インターンの挨拶で好印象を与えるコツ｜シーン別のマナーも紹介

インターンの挨拶で第一印象をアップしよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

無事に選考を終えて、いよいよインターンの当日。どんな業務を体験できるのか、グループディスカッションやプレゼンはうまくできるか不安な人も多いと思いますが、「インターンでは何よりもまず挨拶をしっかりおこないましょう」とアドバイスしています。

とくに1dayインターンは、その日限りの参加となるので、短期・長期インターンのときよりも挨拶の重要性は増します。最初の挨拶で失敗してしまうと、短いインターン期間でイメージを挽回するのはなかなか大変ですよね。

今回はインターンで挨拶が必要な場面ごとに挨拶ポイントや例文を紹介していきます。覚えておくと役立つ短い挨拶のフレーズもお伝えするので、インターン前に一緒に覚えてしまいましょう。

インターンで挨拶が必要な5つの場面と例文

インターンでの挨拶を細かく分類していくと、おおよそ5つの場面に分けられます。それぞれ挨拶の仕方や目的が微妙に異なるので、例文と一緒に確認していきましょう。

これから始まるインターンに備えて、どのような場面で挨拶をするのか、想像しながら読んでみてください。

①インターンの事前挨拶

インターンの選考に通過して参加日までに時間があるときは、メールで簡単に事前挨拶をするケースもあります。会社によっては時間を設けて、インターン前に面談や参加者同士の顔合わせをする場合も。

インターン前の挨拶は絶対に必要なものではありませんが、参加者が複数いる場合や、参加日までに時間が空いているときは、挨拶連絡を入れておくと丁寧な印象を与えられます。

事前挨拶の内容は、インターンに参加させてもらえることへの感謝の気持ちと意気込みなどを添えて、端的に伝えられればOKです。簡単な挨拶のやり取りの中でも、一般常識やビジネスマナーをチェックされていることを念頭に置いておきましょう。

メールの挨拶例文

メールのタイトルは、「インターン受入のお礼」や「サマーインターンシップ採用のお礼」など、挨拶の連絡であることが分かる内容にします。また、タイトルを見ただけで「どこの大学の誰か」が判別できるようにするのが一般的なマナーです。

人事担当のもとには日々多くのメールが届きます。タイトルを見たときに「これは優先度が高いからすぐに確認しよう」と判断しやすいよう、タイトルの付け方にも気遣うのが社会人として大切なのです。

電話の挨拶例文

電話でインターンの挨拶をするときは電話をかける時間帯に注意が必要です。始業時や終業間際、昼食の前後など慌ただしい時間は避けて、午前は10時～11時ごろ、午後は14時～16時ごろにかけるようにしましょう。

ただし、会社によってはリモートワーク中で固定電話にかけてもつながらない場合もあります。電話する前に会社の営業時間、休業日、リモート対応の有無などを調べておくと安心です。

電話はメールよりも気持ちがしっかり伝わるメリットがあります。しかし、電話を受ける側は仕事の手を止めて対応しなければなりません。忙しい相手の場合はメール連絡のほうがありがたい場合もあるので、うまく使い分けると良いでしょう。

もし事前の質問がなければ、挨拶を終えたあとはあまり長く話しすぎず、「お忙しいところありがとうございました。それでは〇月〇日からよろしくお願いいたします、失礼します」と言って切電します。

②インターン初日の自己紹介の挨拶

インターン初日の挨拶では、自己紹介もセットでおこないます。そのため、自己紹介の内容も併せて準備しておくと安心ですよ。

挨拶の際は、笑顔で周りにはっきりと聞こえる声の大きさでおこなうことはもちろん、周囲とのアイコンタクトにも気を配ってみてください。表情や声の大きさ、トーンがばっちりでも、視線が合わなかったり、逆に1点を見つめすぎたりすると印象がやや悪くなります。

挨拶の相手が複数名いる場合は、ゆっくり一人ひとりと軽く目線を合わせるよう見渡しながら話すと、堂々として自信のある人という印象を与えることができますよ。

インターン初日におこなう自己紹介のポイントについては次の記事で確認してみてくださいね。

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③インターン中に職場でおこなう挨拶

インターン中は他の社員とすれ違う機会がありますが、その都度挨拶を忘れないようにしましょう。

また、その企業に訪問してきた社外の人や、オフィスを清掃・管理している業者の人など、さまざまな人と会う可能性があります。社外の人から見ると、学生の皆さんもインターン先の会社の一員とみなされるので、必ず元気よく挨拶をおこなってください。

インターンに関係のある社員への挨拶をするときは、このように基本情報もセットで伝えると丁寧な印象を与えられます。インターンとは直接関係なさそうな社員や、一瞬すれ違っただけの場合、来客中の社外の人の近くを通るときは「お疲れ様です」や「こんにちは」と一言挨拶をするだけでもかまいません。

④インターン最終日の挨拶

インターン最終日は、感謝の気持ちやインターン中に学んだこと、感想を伝えつつ挨拶をします。「終わり良ければすべて良し」と言われるように、最後の挨拶で与えた印象は、その後も長く相手の中に残るものです。

とくに上記ポイントを含んでコンパクトにまとめるとよいでしょう。

全員の前で挨拶をするときの例文

インターンに関わった人が全員集まる場があれば、インターン初日の挨拶と同様に、一人ひとりの目をゆっくり見ることを意識しながら挨拶と感謝、感想などを伝えるといいでしょう。

挨拶の時間は「1人1分くらいで」など指定されるケースもありますが、あまり長すぎると、聞き手が疲れてしまうので注意しましょう。

一人ひとりに挨拶をするとき

インターンが終わったあとは、直接お礼を伝える機会がほぼありません。そのため、時間に余裕があればお世話になった先輩社員一人ひとりの席をまわり、挨拶をすることをおすすめします。

⑤インターン参加後のお礼の挨拶

インターンに参加したあとに改めてお礼の挨拶をおこなうと、より丁寧で礼儀正しい人という印象を与えることができます。インターン参加前の挨拶と同様に電話やメールでの挨拶方法がありますが、相手の時間を奪い過ぎないためにもメールをおすすめしています。

インターン参加後のお礼は基本的には翌日までに、どんなに遅くとも3日以内にするのが一般的なビジネスマナーです。また、インターン直後に内容をまとめないと、どんどんインターンでの記憶が薄れてしまうデメリットもあります。

具体的なメールの書き方や例文は、こちらの記事でご紹介しています。

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インターンの挨拶で押さえておきたいポイント

インターンの挨拶をするとき、必ず押さえておいてほしいポイントを5つ紹介します。

①基本マナー（表情・目線・声）を押さえる

まずは挨拶するときの基本マナーとして、表情・目線・声のポイントを押さえましょう。

表情

笑顔を意識するとき、目尻が適度に下がっているか、口角は上がっているかを確認します。マスクをつけたまま挨拶するときは、目の周りしか表情が見えないので、鏡で確認してみましょう。

目線

挨拶する相手とアイコンタクトを取ります。挨拶する相手が複数名いるときは、一人ひとりと目線を合わせるようにします。ただし、長時間目線を合わせすぎると印象が強すぎる場合があります。

一度アイコンタクトをとったら、適宜、相手の口元やネクタイのあたりに目線をそらすとよいでしょう。

声

部屋全体に聞こえる大きさで、声は普段よりも1オクターブ高く出すように意識をします。声のトーンが低すぎると、やや頼りない・暗い印象になるので注意してください。

②角度に注意してお辞儀をする

挨拶をするときは、お辞儀もセットでおこなうとより丁寧な印象になります。

一般的に、お辞儀には「15度の会釈」「30度の敬礼」「45度の再敬礼」の3種類の角度があります。

インターンの挨拶では30度の敬礼をしましょう。インターン中に社内で一瞬すれ違うだけのときは15度の軽い会釈で問題ありません。そして、インターン最終日にお礼の挨拶をするときは、45度の深いお辞儀をすると、より丁寧な印象になります。

③相手からの声掛けを待たずに自分から挨拶する

挨拶は、相手よりも先に自分からおこなうと積極的な人柄を伝えることができます。

相手から声をかけられるのを待っているよりも、自分から声掛けをすることで、コミュニケーションがとりやすくなります。また、インターン生が複数名参加するときに、誰よりも率先して声を出すことで、他のインターン生よりも自分を印象付ける効果もあります。

④挨拶に一言そえる

挨拶をすることに慣れてきた人は、一言そえて会話のきっかけをつくってみるのもよいでしょう。相手が返しやすい一言をそえられれば、コミュニケーションが上手な人だなと感じてもらえる効果もあります。

天気に関することで「そうですね」と一言返事をしやすい内容です。

簡単な一問一答できる質問です。

大げさなお世辞にならないように、持ち物などへの興味や褒め言葉です。

せっかくインターンに参加するなら、少しでも多く先輩社員と話をして、情報収集をしたいものですよね。挨拶はコミュニケーションのきっかけづくりに最適なので、「挨拶＋一言」をうまく使いこなして、いろんな先輩社員と交流を深めてみましょう。

⑤複数パターンの挨拶を準備する

インターン中はさまざまな場面でいろんな相手に挨拶をするため、複数パターンの挨拶を準備しておきましょう。

インターンに行けばなんとなく挨拶はできると安易に考えても、案外とっさに言葉が出てこないものです。たかが挨拶と思わずに、複数のシーンを想定して事前に練習をしておくと安心です。

また、挨拶は相手と交流を持つきっかけづくりにもなります。そのため、先輩社員と話したいテーマをいくつかピックアップしておいて、相手のタイミングを伺いながら挨拶と同時に投げかけてみるのも良いでしょう。

挨拶を工夫して準備しておくことで、インターン中のコミュニケーションを活性化させて、よりインターンを充実させることができますよ。

交流を持つきっかけになる例文パターン

朝の挨拶も一言工夫すると、会話のきっかけになります。

仕事以外の話を付け加えて、コミュニケーションのきっかけにする例文です。

前回のワークの話を盛り込み、積極的なイメージを付ける例文です。

インターンで会社訪問するときに気を付けたい挨拶マナー

インターンのときに初めて会社に訪問する人もいるかもしれませんよね。会社の受付には、受付担当の人が常駐している場合や、入り口に内線電話が置いてある場合などがあります。それぞれ挨拶方法が異なるので、しっかり覚えてから会社訪問をしましょう。

会社の受付でも見られている意識を持つ

企業の受付担当の人は、派遣会社から派遣された受付スタッフや、インターン先の会社で直接雇用されている人、またはインターン先のオフィスビルに常駐している警備担当の人などさまざまです。

どんな相手でも「見られている」という意識を持って、自分からしっかり挨拶をすることが大切です。

会社訪問に慣れてくると、受付で気を抜いてしまい、身だしなみが整っていない・だらしない状態で挨拶する人がたまにいます。しかし受付担当の人が、実は社内に学生の様子を報告しているというケースはゼロではありません。

受付担当の人に挨拶するときは、「おはようございます」や「こんにちは」に続けて、大学名や名前を名乗り、インターンで来社したことを伝えましょう。

内線電話では名前・大学名などとセットで挨拶をする

入り口に内線電話が置いてあるインターン先での挨拶と、対応方法を確認しましょう。複数の会社が1つの内線電話を使っていたり、タッチパネル式で電話をかけたりする場合があるので、まずは内線電話の周りに記載のある案内をよく確認してください。

事前に指示があったときは、かけ間違えのないようボタンを押し、大学名と名前を名乗ります。もしどこにかけたらいいか、案内から読み取れなかったときは、人事や総務部、総合受付のボタンを押してインターンで訪問した旨を伝えましょう。

受付での挨拶が終わったら、指定された場所で待つなど指示通りに動きます。「お掛けになってお待ちください」と言われたら、言われた通り座って待っていても問題ありません。

受付の周辺は社内外の人が行き来する場所のため、スマホをいじったり、だらけた姿勢で待ったりするのは避けましょう。

職場でよく使われる基本の挨拶フレーズを使いこなそう

職場でよく使う基本の挨拶フレーズを紹介します。アルバイトなどで慣れている人もいるかもしれませんが、繰り返し口に出して練習することで、自然と使えるようになります。

一言の短いフレーズなので、すべて覚えて臨機応変に使えるようにしておきましょう。

短め・長めの2つの挨拶を用意して臨機応変に使い分けよう

インターンの挨拶は、短めと長めのバージョンを用意しておくと使い分けができて便利です。また、その場に応じて話す長さをコントロールする練習をしておくと、社会人になったときに客先や社内でのプレゼンなどでも役立ちますよ。

短めの挨拶と、長めの挨拶それぞれのポイントと例文をご紹介するので、挨拶の内容を作成するときの参考にしてみてください。

短めの挨拶には名前・大学名と意気込みを一言入れる

短めの挨拶は、15秒程度を目安におこなうと良いでしょう。名前と大学や学部名の基本情報に加えて、1～2文でインターンへの意気込みを入れるのがおすすめです。

意気込みではなく、自分の名前の特徴や参加しているサークル・部活動について一言を入れるのもよいでしょう。名前＋αの情報で、端的に自分らしさを伝えてコミュニケーションのきっかけづくりをおこないます。

意気込みの考え方・伝え方はこちらの記事で詳しく解説しています。

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長めの挨拶には自己紹介やアピール要素も付け足す

長めの挨拶の場合は、1分から2分程度におさまる内容を準備しておきましょう。話す時間が長くなる分、自己紹介やアピール要素を付け加えたり、自分の性格や特徴がわかるような内容を盛り込んだりするのが一般的です。

ただし、あくまでも挨拶の場なので、自己PRや関係のない話の割合が多くなりすぎないよう注意してください。

覚えておくと便利な挨拶方法と例文

最近ではオンラインでのインターン開催も増えてきました。最後にオンラインでの挨拶方法や、メールや電話、手紙など方法別の挨拶ポイントと例文をご紹介します。それぞれの挨拶方法を使い分けられるよう、ぜひチェックしてみてください。

メール

メールはSNSやチャットのやり取りとは異なり、独自のビジネスマナーがあります。宛先、件名、宛名、本文、署名の5つの項目を確認し、間違いのないように送りましょう。

電話

インターン先の企業規模や特徴にあわせて、電話でインターンの挨拶をすることも可能です。先にお伝えした通り、電話は見えない相手の手を止めてしまうデメリットがあるため、電話を好ましく思わない人もいます。とはいえ、声のコミュニケーションのほうが自分らしさを伝えられるメリットもあるので、その都度考えて使い分けが必要です。

電話での挨拶をするか判断に迷ったときは、次の項目を参考にしてみてください。

手紙

手紙で挨拶をすると、メールのように後から見返すことができますし、他のインターンよりも目立ちやすいのでメリットです。ただし、インターンでかかわった人が多いときは全員分書けるかどうか考えて判断するようにしてください。人事担当者宛に一通のお礼状を送付する方法もあります。

謹言（きんげん）とは、謹んで申し上げるという意味を持ち、ビジネス文書の冒頭と締めに記載します。冒頭には、季節に合わせて時候の挨拶を入れましょう。

インターンのお礼状についてはこちらの記事でも詳しく解説しています。お礼状の送付前のチェックリストなども紹介していますので、あわせて参考にしてみましょう。

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基本のマナーを押さえて積極的に挨拶しよう

インターンの挨拶を正しくおこなうことで、礼儀正しい好印象を与えられるだけでなく、インターン中のコミュニケーションが円滑にとりやすくなるメリットがあります。

インターンの自己紹介と同じように、挨拶もさまざまなシーンを想定して、複数パターンを使い分けできるよう練習しておくことが大切です。

気持ちの良い挨拶ができる人は、一緒に仕事をしたいと感じてもらいやすいですし、挨拶で与えた良い印象は先々の選考にも影響していきます。たかが挨拶、されど挨拶と受け止めて、ビジネスマナーを押さえた明るい挨拶をおこないましょう。