Web説明会に参加しよう｜活用方法や参加時のマナーを解説

気軽に参加できるWeb説明会はマナーに気をつけよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「Web説明会に参加するときの注意点を知りたいです」
「Web説明会に参加するメリット、デメリットを知りたいです」

といった質問を受けます。コロナ禍によって、対面でおこなわれていた会社説明会がオンラインで開催されることが増えています。気軽に参加できる分、何に注意すればいいか、不安を抱える人も多いでしょう。

この記事では、Web説明会に参加する際のポイントはもちろん、参加することのメリットやデメリット、そしてWeb説明会ならではのマナーをお伝えしていきます。

そもそもWeb説明会とは？

Web説明会とは、オンライン上でおこなわれる会社説明会のことです。対面での説明会と違い、自分のスマートフォンやパソコンがあればどこからでも参加ができます。

内容自体は対面の会社説明会とほとんど同じで、

といった流れが一般的です。このように、Web説明会に参加することで、企業ホームページや書籍では知り得ない、現場のリアルな声や人事による選考のポイントを押さえることができます。

Web説明会はいまや主流？ 多くの企業が取り入れる背景を知ろう

Web説明会はオンライン環境さえ整っていれば、気軽に参加することができる新しい形の会社説明会として注目されています。とはいえ、一昔前までは対面での説明会を補う、サブツールとして使用されていました。

しかし、就職未来研究所のデータによると、マイナビやリクナビなど、対面での会社説明会への21年卒の学生の参加率は20年卒と比べて0.2%と、微増の一方で、Web説明会への参加率は10.7%と大幅に増加しています。

いまや、Web説明会は対面での説明会と並ぶ、主流のツールだと言えます。

Web面接についてはこちらの記事で確認しておきましょう。

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新型コロナの影響で広まった

対面での説明会は、学生を1箇所に集めるため、人が密集した空間を作り出してしまいます。感染リスクを少しでもなくすためにリクナビやマイナビなどの合同説明会は中止や延期になり、企業が単独でおこなう会社説明会も対面での開催を見送りました。

そのかわりに、オンライン上で大人数が参加することができ、一箇所に集まる必要のないWeb説明会が急速に普及していきました。

オミクロン株やデルタ株に加え、新たな変異種により、コロナ禍の収束が見通せない中、今後もWeb説明会が積極的に開催されることは間違いないでしょう。

企業側からすると時間とコストを抑えられる

毎年数千〜数万人がエントリーする企業にとって、会社説明会を対面でおこなうことには相応のコストがかかります。その人数を相手に説明会を開くと、回数を増やすか、来場人数を増やす必要があります。

回数を増やせば、スタッフの拘束時間が増え、来場人数を増やせばキャパシティの大きい会場を抑える必要があり、どちらも大きな金銭コストを伴います。

コロナによって急拡大したWeb説明会ですが、企業にとって時間とコストの圧縮にもなるため、コロナ収束後も会社説明会の主流になる可能性が高いです。

Web説明会の2つの配信方法

Web説明会といっても録画配信型とライブ配信型の2つの配信方法があります。それぞれ特徴があるので、理解したうえで視聴するようにしましょう。

①録画配信型

録画配信型のWeb説明会は、事前に録画したWeb説明会をオンラインで一定期間配信します。ウェブサイト上にアップされ、誰でも自由に視聴できるものや、事前に申し込んだ学生にメールなどでURLが送られてくるものがあります。

録画配信型には「ライブ配信のWeb説明会を録画したものを配信」するパターンと、「あらかじめ録画用に撮ったものを配信」するパターンがあり、どちらも時間・場所に限らず視聴できるため気軽に企業研究を進められますよ。

アーカイブに残るのでいつでも何度でも視聴可能

録画配信型のWeb説明会はいつでも視聴できるので、気軽に見ることができる点が特徴です。さらに、気になった部分を何度でも巻き戻して視聴できるので、資料はもちろん、人事や現場社員の発言をしっかりと確認することができます。

ただし、配信期間が設定されているので、いつまで視聴することができるのか、必ず確認しましょう。一方、デメリットとしては、直接ライブやチャットで質問することができず、詳細まで理解することが難しい点は理解しておきましょう。

➁ライブ配信型

ライブ配信型のWeb説明会は、開始時刻が設定され、リアルタイムで配信されます。同時接続数の関係から、事前申し込みが必要で参加人数に限りがあることが多いです。

ライブ配信のため、気になった部分についてチャットなどで自由に質問することができます。他の学生の質問を通して、ライバルたちはどんなことに注目するのか、どんな発言をするのか、選考の前に事前チェックすることができます。

また、パネリストとして現場社員が参加している場合、社員同士の自然なやり取りを見ることができ、職場の雰囲気を確認することもできますよ。

Web説明会に参加するメリット

対面での説明会は、会場が一箇所に決まっており、学生に交通費や移動時間など負担がかかっていました。そのため、スケジュールの調整や移動が難しい地方の学生は説明会に参加できず、エントリーを諦めることもありました。

一方で、Web説明会はオンラインで開催されるという特徴から、どこからでも気軽に参加できるという大きなメリットがあります。Web説明会を積極的に活用することで、エントリーの幅を広げることができるのです。

ここからは、Web説明会に参加することのメリットについて詳しく見ていきます。

場所を選ばず自宅で参加できる

Web説明会は、自宅や大学のラウンジ、カフェテリアなど、場所を選びません。

オンラインで開催されるため、会場に移動する必要がなく、自分のスマホやパソコン、そして安定した通信環境さえあれば、どこからでも参加することができます。

地方在住の方や体調が優れないなどの事情がある方もWeb説明会を活用することで、企業についての詳しい情報を手に入れることが可能です。さらに、コロナ禍の昨今では、他人との接触リスクのない自宅から参加できるWeb説明会は、感染と体調不良のリスクを防ぐことができ、非常に魅力的です。

時間とコストをかけずに参加できる

Web説明会は、対面での説明会と比べて、時間やコストがかかりません。Web説明会では、対面での説明会でかかっていた移動時間や宿泊費、交通費をかけることなく参加することができます。

Web説明会を活用することで、忙しい学生でも一日で参加できる説明会の数を増やすことができるため、企業研究の幅を広げることが容易になりました。

Web説明会のおかげで、これまで時間やコストがかかることにより志望業界を狭めていた学生が、自分の興味や好奇心を大切にして就活を進めることができるようになったと言えます。

都市部と地方の格差がなくなった

対面での説明会の開催会場は、主に都市部に集中していました。そのため、地方の学生は高額な交通費そして宿泊費をかけて、都市部での説明会に参加する必要があり、時間やコストの問題から、志望業界を狭めざるを得ませんでした。

しかし、Web説明会が普及したことで、上京せずに自宅から参加することができるようになり、都市部と地方の学生の格差がなくなりました。

リラックスしながら参加できる

Web説明会は、落ち着いた環境でリラックスしながら参加することができます。Web説明会では対面の説明会とは違い自宅やカフェなど、どこからでも参加することができ、ソファーに座りながら気楽に視聴することが可能です。

特にカメラがオフの場合は、服装に気をつける必要がありませんし、、他の学生の存在を気にする必要がないため、リラックスして会社説明会に臨むことができますよ。

Web説明会に参加するデメリット

ここまでWeb説明会のメリットを解説しましたが、時間とコストをかけずに、リラックスして参加できる……万能のように見えるWeb説明会ですが、デメリットも存在します。

対面での会社説明会では、周囲の学生を見渡して質問することができるため、質問のハードルが低い特徴がありました。また、説明会の会場がオフィス内であれば、職場の雰囲気を直接確認することができ、実際に働く会社の雰囲気を掴むことができました。しかし、Web説明会はオンラインがゆえに、これらを把握しづらい傾向があります。

ここからは、Web説明会に参加することのデメリットについて詳しく見ていきましょう。

質問をしづらい

Web説明会は定点カメラで配信されることが多く、会場全体の雰囲気を掴むことが難しいです。さらにカメラオフの場合、周囲の学生の雰囲気を見ることが難しく、質問をするハードルが対面の説明会よりも高いのです。

また、対面の説明会よりも定員数が多い分、自分にまで質問の機会が回ってきづらいことがあるうえに、チャットで質問を投げる場合も質問が乱立することで自分の質問が埋もれることもあります。

対面の場合は、説明会中に質問ができなくても、会場に残って人事に追加で質問をすることができましたが、Web説明会の場合は時間が過ぎると強制終了されることが多く、不完全燃焼のまま終えてしまうことがあります。

会社の雰囲気を掴みづらい

会場に向かう必要のないWeb説明会は、会社の中を見ることができず、働く生の現場を知ることができません。説明会で人事が話す内容すべてが正しいとは限りません。特に、職場の雰囲気や環境については直接見聞きすることでしか知り得ないことでしょう。

「ハツラツと社員が働いているのか？」「仕事に追われて暗い雰囲気なのか？」など自分が志望する部署の実際の様子がWeb説明会ではなかなか掴むことはできない点は難しいデメリットと言えるでしょう。

CA）会社の雰囲気を掴むことはエントリーするにあたって重要なポイントになるため、Web面接を活用する場合は事前にOB・OG訪問などの機会を活用して、職場に実際に足を運んでみましょう。

Web説明会のマナー

場所を気にすることなく気軽に参加できるWeb説明会ですが、オンライン開催ということで特有のマナーがあります。ここからはWeb説明会のマナーについて解説していきます。

開始5～10分前までには接続をしておく

Web説明会への参加は少なくとも開始時刻の5〜10分前には済ませておきましょう。時間に余裕を持って接続しておくことで、安心して説明会に臨むことができます。

回線が不安定になったとしても落ちついて対処することができますし、アクセスの記録をしっかりと残すことができます。特に開始時刻の直前はサーバーへの同時接続数の関係で、アクセスができないトラブルが発生しやすいです。

そのため、Web説明会の冒頭の説明を見逃してしまったり、会社によっては「遅刻」として記録されてしまうことがあるため、直前での参加は避けましょうね。

カメラをオンにする場合は服装や背景にも気をつける

カメラをオンにするWeb説明会の場合、対面での説明会と同じように服装に気をつけるのはもちろん、Web説明会特有の事象として背景に気を付けなければなりません。

また、ポスターや洗濯物、本など視聴環境にそぐわないものは事前に片付けておきましょう。白の何もない背景で視聴する事が理想的です。

遅刻・欠席をする場合は必ず会社に連絡をする

Web説明会でも遅刻や欠席は厳禁です。特にWeb説明会はどこからでも参加できるため、遅刻や欠席をしてしまうと志望度や意識の低さを感じてしまい、人事の印象が良くありません。前日までに出席できないことがわかっていれば、オンラインで辞退の手続きを済ませましょう。

どうしても当日、遅刻・欠席になりそうであれば、開始時間の前に必ず電話でその旨を伝えましょう。最初に自分の名前を伝え、その理由を手短に伝えましょう。

面接に遅刻するときのマナーはこちらで解説しています。

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ネット環境はできる限り有線LANを繋いでおく

ネット環境は安定接続が可能な有線LANがおすすめです。Wifiやデザリングなどの無線LANは周辺の環境や同時接続数、無線LANルーターの状態によって回線が不安定になる事が多くあります。

有線LANが使用できない場合、無線LANでネット環境を安定させる工夫をしておきましょう。

発言するとき以外はマイクをオフにする

パソコンにはマイクが内蔵されています。Web説明会で使用されているシステムによっては、マイクのオン・オフをパソコンの設定で切り替える必要があります。Web説明会に参加する前に、マイクのオン・オフの切り替え方を確認し、参加する際にはマイクをオフにした状態でアクセスしましょう。

ミュート機能がついたヘッドセット・マイクを購入しておくと、設定に手こずったり、声が聞こえないなどのリスクを低減する事ができます。

Web説明会に参加する際のポイント

就活をするようになって初めてWeb説明会に参加する学生も多くいると思いますが、Web説明会に参加する際は押さえておきたいポイントがあります。

Web説明会だからといって気を抜くと、どれも抜けがちですのでポイントをしっかりと理解しておきましょう。

身だしなみ

Web説明会はオンラインがゆえに、身だしなみの注意がおろそかになる傾向にあります。しかし、ライブ配信型の場合、最初からカメラをオンにすることがもとめられたり、質問する際はカメラをオンにする必要があったりと、人事や現場社員が学生の顔をみる機会があります。

男性の場合は髪の毛や髭、女性の場合は髪の毛やメイクなど清潔感のある身だしなみを心がけてください。服装については、Web説明会の募集要項を確認して、服装の指定がないかチェックしましょう。

就活で押さえておきたい身だしなみはこちらで解説しています。

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オフィスカジュアルについてはこちらで解説しています。

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動画配信型は服装を気にする必要はない

リアルタイムで説明会がおこなわれているライブ配信型のWeb説明会では、服装を意識しなければなりませんが、動画配信型では服装に気をつける必要はありません。

録画された映像を好きなタイミングで視聴できる説明会ですので、相手から服装を見られる心配はないためリラックスしてWeb説明会に臨みましょう。

準備するもの

パソコンやWebカメラ、マイクの準備、そしてネット環境の整備、スマホを設置するためのスマホスタンドの準備など、対面での説明会では必要のなかった対策が数多く存在します。

ここからは、Web説明会の開催よりももっと前に準備・設定しておくべきものをお伝えしていきます。

パソコン・カメラ・マイク

まず、Web説明会はスマホではなく、パソコンで受けることをおすすめします。理由は、安定した回線を確保でき、外付けのカメラやマイクを使うことができるからです。パソコンはデスクトップでもノートパソコンでも構いません。有線LANのポートがあり、USBポートが2つ以上あるものが望ましいです。

カメラやマイクはWeb説明会において、あなたの声や表情を人事に伝えるためには不可欠です。それぞれパソコンに内蔵のものが備わっていますが、ミュート機能が付いている外付けのWebカメラ、マイクを購入することをおすすめします。

ネット環境

有線LANをパソコンに接続するのが、最も安定した回線環境です。有線LANが自宅にない方でも、無線LANルーターをお持ちの場合、1メートル程度の有線LANを購入し、無線LANルーターに差し込む事で有線LANを使用する事ができます。

しかし、自宅の環境によっては有線LANが使えない人もいるため、その場合は無線LANを使いましょう。ただ、通信速度が十分なものか、速度制限にかからないか、などはあらかじめ確認しておきましょう。

スマホの場合、スマホスタンド

パソコンがどうしても使えない方はスマホで参加することになります。その場合、カメラはインカメで、マイクはマイク付きイヤホンを使用しましょう。

また、スマホを手に持ったまま参加してしまうと、画面がぶれてしまうため、固定するためにスマホスタンドを購入してください。

環境

とどこおりなくスムーズにWeb説明会に参加するためには環境を整えることはとても重要です。Web説明会に参加するにあたって、十分なスペックのパソコンやスマホがなければ動作に支障をきたすこともありますし、ネット回線も安定したものが望ましいでしょう。

せっかくWeb説明会へ参加する準備ができても、肝心の環境が整っていなければ参加中に回線が落ちることも多々あるため、ストレスが溜まってしまいます。

ここからは、学生がWeb説明会で失敗しやすい環境設定についてお伝えしていきますね。

パソコンやスマホのスペックを確認しておく

パソコンやスマホの準備が終わったら、機器のスペックを必ず確認しましょう。メモリの空き容量が8〜16GB空いていること、CPUはCORE i3（Intel製の場合）以上が搭載されていることが、安定してWeb説明会を視聴するのに必要なスペックです。

参加ツールのIDやアイコンを設定しておく

Web説明会の参加ツールのIDやアイコン、ニックネームを設定しておきましょう。特に、Gmailを使用してログインするツールが多く、そのアイコンや名前、メールアドレスがツール上でのアイコン、ニックネームやIDにそのまま使用されることがあります。

プライベート用のアカウントを使用すると、個人情報が筒抜けになってしまうため、事前に就活用アカウントを作成しましょう。その際、アイコンを就活用写真に、名前を自分と特定されるように、メールアドレスは恥ずかしくないものを設定しておくことが良いでしょう。

有線LANで参加することが望ましい

Web説明会で回線が最も安定するのは、有線LANです。しかし、有線LANの機器が準備できていても、設定がうまくいっていなければ、インターネットに接続することはできません。

Web説明会に参加する直前ではなく、事前に有線LANに接続して問題なく使用できることを確認しておきましょう。

Web説明会の活用方法

Web説明会が始まる時期はWebテストやエントリーシートの対策など、何かと忙しい時期です。そのため、Web説明会の数を絞って参加する学生も多いです。

しかし、あることを意識してWeb説明会に参加するだけで、他の学生に先駆けて、就活を楽に進めるコツを掴むことができます。

最後にWeb説明会の活用方法についてお伝えしていきます。

多くの企業の説明会に参加する

場所を選ばずに気軽に参加できるWeb説明会はできるだけ多く参加するようにしましょう。

志望業界をある程度絞る場合は、業界の上位企業だけでなく、中堅企業まで視野を広げて積極的にWeb説明会に参加しましょう。そうすることで、業界内の立ち位置や競争力などを多角的に掴むことができます。

一方で志望業界を絞らない場合は、興味のある企業のWeb説明会に積極的に参加しましょう。業界を横断的に見ることで、実は自分では気づかなかった、隠れた興味や好奇心を見つけることができますよ。

Web説明会に参加することでWebツールの扱いに慣れる

Web説明会に参加すると企業指定のさまざまなWebツールに触れることになるため、おのずとWebツールの扱いに慣れることができます。

Webツールに慣れることのメリットは、Web説明会に参加しやすくなるだけでなく、Webでおこなわれる面接やグループワークなどを経験する際に知識として役に立つことでしょう。

今の時代、デジタルスキルは持っていて当然になってきているので、Web説明会に参加することでITリテラシーを高めておきましょう。

隙間時間に説明会を入れて時間を有効に活用する

就活準備の隙間時間にWeb説明会の予定を入れることで、限られた時間を有効活用することができます。これまでの対面での会社説明会では、どうしても移動時間や一定時間の拘束があることから、非効率な活動を余儀なくされる学生がいました。

しかし、Web説明会を活用することで、どこからでも参加できるようになり、移動にかかっていた時間を省くことができるようになったため、少しある隙間時間にWeb説明会を入れることで、効率的に就活を進められるようなりました。

Web説明会を活用して楽に就活を進めよう！

Web説明会は対面での説明会と同じように、企業の情報を深く知ることができる上に、どこからでも気軽に参加することができます。しっかりと質問や発言をしていくことで、人事に積極性をアピールすることもできる大切な機会です。

今回はWeb説明会の種類やWeb説明会のマナー、参加にあたって注意するべきポイントや就活を優位に進めるためのWeb説明会の活用方法を解説しました。

いつでも、どこでも気軽に参加できるWeb説明会を活用して効率的に就活をすすめましょう。