秘書検定は何級から就職に有利? メリットや履歴書の書き方も解説

この記事のアドバイザー

  • 吉田 実遊

    大学時代はイベントなどを運営する学生団体の代表を務めた。マインドチェンジと工夫で誰でも活躍… 続きを読む

  • 五反田 誉司

    大学卒業後、大手アパレル企業に就職し、販売担当として全国売上1位を獲得。店舗マネジメントも… 続きを読む

  • 持田 伊織

    大学時代、「目の前のお客様に励ましを送る」ことを指針としていたゴスペル部で日々活動。大学卒… 続きを読む

コラムの目次

  1. 選考通過率アップへ秘書検定の活用を検討しよう
  2. 秘書検定とは:社会人のマナーや一般常識が身につく
  3. まずは特徴を知って全体像を把握しよう
  4. 受験者は大学生が多い
  5. 秘書を目指す人とは限らない
  6. 秘書検定のメリット:就活にどう活かせるか
  7. 一次面接の合否を左右する社会人のスキルを磨ける
  8. 企業が重視する人柄の良さを磨ける
  9. どんな試験? 級ごとの試験内容
  10. 理論と実技の2領域にわかれている
  11. 筆記試験と面接の合格基準
  12. 級別の難易度を把握して対策しよう
  13. 準1級と1級は面接がある
  14. 1~2級の取得で印象アップの可能性も
  15. 正しく書こう! 秘書検定の履歴書の書き方
  16. 記入方法と正式名称
  17. 書けるのは3級から
  18. 面接でPR! 合格までの過程や動機の答え方
  19. 問題例:難易度や級ごとの特性を示しつつ問題例も抜粋
  20. 2級:複雑な場面への対処法も求められる
  21. 準1級:人柄の表現力も重要視
  22. 1級:即戦力に期待
  23. 就活にそなえて秘書検定の勉強をはじめよう

選考通過率アップへ秘書検定の活用を検討しよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

「秘書検定は就職に有利になりますか?」
「何級から有利になりますか?」

「少しでも就活を有利に進めたい」という就活生の中には秘書検定の取得を視野に入れる学生が多くいます。

秘書検定は比較的合格率の高い人気の検定で、社会人としての一般常識や実践的なビジネスマナーを学べるので、学生が多く受験しています。社会人として備えておくべき基本を秘書検定を通して学んでおくと、就職に有利なだけでなく、入社後に同期より一歩リードできるかもしれません。

そこでこの記事では、秘書検定の概要やメリットのほか、履歴書への書き方や選考時のアピール方法まで詳しく解説します。

秘書検定とは:社会人のマナーや一般常識が身につく

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就活生

秘書検定って秘書を目指す人が受ける検定ですよね?

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キャリアアドバイザー

受験者の中には秘書を目指す人もいますが、それだけではありませんよ。

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就活生

そうなんですか。就活に役立つんですかね?

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キャリアアドバイザー

活用次第ともいえますね。面接ではマナーや一般常識がなければ通過しませんし、資格そのものが評価されることも。就活への活かし方まで詳しくみていきましょう。

秘書検定とは、公益財団法人実務技能検定協会が運営・実施しているビジネス系の検定です。 年に3回実施されており、1回につき4万人以上が受験する人気の検定試験です。

社会人マナーや感じの良い態度についてなど、幅広い職種で歓迎される知識も含まれるため、就活生を含めて多くの人が受験をしています。 秘書に必要な技能を問う試験ですが、社会人として必要なマナーや一般常識を問われるため、社会人としての基礎力が身に付く検定でもあるのです。

まずは特徴を知って全体像を把握しよう

秘書検定のイメージがつかないという人はまずは特徴を説明しますので、全体像を把握しましょう。

受験者は大学生が多い

秘書検定の受験者の割合

秘書検定は学生の受験者が圧倒的に多く、7割以上を占めています。特に高校生と大学生が多く受けています。

多くの学生が、就活のほか、社会人を迎えるにあたって多くの人が必要なスキルを身に着けることができると考えていることがわかりますね。

秘書を目指す人とは限らない

名前のイメージから秘書検定は、秘書だけが受ける検定だと思われがち。しかし、社会人としての一般常識や実践的なビジネスマナーを学ぶために受験する人が多くいる傾向にあります。社会人として必要な常識を「秘書技能」という名称に集約していると言っていいでしょう。

秘書を目指していないことが理由で受験をためらっている就活生は、「秘書」という名称にこだわらなくてもいいと思います。社会人としてのマナーや知識を学ぶ検定と思って勉強してはどうでしょうか。

キャリアアドバイザーコメント

五反田 誉司プロフィール

自分の目指す仕事から逆算してみよう

どのような業界・職種ならば有利になるのか。実は業界や職種ではなかなか判断できません。秘書検定で学んだマナーや言葉遣い、立ち振る舞いが強く求められる仕事であれば生かせます。しかし、強く求められなければ生かすことはできません。そのため、仕事ごとに考えたほうがいいです。

例えば、人材業界の仕事でも私たちのように学生さんに対してのお仕事であれば必要以上にマナーなどを強く求められることはありませんよね。しかし、相手が経営者の方や弁護士、お医者様などを相手にする人材事業であればマナー面もかなりしっかりしていないと仕事として成立しないこともあります。

このように仕事をする相手がどんな方かによって生かせるか生かせないかが変わってきます。自分の志望している仕事で相手となる方はどんな方が多いのか?を考えて見ることが大切です。

秘書検定のメリット:就活にどう活かせるか

秘書検定が就職に有利といわれている理由は、試験内容に社会人として身に付けておくべき知識や技能が広く含まれているからです。

幅広い人々が学んだことを実践したり、アピールしたりできる検定といえます。具体的にどのように生かせるのかを深掘りしてみましょう。

一次面接の合否を左右する社会人のスキルを磨ける

一次面接は、足きりとも表現されますが、企業が定めた基準をクリアすれば合格としているケースが多いです。優秀な人材を逃さないためにも一次面接の鉄則は「迷ったら通せ」です。

つまり、最低限の評価基準であるビジネスマナーは合否を分ける重要な要素ともいえるのです。ビジネスマナーを学ぶ秘書検定は一次面接に特に効果を発揮するともいえます

「もし一次面接になかなか通らない」「面接が不安」という就活生は秘書検定を受けるのもひとつの対策といえるでしょう。

企業が重視する人柄の良さを磨ける

企業が採用基準で重視する項目

企業が選考で重視するのはどの部分かご存じでしょうか。意外に思われるかもしれませんが、企業が最も重視するのは人柄です。 リクルートキャリアの就職みらい研究所の就職白書2019によると、企業が採用基準で重視する項目で人柄がダントツで一番の多い回答となっています。

こうした人柄の良さを磨くことを目的に一つにしているのが、秘書検定です。秘書検定は試験を通じて人としての「感じのよさ」の表し方を提唱しています。社会人としてさまざまな人と接する上で、相手に「人柄がいい」と思ってもらうための知識や技術が詰まった検定といえます。

特に準1級以上では、「普通を超える感じのよさ」の表現が求められます。秘書検定を勉強することで「人柄のよさ」が磨かれ、面接対策としても有効にはたらくといえるでしょう。

準1級からは即戦力として期待される

準1級からは面接試験があり、より実践的な知識が身に付いているとアピールする材料にもなります。秘書検定についての知識がある人事担当者なら、目を引く可能性が高いといえます。

社会に出てから学ぶことを学生時代に実践的に学んでいると、即戦力として同期より一歩リードしていると評価されます。

難易度の高い検定に挑戦するという意欲も評価されるでしょう。

キャリアアドバイザーコメント

吉田 実遊プロフィール

マナーができる人と評価される期待も

秘書検定が必須の企業、というのはあまりないので秘書検定が圧倒的に有利になると判断することはあまりできません。

しかし、秘書検定は前述にもある通り社会人としてのマナーなどの内容がメインなので「マナーやルールを重んじることができる人柄」だということをアピールすることができます。

一方で、秘書検定をもっているということで印象に対して少しハードルがあがることも懸念されます。「秘書検定を持っている=マナー等がしっかりしている」という印象を抱かれるからです。ただ勉強で資格をとったというだけではなく、振る舞いの面も注意してください。

この期待値に見合うパフォーマンスがだせれば相乗効果でいい印象を与えることができます。言葉遣いや作法などには、より配慮していくと良いでしょう!

どんな試験? 級ごとの試験内容

それでは秘書検定をより具体的に理解するために級ごとの試験内容をそれぞれみていきましょう。 秘書検定の筆記試験の出題形式は、マークシート方式(五肢択一問題)と記述問題の両方があります。

理論と実技の2領域にわかれている

秘書検定の理論と実技

全ての級の筆記試験において、5科目を「理論」と「技能」の2領域に区分して出題されています。「理論」とは、秘書として必要とされる資質や知識レベルの領域です。

「技能」とは人間関係やビジネスマナー、事務処理技能など実践レベルの領域です。具体的には、以下のような知識が問われます。

秘書検定で問われる知識やスキル
  • 秘書に必要とされる資質(理論)
    秘書的な仕事をおこなうについて備えるべき要件、要求されている人柄
  • 職務知識(理論)
    秘書的な仕事の機能
  • 一般知識(理論)
    社会常識、経営に関する知識
  • マナー・接遇(実技)
    人間関係、マナー、話し方、接遇、交際の業務
  • 技能(実技)
    会議、文書の作成、文書の取り扱い、ファイリング、資料管理、スケジュール管理、環境・事務用品の整備

筆記試験と面接の合格基準

筆記試験は、「理論」「技能」のそれぞれ60%以上の正解で合格となります。どちらか一方が高得点でも、どちらかの正解率が60%以下なら不合格となります。それぞれの領域をバランスよく勉強しておく必要があるでしょう。

面接試験においては、準1級は立ち振る舞いなどの審査ポイントの事項が「秘書技能の基本として理解されているかどうか」、1級は「きちんとしているか」「丁寧であるか」「明るく生き生きしているか」の観点で判断されています。

級別の難易度を把握して対策しよう

令和1年(2019年)11月10日実施の第119回秘書検定の合格率は以下の通りです。

秘書検定の合格率

秘書検定は2級までは、独学でも十分合格できるレベルといわれています。3級は社会人マナーの入門編とも言えるレベルで、大学生の就活で受験するには簡単すぎるかもしれません。準1級からも独学で合格は目指せますが、面接対策が必要です。

専門講座などで模擬面接を経験しておくと合格がスムーズでしょう。1級の筆記試験は全て記述となり、合格率は一気に下がっています。

なお、同日に2つの級の試験を受験することができます。併願受験ができる組み合わせは、3級と2級、2級と準1級です。滑り止めのような感覚で、併願受験してみるのもいいでしょう

準1級と1級は面接がある

準1級と1級は2次試験として面接が実施されます。身に付けた社会人知識や技能を使いこなせることを示す場なので、就活の面接対策としても非常に有効といえます。

面接試験では、審査員の指示に従いながら、ロールプレイング方式で進められます。審査対象は、課題に対する回答内容だけではありません。以下のような審査ポイントを元に総合的に判断されます。

秘書検定の各級で重視されるポイント
  • 準1級
    体勢(体の構え)、動作、話し方、言葉遣い、明るさ、身なりなど
  • 1級
    態度、振る舞い、話し方の調子、言葉遣い、物腰、しぐさ、身なりなど

1~2級の取得で印象アップの可能性も

秘書検定を検討している就活生からは、何級から就職に有利になりますかと聞かれることが多々あります。

秘書検定を受けていた学生さんは3級までであれば履修科目のカリキュラムの中で受験している方が多かったです。そのため、2級~1級に合格しておくと面接官の中でも、自発的に取り組んでいる証拠として認められることはあると思います。

正しく書こう! 秘書検定の履歴書の書き方

履歴書の免許・資格欄は、就活で重要なアピールの場です。せっかく頑張って勉強をして検定に合格しても、履歴書の書き方を間違えてしまうのはもったいないですよね。履歴書への正しい書き方や気をつけておくべき点を解説しますので、注意して記載しましょう。

記入方法と正式名称

履歴書の免許・資格欄には、「文部科学省後援 秘書技能検定試験○級合格」と書きましょう。正式名称で書くことが望ましいですが、「秘書技能検定試験○級合格」だけでも問題ありません。

秘書検定は国家資格や免許ではなく検定なので「合格」と記載します。「取得」ではないので注意をしてください。「取得」は自動車免許など免許証が交付されるものに使用します。

書けるのは3級から

履歴書には3級から書いても問題はありません。ただし、3級は高校生が受験するレベルなので、大卒の就活においては人事担当者の目を引かない可能性があります。大卒の就活に活かしたいのなら、2級以上にチャレンジすることをおすすめします

そのほかの資格も書き方や持っていない場合の書き方は以下の記事で紹介しています。

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面接でPR! 合格までの過程や動機の答え方

ここからは、秘書検定に合格するまでの過程や動機を面接で聞かれた場合の答え方について解説します。ポイントは、検定そのものをアピールするのではなく、検定合格を通じて感じたこと、得たことを伝えることです。

まず秘書検定合格を自己PRとして自らアピールするなら準1級以上をおすすめしています。先述のとおり、2級までは大学生が多く受験しており、難易度もそれほど高くありません。3級、2級の合格は聞かれたら答える程度にとどめておきましょう。

例文 :合格までの過程を伝える

はじめは「就職に有利なら取っておいて損はない」という気持ちで秘書検定2級の勉強を始めました。しかし、途中から準1級も挑戦したい気持ちになりました。

理由は、ビジネスシーンでの臨機応変な対応力や、人間関係を円滑にしながらのコミュニケーションの難しさを勉強していくなかで実感したためです。机上の勉強だけでなく、面接試験という実践の場で自分を試したい気持ちが高まりました。

私はやると決めたら、とことんやるタイプなので、専門講座を1カ月間受講しました。独学でのチャレンジも検討しましたが、第三者の客観的な意見やプロの指導を受けたほうが身になると思いました。講座は週に1回6時間あり、それ以外に毎日1時間、土日は2時間の時間を確保して勉強をしました。

みっちり学んだ充実感があり、試験当日は気持ちに余裕をもって受験ができました。合格できたときは本当にうれしかったです。社会人としての基盤ができたという自信が付いたと感じています。

キャリアアドバイザーコメント

持田 伊織プロフィール

経験をどう生かすかも付け加えよう

明確な目標に向けて、具体的な行動を記載出来ている点が良いですね。特に、客観的な視点を取り入れ、週に1回6時間、自らの勉強を毎日最低1時間設けていたと数で示せているのは高評価になります。入社後の活躍のイメージが解像度が高ければ高いほど好感を得られるので、例文のようにどれくらい頑張ったかを具体的に示していきましょう。

さらに改善できる点としては、この経験から、「社会人としてどのように頑張っていけるか」という意気込みがあるとなお良くなります。例文では、「自信がついたと感じています」とありますが、その自信をふまえてどう活躍できるのでしょうか?せっかく目標達成に向けて頑張ってきたのであれば、その経験をどう活かすかを考えましょう!例えば、例文のあとに、以下のような文章をつけると尚意欲が伝わります。

「この経験を活かして、入社後も目標に対してコツコツ努力し、目標達成に向けてやりきります」

例文 :受験の動機を伝える

私は、お客様に信頼感をもってもらえるマナーや立ち振る舞いを学びたいと思い、秘書検定2級を受験しました。きっかけは、大学のキャリアセンターで「秘書検定」を勧められたことです。

私は車が大好きだったので、車のショールームに就職することを目標に就職活動をおこなっていました。秘書検定について調べた際、秘書としての立ち振る舞いを学ぶことは、お客さんと接するショールームでの仕事に役に立つと確信しました。

車という非常に大きな買い物をする場では、お客様に安心感と信頼感を持ってもらうことが重要です。秘書検定を通じて、マナーや身だしなみ、心地良いと思ってもらえる立ち振る舞いを身につけることができました。入社後は、心のこもった接客で御社に貢献したいと思っております。

キャリアアドバイザーコメント

五反田 誉司プロフィール

営業要素を入れるとより具体性が増す

動機が明確に書かれている点に好感を持てますね。また、資格を取ることが目的ではなく、資格取得によって得られるスキルを身に着けることを目的としている点も良いです。自分の志望している職種の中で具体的にスキルをどう活かすことができるのか?も考えられている点に関しては、職種理解が進んでいる評価をもらえます。

改善するとよくなる点としては、志望しているのがいわゆるカーディーラーの仕事だと思うので、その場合はお客様への丁寧な対応も必要ですが、高額な商材を売ることに対しての”営業要素”も必要です。上記の文からはその”営業要素”が足りません。具体的な改善としては、最後の一文を「入社後は、質の高い接客をすることで高い成約率を獲得できる営業マンとして活躍します」とすることで、「営業職を志望していることをしっかりと意識している」ことを伝えましょう。それだけでも採用担当者のイメージを変えることはできます。

資格のアピール方法を以下の記事で詳細に説明しています。

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問題例:難易度や級ごとの特性を示しつつ問題例も抜粋

ここまで読み進めて、「ぜひ秘書検定を受験したい」と考えた人もいるのではないでしょうか。そんな人のためにイメージをつかんでもらうために、問題例を抜粋してご紹介しますので、ぜひ試しに解いてみてください。

さらっと読むだけでは分かりにくい問題もあるので、状況をイメージしながらしっかりと読みましょう。大学生の受験者が多い2級から具体的に説明します。

2級:複雑な場面への対処法も求められる

2級は就職を意識した大学生の受験が多いです。3級よりも複雑な場面設定や効率性なども問われます。

2級問題例 会議の案内状の時間が違っていたら(職務知識)
  • 秘書A子は上司の指示で、社外から関係者を招いておこなう会議の案内状を作成し郵送した。ところがあらためて文面を見ると、会議の終了時間が1時間遅く書かれていた。このような場合A子は上司に報告してわびた後、関係者に対してどのようにするのがよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
選択
  • ①はがきで,終了時間が違っていたことをわびて知らせる。
  • ②大人数ではないので,電話で終了時間を訂正してわびる。
  • ③ 終了時間を訂正した文書を作り、わび状と一緒に再度郵送する。
  • ④ 開始時間は間違っていないので、当日会議前に知らせてわびる。
  • ⑤ 終了時間を訂正した文書を作り、送信状にわびの言葉を添えてファックスで送る。
回答

  • 出席者は案内された時間で予定を立てている。1時間早く終わることが分かれば他の予定を入れることもできる。従って、当日知らせるなどは不適当ということである。

参照:文部科学省後援ビジネス検定 秘書検定|2級の問題に挑戦

準1級:人柄の表現力も重要視

上司からの相談や後輩へのアドバイスなど的確な判断力や対応力、人柄の表現力が問われます。

準1級問題例 上司の不在理由を言わないケース(必要とされる資質)
  • 次は、部長秘書A子が上司不在中の電話に、不在理由をありのまま言わずに対応した例である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。
選択
  • ①友人と近くのカフェにいると言われていたとき、本部長からの電話に「ちょっと外に出るとおっしゃっていました」
  • ② 商談でY社に行くが今日は戻らないと言われていたとき、他部署の人からの電話に「外出されていて直帰の予定ですが」
  • ③ 風邪をひいたと言って夕方早めに退社したとき、他部署の部長からの電話に「急用ができたとおっしゃって先ほどお帰りになりました」
  • ④ 急に常務に呼び出され席を外してしまったとき、時間通りに来た予約客に「前の用談が長引いております。少々お待ち願えませんでしょうか」
  • ⑤ 立ち寄るところがあると言って早めに退社したとき、上司の家人からの電話に「外出されていますが詳しいことはおっしゃっていませんでした」
回答
  • 3
    不在理由をありのまま言わないのは、言う必要がないとか、言うと差し支えがある場合である。風邪をひいて早めに退社するなどは誰にでもあることなので、特別隠すようなことではない。それを、急用ができたと全く違う理由を言うなどは不適当ということである。

参照:文部科学省後援ビジネス検定 秘書検定|準1級の問題に挑戦

1級:即戦力に期待

上級の秘書能力が求められます。現役秘書の方や、スキル向上を目指す社会人の方も受験しているようです。筆記試験は全て記述式なので難易度が高くなります。

1級問題例 あいさつ状に適切な言葉(技能)
  • 次は社長交代のあいさつ状の一部である。( )内に入る適切な用語,文を下の解答欄に答えなさい。
  • (a)初夏のみぎり、ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
     さて、(b)、このたび株式会社ABC商事代表取締役社長を退任いたしました。社長在任中は多年にわたりひとかたならぬ(c)、誠にありがたく厚く御礼申し上げます。今後は,相談役として社業の一端を(d)、何とぞ引き続きご支援くださいますようお願い申し上げます。
     なお、後任の代表取締役社長には,田中一郎が就任いたしました。(e)、ご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
     まずは、略儀ながら書中をもって御礼(f)申し上げます。  敬白
回答
  • a 謹啓
    b 私儀・私こと
    c ご厚情を賜り
    d 担う所存でございますので
    e 私同様
    f かたがたごあいさつ

参照:文部科学省後援ビジネス検定 秘書検定|1級の問題に挑戦

就活にそなえて秘書検定の勉強をはじめよう

秘書検定の勉強は、社会人マナーが身に付いているというアピールだけでなく、面接対策としても非常に有効です。

勉強していくなかで社会人としてのイメージが湧き、就活へのモチベーションアップも期待できます。就職にそなえて秘書検定の勉強を始めてみてはいかがでしょうか。

記事の監修責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

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