面接後にお礼状は送るべき？ すぐ使える例文やメールとの比較も解説

正しい知識がないとお礼状はかえってマイナスになることも

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「面接の後ってお礼状は必要ですか？」
「お礼状って何を書いたらいいんですか？」

面接を終えた学生からこのような相談をされることがあります。普段の生活ではお礼状を送る機会が少ないため、どのようにして送るのか、何を書いたらいいのかなど、お礼状について悩む人はたくさんいます。

本来面接をしてもらったことへの感謝を伝えるものですが、書き方やマナーが分かっていないと企業側はかえってマイナスの印象を抱くかもしれません。

この記事では、お礼状の正しい書き方や例文、注意点などを紹介していきます。お礼メールとの比較についても解説するので、面接を終えたばかりの人や今後控えている人はぜひ参考にしてください。

そもそも面接後にお礼状は必要？

お礼状を送ったからと言って、合否に直結する可能性は高くありません。基本的に面接の内容で結果が決まります。そのため、お礼状を送る学生はそれほど多くはないでしょう。

しかし、何人もの学生と面接をおこなう面接官からすると、お礼状が届けばその学生のことが印象に残りますよね。もし面接の時点ではあなたへの印象が薄かったとしても、お礼状を送ることで「丁寧な学生だ」「志望度が高い」という印象を与えることができるかもしれません。

では、お礼状を送ることで具体的にどんなメリットがあるのかを解説していきます。

感謝や熱意を伝えることができる

お礼状の目的は「面接をしてもらったことへの感謝を伝えること」です。当然ですが、お礼状を送ることで面接官に対して丁寧に感謝の気持ちを伝えることができます。

また、お礼状は面接が終わってからわざわざ時間を割いて送るものです。合格したいと思っている企業でないと送ろうとは思いませんよね。

そのため、「あなたの企業で働きたい」「どうしても合格したい」という熱意や志望度を伝えることができます。特に「イマイチ志望度を伝えきれなかったかもしれない」という場合は、お礼状を送ってアピールするのも良いでしょう。

ビジネスマナーや礼儀をアピールできる

お礼状を送る学生というのはそう多くありません。だからこそ、マナーや礼儀正しさをアピールすることができます。

ビジネスの場面では円滑なコミュニケーションが不可欠です。そのため、取引先や社員など誰かにしてもらったことに対してお礼をするというのは当たり前に見えてとても重要なことでもあります。

また、ビジネスマナーを知らないとお礼状を正しく書くことはできません。適切な形式や敬語を使うことで、ビジネスマナーが備わっているというアピールにもなるでしょう。

主体性をアピールできる

お礼状は、エントリーシート（ES）のように企業が指示を出して求めるものではないですよね。だからこそ、お礼状を送ることで主体性をアピールすることができます。

どの企業も、社内で活躍してもらうために主体的に動ける人材を求めています。そのため、自らの意思でお礼状を送るという行動は、「主体性のある人物だ」という高評価につながるかもしれません。

面接後のお礼はメールでも良い？

面接後にお礼をする手段として、最近ではメールで送るいわゆるお礼メールを活用する学生も多くいます。

お礼状とお礼メールとではそれぞれの良い点・悪い点があるため、まずはそこを押さえて、どちらが合っているのかを考えてみましょう。

お礼状のメリット・デメリット

お礼メールと比較したお礼状のメリットは、メールよりも「丁寧さ」が伝わる点です。自分の字で書いて郵送するというのはメールに比べて手間がかかります。だからこそ、感謝の気持ちや志望度が伝わりやすくなりますね。

デメリットは、到着までに時間がかかることです。郵送となると、面接当日に送ったとしても到着するのは次の日以降になりますよね。時間が経つと面接官のあなたへの印象が薄くなってしまいますし、合否がすでに出てしまっている可能性もあります。

お礼メールのメリット・デメリット

お礼メールのメリットは、面接が終わったらすぐに送ることができる点です。また、1日に複数企業の面接があったとしても、コピーやテンプレートなどで簡単に送ることができるという利便性も挙げられます。

デメリットは、面接官によっては丁寧さに欠けると思われる点です。特に年配の面接官だった場合、メールだと簡素なイメージを持つこともあります。お礼状と比べると、メールの場合熱意が伝わりにくいかもしれません。

お礼メールについてはこちらの記事で詳しく解説しています。一次面接後の内容となっていますが、どの段階の面接であっても基本的には変わりません。正しい書き方や例文など、ぜひ参考にしてみてくださいね。

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郵送かメールかを見極める3つの観点

郵送とメールにはそれぞれメリット・デメリットが存在します。だからこそ、どちらで送ればいいのか迷ってしまいますよね。

企業によっても郵送とメールとでは相性があります。どちらで送るべきかを判断する3つの観点を紹介するので、送りたい企業と照らし合わせて考えてみましょう。

①企業の特徴や社風

お礼状とお礼メールどちらが好まれるかは、企業の特徴や社風によっても異なります。

たとえば、礼儀を重んじる企業や紙文化が根付いている企業ではお礼状の方が好まれやすいですいし、反対に効率性を重視するような企業ではメールの方が適していますね。

創業年数や文化などによっても異なるため、まずは企業の特徴や社風から考えてみましょう。社風の調べ方や分析方法はこちらの記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてくださいね。

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②面接官の年齢

お礼状の宛先は基本的には担当の面接官です。そのため、面接官がどう感じるかで考えてみましょう。

手紙とメールどちらを好むかは、年齢によっても異なりますよね。若い社員の場合、手紙よりメールの方が馴染み深いという人も多いでしょう。また、メールで受け取る方が管理がしやすかったりと手紙よりも好まれるかもしれません。

反対に、年齢層が高くなるとメールよりも手紙の方が印象が良くなる傾向にあります。郵送で送るという手間やその人らしさが出る自筆の内容など、手紙の方が熱意が伝わりやすくなるでしょう。

③面接を受ける学生の人数

お礼状は基本的にマイナスの印象とはなりませんが、封を開けて内容を確認する、郵送物を管理するなど、メールよりも受け手側の手間がかかると見ることもできます。

そのため、応募者から多数のお礼状が届いてしまうとかえって迷惑となる可能性もゼロではありません。

企業側の手間を考えて、大手企業や人気企業など応募者が多い場合はメールにするのも良いでしょう。また、同じ企業でも一次面接と最終面接とでは面接を受ける学生の人数が異なります。選考フェーズで考えて判断することもできますね。

お礼状を送る際に気を付けたい7つのポイント

お礼状はただ出せばいいというわけではありません。場合によっては、「マナーがなっていない」「適当に送ったんだろう」とマイナスの印象を持たれる可能性もあります。

企業に良い印象を残すために、まずはお礼状を送る際の注意点を把握しておきましょう。

①手書きで書く

お礼状はWordなどパソコンを使うよりも、手書きで作成することをおすすめします。お礼状の良いところは丁寧さが伝わることなので、パソコンで入力したのではメールと変わりません。

手間をかけた方が志望度や熱意が伝わります。せっかく郵送で送るなら、心をこめて手書きにしましょう。

②縦書きで書く

普段インターネット上で目にする文章やメールは横書きがほとんどですよね。また、手紙を書く際も横書きの場合が多いかと思います。

しかしビジネスの場では、目上の人にお礼状を送る際は縦書きが一般的です。ビジネスマナーとして覚えておきましょう。

③誤字脱字に注意する

お礼を伝えるための手紙なのに、誤字脱字が多かったり担当者の名前が間違っていたりするととかえって失礼ですよね。また、ミスが多いという印象を与えてしまうかもしれません。

お礼状を書いたあとは誤字脱字の確認が必須です。万が一見つかった場合、修正ペンや二重線などで訂正することは避けて、新しく書き直しましょう。

こちらの記事は履歴書を書く場合の内容となっていますが、誤字脱字の予防策などはお礼状にも活用することができるため、ぜひ参考にしてくださいね。

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④自己PRにならないようにする

お礼状を書く際にありがちなのが、面接に受かりたいがために内容が自己PRになっているケースです。

お礼状はあくまでもお礼を伝えることが目的です。長々と自己PRをするとかえって良くない印象になりかねないため、アピールしすぎないよう気を付けましょう。

⑤面接当日に送る

お礼状で大切なのはスピードです。面接から時間が経ってしまうとあなたの印象が薄れてしまいます。また、すでに合否が決まっていては意味がないですよね。

なるべく面接当日に発送するようにしましょう。遅い時間帯の面接であっても、翌日の午前中には出しておきたいところです。

⑥なるべく郵便局で送る

切手の料金を間違えると、当然企業には届かず自分の元へ返ってきてしまいます。そこから送り直しても時間かかってしまいますよね。

料金間違いを防ぐためには郵便局で送ると安心です。曜日や住んでいる場所によって難しい場合もありますが、なるべく郵便局で発送しましょう。

⑦シンプルな便せんや封筒を選ぶ

お礼状は企業へ送るフォーマルな手紙のため、便せんや封筒は白のシンプルなものを選びましょう。よく茶色の封筒を目にしますが、事務用に使われることが多いため白の方が適しています。

また、封筒に書く文字も縦書きの方がフォーマルな印象となります。封筒も手を抜かず丁寧に書きましょう。

正しい封筒の書き方はこちらの記事で詳しく解説しています。お礼状は応募書類ではありませんが、封筒の書き方は同様の部分が多いため参考にしてくださいね。

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例文付きで解説！ お礼状に書く項目

お礼状の注意点が分かったところで、いよいよ具体的に書く内容を解説していきます。普段使わないような言葉もあるかと思いますが、ビジネスマナーとして今後役に立つ内容でもあるので、一つ一つ押さえておきましょう。

①頭語

文章の初めは、頭語の「拝啓」から書き出します。「拝啓」は目上の人に手紙を送る際に使う言葉で、「へりくだって申し上げます」という意味があります。

「前略」は親しい相手に使うものなので注意しましょう。

②時候のあいさつ

時候のあいさつとは、季節に合わせたあいさつのことです。「〇〇の候、貴社ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。」という言い回しで、月ごとに「〇〇の候」の部分が異なります。

以下の表をもとに、送る時期に合わせて表現を変えてくださいね。

③面接をしてもらったことへのお礼

あいさつの後にまず書くべきなのは、面接をしてもらったことへのお礼です。ESでもそうですが、ビジネスでは結論を最初に伝えます。

「ご多忙の中、貴重なお時間を割いていただき誠にありがとうございます。」などと、時間を割いてもらったことへのお礼を書きましょう。

④面接で感じたことや学び

熱意を伝えるにあたって一番大切なのがこの部分です。面接で感じたことや学びについて、自分の言葉で伝えましょう。

この部分がないと、ただの定型文となり企業側にあなたの気持ちが伝わりません。「面接で何を学んだのか」「志望度が上がったのであればなぜか」など、あなたが感じたことを具体的に表現することが大切です。

⑤結びのあいさつ

文章の最後は結びのあいさつで締めます。「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心から祈願いたします。」「取り急ぎ、面接の御礼を申し上げます。」などの表現を使うと良いでしょう。

⑥結語

結語には、「敬具」という言葉を使います。「つつしんで申し上げあげました」という意味で、目上の人に使う結語です。

⑦日付・署名

最後に、手紙を書いた日付と署名を残します。面接をした日ではなく、手紙を書いた日付と覚えておきましょう。署名は、あなたのことがすぐに分かるように、大学名や学部名も入れます。

⑧宛名

メールと異なり、お礼状では最後に宛名を書きます。宛名は名前だけでなく企業名や部署名も書きましょう。

ときどき「人事部様」と書く人がいますが、「様」は個人に送る場合に使います。部署やグループに送る際は「御中」と書きましょう。

お礼状の例文

では、お礼状の例文を紹介します。面接で感じたことや学びの部分は、面接を振り返って自分なりにアレンジして書いてみましょう。

お礼状を書くにあたって生じる4つの疑問

特にお礼状を書くことが初めての人は、いざ書こうとするとさまざまな疑問が生じると思います。就活生から多く寄せられた疑問を4つまとめたので、ここで解決していきましょう。

①面接官の名前が分からないときは？

面接官の名前が分からなければ、個人名を出さずに「面接ご担当者様」と記載しましょう。たとえば「〇〇株式会社 人事部 面接ご担当者様」となります。

口頭で名前を聞いただけだと、聞き間違っていないか不安になることもありますよね。名前を間違えることは失礼にあたるため、自信がない場合もこの書き方だと安心です。

②面接官が複数人だった場合は？

面接官が複数人いるケースもあるかと思います。たとえば1人が主に話していて後の人はメモを取ったり見ているだけであれば、代表と見られる面接官の名前を書きましょう。

代表者以外の面接官については、文章中で「面接をしてくださった○○様にくれぐれもよろしくお伝えください」と一言添えられると良いですね。

特に誰が代表というわけではなければ、こういう場合も「面接ご担当者様」と書きます。宛名に迷ったら「面接ご担当者様」と書くと覚えておくと良いですよ。

③一次～最終面接すべて送るべき？

同じ企業に毎回お礼状を送らないといけないわけではありません。また、応募者の多い一次面接はお礼メールにして、二次面接ではお礼状にするなど、メールと手紙を使い分けるという方法もあります。

ただし、同じ企業に毎回お礼状を送る場合は、文章が同じにならないように気を付けましょう。「定型文を使いまわしている」と思われてしまうとかえって印象が良くないですよね。面接での学びなど、その面接ごとの内容を考えましょう。

④はがきと封書どちらがいい？

はがきと封書で迷う就活生も多いと思いますが、どちらもマナー違反でありません。封書の場合は丁寧な印象を持たれやすくなりますし、はがきの場合は封を開ける必要がないため封書よりも手間がかかりません。

面接を受けた学生の人数が多いと考えれる場合ははがきを使ったり、礼儀や丁寧さを求める企業であれば封書を使ったりと、状況に応じて使い分けましょう。

⑤お礼状も履歴書のように折らない方がいい？

履歴書やESは折らずに大きめの封筒で送る必要があるため、お礼状もなんとなく折ってはいけないと考える学生が時々いますが、お礼状は三つ折りにして問題ありません。

封筒の大きさは長形4号が一般的です。中が透けるようなものは避けたほうが無難ですね。

一番大切なことは心がこもっているかどうか

ここまでお礼状の書き方や注意点などをお伝えしてきましたが、大切なのは「心がこもっているかどうか」です。感謝の気持ちを伝えたいという思いが根底にあれば、仮にちょっとしたミスがあったとしても面接官にとっては嬉しいものでしょう。

もちろん、志望度や礼儀正しさなどをアピールしたいという気持ちは誰しもあるかと思います。しかし、本来のお礼状の目的は「感謝を伝えること」です。この目的を忘れずに気持ちを込めて書いてくださいね。

お礼状を送って最後まで熱意をアピールしよう

お礼状は必ず送らなければいけないものではありません。メールに比べても手間がかかります。だからこそ、あなたの熱意が伝わりやすくなるのです。

面接で頑張ったからこそ、その後もできることをやり切りたいですよね。正しくお礼状を送って、最後まで自分自身をアピールしていきましょう。