Web説明会の流れ｜マナー・準備・よくあるトラブルへの対策も解説

Web説明会ならではのマナーや注意点を押さえよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「Web説明会に参加するときのマナーや注意点を知りたいです」
「Web説明会はどのような流れで進むのですか？」

といった質問を受けます。対面で開催していた説明会を、オンラインでおこなう企業が増えています。気軽に参加できる分、何に注意すれば良いのか、そもそもどのような流れで進むのか不安を抱える人も多いでしょう。

この記事ではWeb説明会の種類、説明会の流れ、押さえておくべきマナーを解説します。Web説明会でよくあるトラブルの対処法も紹介するので、理解して就活をうまく進めましょう。

そもそもWeb説明会とは？ 企業が実施する背景も解説

オフラインの説明会に参加する予定がある人は、以下の記事で当日の流れやマナーを押さえておきましょう。

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Web説明会の2つの配信方法

Web説明会には、録画配信型とライブ配信型の2種類があります。それぞれ特徴があるので、理解したうえで視聴するようにしましょう。

①録画配信型

録画配信型のWeb説明会とは、事前に録画された説明会が、一定期間オンライン上で配信されるタイプです。Webサイト上にアップされ、アクセスすれば誰でも自由に視聴できるものから、事前申請や申し込みをした学生に、専用URLがメールなどで送られてくるものもあります。

録画配信型のWeb説明会には、以下の2種類があります。

アーカイブに残るのでいつでも何度でも視聴可能

録画配信型のWeb説明会のメリットは、いつでも気軽に視聴できることです。気になった部分を何度でも巻き戻して視聴できるので、資料はもちろん、人事や現場社員の発言をしっかりと確認できます。

しかし、企業によっては視聴期間が決まっているので、見逃してしまうと情報を得られない点に注意が必要です。直接質問できないので、詳細の理解は難しいケースがあることも押さえておきましょう。

②ライブ配信型

ライブ配信型のWeb説明会とは、開始時刻が設定されていて、リアルタイムで視聴するタイプです。同時接続数に上限がある関係で、事前予約や先着順の参加制限があるケースもあります。

ライブ配信なので、疑問点があればチャットなどで自由に質問できます。ほかの学生の質問内容を聞いて、「どんな視点で企業を見ているのか」「どの事業に関心があるのか」など、視野を広げるきっかけにもなります。

Web説明会での基本的な流れ

ここからは、Web説明会での基本的な流れを解説します。いつどのタイミングでWeb説明会の予定が入っても焦らず参加できるように、流れを把握しておきましょう。

Web説明会では、事前に案内メールを確認したうえで、5〜10分前までには接続を完了させておくのがおすすめです。

はじめてのWeb説明会では使い勝手がわからず戸惑ってしまう可能性があります。説明会を配信するツールによっては、事前にインストールや登録が必要です。

時間に余裕を持って参加すれば、音声や映像が正常に動作するか確認する時間もあるので、安心して説明会に挑めるでしょう。

Web説明会がはじまると、まずは担当者から挨拶や流れの説明があります。聞き逃してしまうと、「説明会の途中で質問をしても良いのか」「参加ルールがあるのか」などを把握できません。

「最後にはQ&Aの時間があります」と伝えられているのに気が付かないと、説明会の途中で質問をしてしまい、「話を聞いていなかったのではないか」という印象を持たれてしまいます。

担当者からの挨拶や流れの説明のあとは、事業や仕事内容の説明がはじまります。現場で働いている社員の1日のスケジュールや、プロジェクトの内容を共有してもらえる場合もあります。

事業や仕事内容の説明からは、企業がどのような人材を求めているかなどの情報を得られるケースが多いです。そこで得た情報を、自己PRや志望動機に組み込むと、さらに熱意の高さをアピールできるでしょう。

「事業内容とは何かわからない」という人は、以下の記事を読んで理解を深めましょう。

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Web説明会の中盤〜後半になると、選考フローの案内があります。選考フローの案内では、エントリーから内々定までのスケジュール、必要な提出書類、面接回数などを説明してもらえます。

企業によっては、選考フローが特殊な場合もあるので、聞き逃さないように注意しましょう。たとえば、ES提出と同時に動画選考を設けていたり、四次面接まで設定していたりする企業があります。

以下の記事では、面接で押さえておきたいポイントやWebテストの練習方法を解説しています。
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Web説明会では質疑応答の時間があります。質問をしたいときは「挙手機能」を使いましょう。挙手機能とは、質問したい意思をアピールできるリアクションボタンのことです。

Web説明会は対面とは異なり、表情や反応が伝わりにくい傾向にあります。そのため、質疑応答では「今、質問したいです」という意思表示ができる挙手機能を使うケースが多くあります。社員の方の話を遮ることなく、スムーズに質問できるので便利ですよ。

「質疑応答でどのような質問をすれば良いのかわからない」という人は、以下の記事がおすすめです。
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Web説明会が終了したら、お礼の気持ちを伝えて退室ボタンを押しましょう。

お礼を伝えずに退出すると「マナーが身に付いていない学生だな」とマイナスな印象につながる可能性があります。説明会には、複数人の企業関係者が参加していることもあるので、誰か一人はあなたの態度を見ているかもしれません。

お礼を伝えるときは、チャット欄に「本日はありがとうございました」と送信してから退室してください。声を出しても良い場合、メッセージではなくできるだけ言葉で伝えると良い印象を持ってもらえますよ。

Web説明会ならではの4つのマナー

ここからは、Web説明会ならではの4つのマナーを解説します。気付かないうちに失礼な学生になってしまわないように、4つのマナーを押さえておきましょう。

集中できる環境で参加するために、通信環境や周辺環境を整えておくのが大切です。オンライン環境では、通信が不安定で説明会の画面が固まったり、周囲が騒がしくて内容が聞き取れなかったりする場合があります。

通信環境と周辺環境は、以下のように整えておくと良いですよ。

パソコンにはマイクが内蔵されています。Web説明会で使用するシステムによっては、マイクのオン・オフをパソコンの設定で切り替える必要があります。

Web説明会の参加前に、マイクのオン・オフの切り替え方を確認し、マイクをオフにした状態でアクセスしましょう。

Web説明会も対面と同じように、身だしなみには気を付けましょう。

オンラインの説明会とはいえ、カメラ越しに顔が映ったり、身だしなみを見られたりする可能性があります。たとえば、ライブ配信型のWeb説明会では、はじめからカメラオンでの参加を求められたり、質問をするときは顔出しが必要になったりします。

対面の説明会と同じように気持ちを引き締めて参加しましょう。

就活での身だしなみの注意点は、以下の記事で解説しています。

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Web説明会の内容には、企業が公開を前提としていない情報が含まれている場合があります。学生に向けた限定的な情報として発信している企業も多いので、無断での録音・録画はマナーに反する可能性があります。

説明会を録画・録音したいときは、以下のような代替策がおすすめです。

Web説明会前に準備しておくべきこと

ここからは、Web説明会の前に準備しておくべき5つのことを紹介します。何も準備をせずにWeb説明会に参加するよりも、有意義な時間になりますよ。

Web説明会がはじまるまでに、使用する機器の充電を済ませておきましょう。

説明会の途中でパソコンやスマホの充電が切れてしまうと、「無断で退室した」と誤解されてしまう可能性があります。説明会の内容を聞き逃してしまうのも嫌ですよね。

充電がなくなってしまうと、スマホやパソコンを再起動するまでに時間がかかり、Web説明会への再参加が遅れてしまうため注意が必要です。

Web説明会がはじまるまでに、使用ツールをインストールしておきましょう。企業によって使用ツールが異なります。ツールのダウンロードができていなくて、設定やログインに時間がかかると遅刻してしまう可能性があります。

ちなみに、ツールのインストール先は、企業が表示する資料などを見やすいパソコンがおすすめです。

以下の記事ではZoomの登録方法を解説しています。説明会で使用する可能性がある人はあわせてチェックしてくださいね。

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使用するツールのID、アイコン、名前の事前登録も忘れずにおこないましょう。

多くのツールでは、設定したアイコンや名前が企業に表示されます。友人とオンライン上で会話する際に設定したアイコンやニックネームのままで説明会に臨むと、「ビジネスマナーが身に付いていない学生」と思われてしまいます。

ツールのID、アイコン、名前を設定するときは、以下のポイントを守ってくださいね。

企業研究のメモや質問をまとめたメモを用意してから、Web説明会に参加しましょう。

メモがあることで、説明会の話を集中して聞けます。質疑応答の時間にも、焦らず要点を抑えて質問できるので「事前対策ができている熱意の高い学生」などと、良い印象を持ってもらえます。

用意するメモは、以下のような選考に活かせるものがおすすめです。

企業研究や業務内容の確認方法は、以下の記事で解説しているので参考にしてください。
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企業の緊急連絡先（電話番号・メールアドレス）も必ず確認しておきましょう。通信トラブルや体調不良で予定通りにWeb説明会に参加できない場合、すぐに連絡するのがマナーです。

ほかにも、企業側のミスでログインURLが間違っていて、Web説明会に参加できないケースもあります。そのようなときに、企業の緊急連絡先を知っていると安心ですよね。場合によっては、すぐに対処してもらえたり、後日アーカイブ動画を共有してもらえたりします。

企業への電話のかけ方は、以下の記事で詳しく解説しているので、いざというときのためにチェックしておきましょう。

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Web説明会でよくあるトラブルと対処法

ここからは、Web説明会でよくある2つのトラブルと対処法を紹介します。音声が聞こえなかったり、途中で途切れてしまったりするトラブルはよくあることなので、対象法を知ってもしものときに備えましょう。

接続環境によっては、Web説明会中に突然音声が聞こえなくなる場合があります。そのようなときは、まず自分の設定や環境を確認してから、解決しない場合は企業へ連絡しましょう。

音声が聞こえなくなったときは、以下の解決策を試してみてください。

企業に電話で連絡を入れるときは、以下のように伝えましょう。

通信トラブルで接続が切れてしまったときは、以下のような対処法を試してみてください。

最後まで接続できなかった場合、Web説明会終了後に、企業へお詫びの連絡を入れましょう。連絡をしないまま放置してしまうと、無断退出だと誤解される可能性があります。

Web説明会を上手く活用して就活を効率良く進めよう！

Web説明会は企業の情報を深く知ることができ、場所を選ばずに気軽に参加できます。

対面と同じようにマナーや身だしなみに気を付けておくことで、良い印象につながります。積極的な発言や質問によって、採用担当者に熱意をアピールすることも可能です。

この記事では、Web説明会の流れやマナー、参加にあたって注意すべきポイントを解説しました。解説した内容を実践してWeb説明会を上手く活用し、就活を効率良く進めましょう。