インターン後のお礼状は必須！ 基本マナーや書き方を見本付きで解説

インターン後にお礼状は必須！ 基本マナーや書き方をマスターして感謝を伝えよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく

「インターン後にお礼状って送るべきですか？」
「手紙とメール、どちらを送るべきか迷っています……。」

といった質問や相談を受けます。

就活の一環でインターンシップに参加したけど、本選考ではないことから「お礼状」を送るべきか迷っている……。そういった学生は実は多くいます。結論から言えば、インターンであろうとお礼状はマストで送りましょう。

企業側がインターンのために多くの時間や労力をかけてくれていることを考えれば、お礼を形にして伝えるのは社会人としての最低限のマナーともいえます。ただそうそう書くこともないお礼状だからこそ、書き方や送り方がわからないこともありますよね。

そこでこの記事では、インターンのお礼状の基本的なマナーや書き方を見本付きで解説していきます。さらに、好印象を残すコツなども紹介するので、基本をマスターしたうえで感謝を伝え、本選考にもつながるお礼状を書けるようにしていきましょう。

まずはここから！ そもそもインターンのお礼状とは？

なんとなくインターン後にお礼状を送ったほうが良いとわかっているけれど、そもそもお礼状がどんなものなのかをまず知りたい学生もいますよね。お礼状の役割や送るべき理由を理解しておくことで実際にお礼状を書く際の心持ちも変わってくるので、しっかり理解しておきましょう。

お礼状＝感謝の気持ちを伝える手段

お礼状の主な役割は、企業に「感謝の気持ちを伝えること」です。ビジネスシーンではお礼状はよく使われるものであり、社会人として押さえておきたいマナーでもあります。

インターンは、企業が良い人材を採用するためでもありますが、学生にとっても実務を体験できる企業な場ともいえるでしょう。忙しい中で時間を割いて準備してくれたこと、入社前に実際の業務を体験させてもらえたことに対する感謝の気持ちを伝える手段として、お礼状があると考えておくと良いですね。

手紙とメールの2パターンがある

インターンのお礼状を送る形式には、「手紙」と「メール」の2つのパターンがあります。

お礼状は基本的に手紙で送るのが一般的です。手書きの手紙であると企業に対して何事も丁寧に対応する人だということを伝えやすくなります。一方で、メールは手軽にスピーディーに送れるのが大きな魅力です。送るまでに時間がない場合はメールを使うと良いでしょう。

どちらのパターンでお礼状を送るべきかは、自分自身の状況にもよります。基本的には手紙で送ることを頭に置いたうえで、適切に使い分けてくださいね。

手紙：丁寧な人柄をアピールできる

企業に対して物事への丁寧さや誠実な人柄をアピールしたい場合は、手紙の形式でお礼状を送るのがおすすめです。

ネットの普及によりメールでのやりとりが主流になった現代ですが、やはり手書きのほうが丁寧に感じる人は多いです。だからこそ、手紙の形式で送ることで企業側にも「真面目で誠実な学生だな」と思ってもらいやすくなるでしょう。

また、手間と時間がかかるためメールで済ませてしまう学生が多い中で、手紙の形式でお礼状を送ることができれば、ほかの学生との差別化にもつながりますよ。

手紙の形式でお礼状を送ることは時間さえ確保できれば難しいことではないため、企業に好印象を残すためにも手紙で送るのがおすすめです。

メール：スピーディーに対応できる

基本的には手紙で送るのがおすすめですが、時間がなくお礼状を送るのが遅くなるのであれば、すぐにメールで送るのも1つの手段です。

手紙でお礼状を送る場合は、書くための道具や準備、文章を書くスペースなどが必要になります。一方メールであれば、インターン終了後にすぐに書き始められ、送信に時間もかかりません。送るタイミングを逃してしまいそうであれば、スピードを重視してメールで送るのが良いでしょう。

また、企業の担当者に質問などがある場合も、返信のやりとりがスムーズにできるメールが向いているといえますね。

参考までに、メールの場合の例を紹介しますので目を通してみてください。

インターンのお礼状をメールで送る場合については、こちらの記事で解説しています。詳しく知りたい人はあわせて読んで理解を深めてくださいね。

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お礼状を送らないのは、インターン後に唯一自分をアピールする機会を失ってしまうともいえます。選考を見すえたうえで忘れずに送るようにしてくださいね。

押さえておこう！ インターンのお礼状を送るときの基礎知識

インターンのお礼状を送るときに押さえておきたいのが「送るタイミング」と「送り先」の2つです。送るのが遅くなると良い印象を残しづらくなってしまいますし、送り先を間違えるとそもそもお礼状が適切に届かなくなってしまいますので、しっかりとポイントを理解しておきましょう。

また、手紙の場合とメールの場合で対応が変わってくる部分もあるので、注意して確認してくださいね。

インターン終了後可能な限りすぐに送る

お礼状を送るタイミングは、「インターン最終日が終了した後すぐ」が理想です。

特にメールの場合はあまり準備が必要ないため、インターン最終日が終了したらできる限り「当日すぐに」送るようにしましょう。

ただインターンの終了時刻にもよりますが、企業の終業時刻を過ぎて夜遅い時間に送ると「マナーがなっていない」と思われてしまうこともあります。担当者がその日のうちに確認できるように送るのがベストです。

手紙の場合は、遅くとも翌日には投函するようにしましょう。迅速に送ることができるように必要なものを事前にそろえておき、当日すぐに手紙を書くことに取り掛かれる状態にしておくと良いですね。

メールの場合の送り先は担当者だけでなくCCにまで気を配る

お礼状の送り先は、基本的には企業のインターン担当者になります。なお、記載する際は企業名・部署名・担当者名を略さずに抜け漏れなく書くようにしましょう。

たとえば、インターン先の企業に同姓の社員がいた場合、部署名を明記しないと担当者のもとに適切に届かない場合もあるので注意が必要です。

そして、手紙の場合はメインの担当者だけで問題ありませんが、メールの場合には関係者もCC（カーボン・コピー）に入れてメール内容を共有できると良いですよ。担当者だけに送ると、再度メール共有の手間が発生してしまいます。企業側への配慮を忘れずに対応するようにしましょう。

パーツごとに確認しよう！ インターンのお礼状の見本を大公開

正しいインターンのお礼状の書き方をマスターするには、完成形を知っておくことが重要です。ここでは、インターンのお礼状の見本を用いて、パーツごとに書き方や意識すべきことを解説していきます。どのような要素で構成されているかを理解しておくと書きやすくなるので、一つひとつしっかり確認していきましょう。

①頭語：基本は「拝啓」を使う

まず最初は「頭語」から始めます。頭語とは手紙の初めに書く言葉であり、頭語と対応する「結語」とセットになる言葉を選んで使います。一般的にビジネス用の手紙で使われる頭語は「拝啓」であるため、インターンのお礼状でも「拝啓」を使いましょう。

「拝啓」の下には何も記入せず、次のパーツを書くときは別の行から書き始めます。

②あいさつ：季節に左右されないあいさつ文を書く

頭語の後は、いきなり本文に入らずにクッションとして「あいさつ文」を書きます。

あいさつ文では、春には「春もたけなわの頃となりました」など季節性のあるものもありますが、お礼状では季節に左右されないあいさつ文にしましょう。

あいさつ文の後は、インターンに参加した時期や場所を書いた後、学校名・学部・学科・氏名を名乗ります。その後に軽いお礼を述べ、本文への導入となるようにすると良いですね。

あいさつ文はクッションの役割でもありますが、文章の第一印象を決める重要な要素でもあります。ここで基本マナーに則った書き方ができればマナーへの意識の高さを示すことができ、次の本文も違和感なく読み進めてもらえますよ。

③本文：エピソードを交えて人柄や意欲をアピールする

「本文」はお礼状の中でもメインとなるパーツであり、最もボリュームのある部分になります。また、お礼状の中では唯一自分なりの個性や人柄、志望度や熱意などをアピールできる箇所といえますね。

文章の構成としては、以下の順番で書くとまとまりやすいですよ。

④結び：企業の発展を祈りつつお礼で締める

本文の後は、企業の発展を願う「結語」で締めます。加えて、再度お礼を述べても良いでしょう。結びの言葉がないまま終えてしまうと、中途半端で締りのない印象が残ってしまいかねません。必ず入れるようにしましょう。

⑤日付：投函日を記入する

結びを書き終えたら、日付を記入します。日付は手紙を送る予定の「投函日」が良いでしょう。「手紙を書いた日付」でも問題ありません。

また、日付の前に書く「年」については、和暦で「令和〇年」というように記載します。西暦と和暦どちらを記入しても問題ないとされていますが、西暦はキリストの誕生を紀元とした西洋由来の暦であるのに対し、和暦は日本古来の紀もとに基づいた暦であるため、日本の礼節としては和暦のほうが望ましいでしょう。

⑥署名：所属の学部学科まで書く

署名では、大学名・学部学科、学年、氏名を書きます。ただし、学科がない場合は学部のみでも構いません。氏名は、大学名・学部学科・学年とは別の行にし、下詰めで書くとラインが揃って整った印象になります。

署名は大切な個人情報なので、間違えないように注意してくださいね。

⑦宛名：企業名・部署名・担当者名を略さずに書く

最後は、誰に送るのか「宛名」を書きます。宛名は、企業名・部署名・担当者名のすべてを省略せずに書くことがポイントです。

もし、部署名や担当者名がわからない、担当者が複数人いて1人に限定できないという場合は、企業名の後に「インターンシップご担当者様」という形でも大丈夫です。ただ、企業側への誠意やきめ細やかな人柄を伝えるには、しっかりと明記するのが望ましいですね。

また、宛名の書き出しは本文と同じ高さにそろえ、担当者の名前は一段下げて書くと良いでしょう。

送るときも気を抜かずに！ インターンのお礼状に使う封筒の基本4項目

中身の手紙だけでなく、手紙を包む封筒にも気を配りましょう。たとえお礼状自体が良かったとしても、届かなければ意味がありません。お礼状が適切に届くように必要事項を網羅して書けるようになりましょう。

また、封筒は中身の手紙よりも先に目にするものであり、印象の良し悪しも左右する大事なものといえます。基本事項をしっかりマスターしたうえで、良い第一印象を残せるようにしたいですね。

サイズ：「長形4号」が基本

インターンのお礼状を手紙で送る際の封筒のサイズは、一般的に「長形4号（縦205mm×横90mm）」が基本とされています。B5サイズの便箋を三つ折りで封入できるサイズで、ビジネスで使用する際にも適している封筒なので、こちらを使うと良いですね。

封入する際は、折ったときの幅が均等になるように便箋を三つ折りにして入れましょう。エントリーシートや重要書類の場合は、折らずに書類のサイズに合わせた封筒を用意するのが一般的ですが、お礼状は書類ではなく「手紙」であるため折っても問題ありません。

色：便箋と同じ色味の「白色」が無難

お礼状の手紙を包む封筒は、便箋と色味をそろえた「白色」の封筒を選ぶのが無難です。白はフォーマルな場面で使っても違和感のない色なので、インターンのお礼状を送る際にも適しています。また、白にも明度や彩度などさまざまありますが、便箋の色味と合わせるようにしましょう。

お店で封筒と便箋がセットになっている商品があるので、迷ったときはそういった商品を選ぶのがおすすめですよ。

デザイン：無地のシンプルなものがおすすめ

封筒のデザインは、基本的には装飾のない無地のシンプルなものを選びましょう。重要なのはお礼状を送ることと書かれている内容です。フォーマルな場面で無駄な装飾を取り入れてしまうと、かえって良くない印象を持たれかねないため、避けたほうが無難です。

表書き・裏書き：表面は宛名・裏面は自分の住所と氏名を書く

封筒の表面には宛名（企業の情報）を書き、切手を貼ります。宛名は省略せず正確に書きましょう。敬称について、宛名が個人の担当者名の場合は「様」、企業や部署の場合は「御中」と書きます。全体のバランスを考えて、担当者名が中央になるように配置しましょう。

また、切手は表面の左上に貼ります。重さによって切手の料金が変わるため注意しましょう。切手のデザインは派手なものは避け、シンプルな柄や色合いのものを選択してくださいね。

封筒の裏面には、主に「自分の情報」を書きます。表面に書いた宛名よりも小さめの字を意識して、左下に自分の住所や所属大学の情報、氏名を略さずに記入しましょう。お礼状を投函する日付も忘れずに記載してくださいね。

また、封筒を閉じる際は、簡単に開かないようにのりでしっかりと接着しましょう。そして、閉じた部分の中央に「〆」を書きます。「〆」は「確実に封をした」「重要な書類である」ということを示す意味があるため、しっかりと記入しましょう。

要チェック！ インターンのお礼状送付前のチェックリスト

お礼状が完成したからといって見直しをせず送るのは厳禁です。再度間違いや記入漏れなどがないか最終チェックを忘れずにして、それから送るようにしましょう。

特に手紙のお礼状では、メールとは異なり一度出したら後から修正することもできません。確認すべきポイントを紹介するので、最終チェックリストとして活用してくださいね。

①適切な敬語表現を用いているか

お礼状を書く際には、日常生活ではあまり使わない敬語表現が多く出てきます。慣れていない表現を使うときは間違いや認識違いも多くなる傾向にあるため、適切な敬語表現が使われているかどうか十分に注意する必要があるでしょう。

普段使っていないと自分では間違いを見逃してしまう可能性も高いため、自分で判断できるかどうか不安な人は、家族や大学の先輩、大学のキャリアセンターなどで確認してもらうのも1つの手段です。

また、可能であれば就職活動に詳しいキャリアアドバイザーに添削をしてもらうのも良いですね。自分の状況に合わせて、正しい敬語表現でお礼状を書けるように確認を怠らないようにしましょう。

②誤字脱字が1つも残っていないか

誤字脱字が1つもない状態となるよう、最初から最後まで何度も読み返すことも必要不可欠です。読み進める中で誤字脱字が1つあるだけで、違和感が残ってしまい、伝えたい内容をスムーズに伝えられなくなってしまう可能性があります。また、企業からの印象にも影響が出てしまいかねません。

敬語表現よりチェックがしやすいものですが、自分だけの確認で不安であれば、誤字脱字についてもほかの人にも確認してもらうと良いでしょう。

③自分の言葉で伝えられているか

お礼状に書かれている文章がネットや書籍で見た例文をそのまま書き写したものでなく、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えられているかどうかも確認しておきたいポイントです。

この記事で解説してきたようにお礼状に基本的な書き方やマナーはありますが、すべてを同じにしてしまうと自分自身の感謝の気持ちや志望度の高さが伝わりきらないものになってしまいます。

お礼状を送ること自体も重要ですが、一番大切なのは自分自身の気持ちをしっかりと伝えきることです。インターンで感じたことや学んだことをエピソードとして盛り込み、自分自身の言葉で書いたお礼状にしましょう。

送った後にも気を配ろう！ インターンのお礼状がメールの場合の注意点

お礼状をメールで送った際には、企業から返信が来ることもよくあります。企業からの返信にどのように対応するかで印象も変わってくるので、メールを送った後も気を抜かずに、適切な対応ができるようにしておきましょう。

ここからは返信メールにおける2つのポイントを解説するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

返信はできる限り素早く返す

送ったお礼状に対して、企業から返信があった場合は、できる限りすぐに返事を送るように心掛けましょう。夜遅くに来た返信でない限り、遅くとも当日中に返事をするのが一般的なマナーです。1日以上経ってしまうと、企業側は「メールが届いていないのかな」と不安感を抱いてしまいかねません。

もし、企業からの返信に、次の選考につながる内容や検討すべきことがありすぐに回答できない場合は、まずはメールを受け取ったことだけでも伝えると良いでしょう。メールの場合、やりとりは一度だけで終わらない可能性もあるので、企業からの返信の内容を見て柔軟に対応できると良いですね。

やりとりは自分で終わるようにする

企業からの返信があり、何度かやりとりが続いた場合は、できる限り自分の返信で終わるようにしましょう。

目上の人とのやりとりでは目下の人の返信で終わらせるのが一般的なマナーとされています。目上の人の返信で終わらせる形であると、相手に届いているかどうか不安感を与えてしまうことや、返信を放置している印象を持たれかねません。

そのため、たとえば「このたびはありがとうございました」という主旨の返信が企業からあった場合、ここで自分から返信せずに終わらせることは避けたほうが無難です。企業からのお礼に対して「こちらこそ、ありがとうございました」というように必ず自分の返信で終わらせ、締まりの良い形になるようにしましょう。

インターンのお礼状についてよくある質問に回答！

インターンのお礼状の準備を進める中で、疑問や相談したいことも出てきますよね。ここではインターンのお礼状について学生からよくある質問にキャリアアドバイザーが回答していくので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

インターンのお礼状は丁寧さがカギ！ 企業への配慮を忘れず好印象を残そう

インターンのお礼状は、企業に対してインターン後に唯一印象アップを狙える手段です。お礼状の主な目的は感謝の気持ちを伝えることですが、本選考を見すえて自分自身の印象を良い形で残すことも重要になります。特に、メールよりも手紙で送ることで誠実で丁寧な人柄をアピールできますよ。

企業はインターン実施のためにさまざまな準備をしています。インターンにかけた時間や労力に対してお礼を伝えることは社会人としてのマナーでもあるので、お礼状という形で示すことはとても有効だといえます。

お礼状の書き方や基本的なマナーをしっかりと理解し、企業に配慮のあるお礼状を送れるようにしましょう。そして、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることで好印象を獲得し、より良い形で本選考に進んでくださいね。