい人柄を伝えることもできます。お礼状はインターン後に好印象を残せる唯一の手段でもあるため、本選考を有利に進める可能性を高めるためにも送ることをおすすめします。

  • インターンのお礼状は手紙とメールどちらのほうが良いですか?

    インターンのお礼状の形式は、基本的には手紙で送るのが望ましいです。ただ、状況によるところもあるので適切に使い分けると良いでしょう。一般的なビジネスマナーとしては、便箋に手書きでお礼を書いた手紙を送るのが最も丁寧な手段だとされています。誠実さや志望度の高さを示すこともできることを考えると、手紙で送るのが良いですね。

    ただ、時間があまりなく送るタイミングを逃してしまうくらいであれば、スピードを重視してメールで送っても問題ありません。また、企業と続けてやりとりをしたい場合も、手軽に連絡が取れるメールのほうが向いています。
    自分自身の状況と照らし合わせたうえで、適切な形式を選択してくださいね。

インターンのお礼状は丁寧さがカギ! 企業への配慮を忘れず好印象を残そう

インターンのお礼状は、企業に対してインターン後に唯一印象アップを狙える手段です。お礼状の主な目的は感謝の気持ちを伝えることですが、本選考を見すえて自分自身の印象を良い形で残すことも重要になります。特に、メールよりも手紙で送ることで誠実で丁寧な人柄をアピールできますよ。

企業はインターン実施のためにさまざまな準備をしています。インターンにかけた時間や労力に対してお礼を伝えることは社会人としてのマナーでもあるので、お礼状という形で示すことはとても有効だといえます。

お礼状の書き方や基本的なマナーをしっかりと理解し、企業に配慮のあるお礼状を送れるようにしましょう。そして、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることで好印象を獲得し、より良い形で本選考に進んでくださいね。

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記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-190515132-01458)

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