面接希望日を伝えるベストな方法|メール・電話両方のポイントを解説

この記事のアドバイザー

目次

  1. 面接の希望日は早めに伝えるのが肝心
  2. 面接の打診メールが届いたらやるべき2つのこと
  3. ①中身とスケジュールを丁寧に確認する
  4. ➁メールは24時間以内に返信する
  5. 希望日を伝えるメールの書き方例
  6. 例①複数候補日から選べる場合
  7. 例②指定された日にちに参加できる場合
  8. 例③指定された日にちに参加できない場合
  9. 例④自分から日程を提示する場合
  10. 希望日の返信メールに関する疑問
  11. メールの書き方が合否に関係する?
  12. もし決定した面接日を調整し直したい場合はどうしたらいい?
  13. 企業から返信がこなかったらどうする?
  14. 企業へメールをする際の注意点
  15. 件名は変えずにそのまま送る
  16. 宛名は会社名から始める
  17. 本文はそのまま残す
  18. 面接の連絡が電話で来たときの対応例
  19. 電話を受けるときの基本の会話例
  20. 自分からかけるときの会話例
  21. 折り返し電話をするときの会話例
  22. マナーを守ったメールで日程を決め、気持ちよく面接に挑もう

面接の希望日は早めに伝えるのが肝心

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。面接の日程調整にはメールがよく使われますが、ビジネスメールのマナーに慣れていないと返信するのに緊張してしまいます。

「日程が合わないときは正直に伝えていいの?」
「メールの書き方が悪いと不採用になるのでは?」

などと不安になるかもしれません。

この記事では面接日の希望日を伝える際のメールの書き方を、注意点や文例とともに紹介します。希望日は早めに伝える必要がありますが、連絡をもらってから何日後までが理想的かという点や、電話でやり取りする際のポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてください。

【完全無料】
就活生におすすめ!
面接前に活用してほしい資料ランキング

面接本番まで時間がない人は今すぐ活用しよう!

1位:面接力診断
39点以下は要注意!面接を受ける前にあなたの面接力を診断しましょう

2位:逆質問例100選
面接官に志望志望度が高いと思われる逆質問例を厳選しています

3位:面接回答集
面接でよく聞かれる質問と答え方を60通りプレゼント!面接対策が簡単にできます

4位:採用基準丸わかりシート
面接官が実際に使う評価シートをもとに、受かりやすい面接のポイントがわかります

5位:最終面接マニュアル
通常の面接対策だけでは不十分な最終面接に特化した準備のやり方がわかります

【本選考を控えている就活生必見!】
選考通過率を上げたいなら以下のツールを活用しよう!

WEBテスト対策問題集
SPI、玉手箱、TG-Webなどの頻出問題をこれ1つで効率的に対策できます

Chat GPT 自己PR作成ツール
自己PRが思いつかない人は、ChatGPTを活用して自己PRを完成させよう

面接の打診メールが届いたらやるべき2つのこと

企業への返信メールで最初に注意すること

書類選考を通ると面接のお知らせが届きます。電話や書面の場合もありますが、メールで届くことが多いようです。その場合、返信ももちろんメールですることになりますが、回答を書く前にまずは2点、気にかけなくてはいけないことがあります。

メールの段階で就活に失敗しないように、ここでしっかりと確認しておきましょう。

①中身とスケジュールを丁寧に確認する

面接日の連絡以外でも、企業から届いたメールはしっかりと中身を見るようにしましょう

タイトルと最初の数行だけを見て、すべてを把握したつもりになるのは要注意です。本文の最後の行に「〇日までに返信してください」「今後は〇〇に引き継ぎますので、返信も〇〇宛でお願いします」など、重要な情報が書かれていることもあります。

もちろん、面接日を知らせるメールの場合には、日時についてしっかりと確認しましょう。

ほかの就活スケジュールとぶつかっていないか

メールに書かれている日付をチェックしたら、すぐにほかの就活スケジュールとかぶっていないか確認するのも肝心です。

気づかずに複数の企業と約束をしてしまうと、後になって調整が難しくなってしまいます。

学業の予定も考慮しなければならないため、就活期間中のスケジュール管理は重要です。オンライン上のスケジュール管理ツールや、専用の手帳を活用してみてください。

ただし、電話をしながらの場合、オンライン上のツールはすぐには見られないかもしれません。その点、手書きの手帳であればすぐにスケジュールが確認できるうえ、電話しながらメモがとれるのでおすすめです。

一方、メールで企業側とやり取りするときには、コピペもできることからオンライン上のツールが便利です。

複数の候補日から選べるのか

面接の希望日時を複数の候補日から選べる場合があります。2~4日程度の候補日が書かれているので、その中から選ぶようにします。

時間の指定がない場合は、終日と書かれていることがあります。終日とは1日中を指しますが、いつでもよいというわけではなく、ビジネスシーンではお店の営業時間や、オフィスワークの始業時間から終業時間までを指します。

日時を選べる場合と選べない場合では返信の文章が変わってくるのでよく確認してください。選択できるようになっているのに、日時の指定をしないまま返信すると、受け取ったほうは、いつに面接日を設定していいかがわからずに困ってしまいます。

メールは落ち着いて最後まで読むことを忘れないようにしましょう。

➁メールは24時間以内に返信する

メールの返信はなるべく早めがよく、できれば24時間以内に送るようにしましょう。採用担当者も多くの就活生と社内の調整をしなくてはならず、返事がこないと困ってしまいます。再度メールを送るなどの手間をかけるかもしれません。できるだけ早く返信することはもっとも大切なマナーの一つです。

スケジュールが調整中ですぐに返事ができない場合には、いつまでに返事を待ってほしいと連絡を入れるようにしてください。

ただし、返信は気付いてすぐに送るのがよいといっても、相手企業の就業時間外は避けなければなりません。就業時間がわからない場合にはだいたい20時頃までに返信し、それを過ぎる場合には翌日にしましょう。

39点以下は要注意!
面接本番前に面接力を診断してください

内定獲得のためには、面接での印象が大きなポイントとなります。あなたは自分の面接に自信持っていますか?

少しでも不安に感じる人はたった3分で面接力を把握できる「面接力診断」を活用しましょう。簡単な質問に答えるだけで"あなたの強み"と"改善点"が明確になります。

もし39点以下を取ってしまった人は内定獲得が厳しいラインです。今すぐ診断で面接力をアップし、効率よく企業からの内定を手に入れましょう。

               

あなたは何点取れる?面接力診断!

               

面接本番を迎える前に、自分の面接力を診断してみよう

               

今すぐ面接力を診断してみる【無料】

           
39点以下はアウト!面接力診断

希望日を伝えるメールの書き方例

希望日を伝える際の書き方例をご紹介します。メールの内容はシチュエーションによって異なってくるので注意が必要です。

  • 例①複数候補日から選べる場合
  • 例②指定された日にちに参加できる場合
  • 例③指定された日にちに参加できない場合
  • 例④自分から日程を提示する場合

代表的な4つのパターンを見ていきましょう。

例①複数候補日から選べる場合

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

複数候補日から選べる場合、シンプルに日時を指定して大丈夫です。

ただし、複数日への対応が可能な場合、第二希望や第三希望まで挙げておいたほうが、採用担当者もほかの就活生との予定の調整がしやすくなります。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接の日程調整につきまして/○○大学 港 太郎

株式会社キャリアパーク
人事部 採用担当 石井様

お世話になっております。
〇〇大学の鈴木と申します。

この度は面接日時のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、以下の日時を希望いたします。

第一希望 〇月〇日(月)10時~
第二希望 〇月△日(火)11時~

ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------
〇〇大学●●学部〇〇学科
鈴木一子
電話番号 090-0000-0000
メール aaaaaa@aaaaaa.ne.jp
---------------

例②指定された日にちに参加できる場合

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

お礼とともに、参加するという意思を伝えてください。

約束の日時に間違いがないよう、あらためて書き込むのをおすすめします。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接の日程調整につきまして/○○大学 港 太郎

株式会社キャリアパーク
人事部 採用担当 石井様

お世話になっております。
〇〇大学の鈴木と申します。

この度は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた〇月〇日(月)10時に、お伺いいたします。

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------
〇〇大学●●学部〇〇学科
鈴木一子
電話番号 090-0000-0000
メール aaaaaa@aaaaaa.ne.jp
---------------

例③指定された日にちに参加できない場合

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

指定された日にちに参加できない場合、自分の方からも候補日を送ってみてください。

そのほうが採用担当者も調整がしやすくなります。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接の日程調整につきまして/○○大学 港 太郎

株式会社キャリアパーク
人事部 採用担当 石井様

お世話になっております。
〇〇大学の鈴木と申します。

この度は面接日時のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ではありますが、ご指定いただいた日時はあいにく予定がありお伺いできません。
誠に勝手なお願いではありますが、可能であれば、以下の日程で再度ご調整いただけますと幸いです。

第一希望 〇月〇日(月)終日
第二希望 〇月△日(火)終日

こちらの都合で何度もお手間をかけ申し訳ありません。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------
〇〇大学●●学部〇〇学科
鈴木一子
電話番号 090-0000-0000
メール aaaaaa@aaaaaa.ne.jp
---------------

例④自分から日程を提示する場合

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

面接日を自分から提示しなければいけないときには、希望日を1日だけに絞るのではなく、複数候補日を挙げるのがポイントです。

1日だけしか希望日を出さない場合、採用担当者と予定が合わなければ、何度も同じようなやり取りを繰り返すことになります。

その点、複数の候補日があれば採用担当者も調整がしやすくなります。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接の日程調整につきまして/○○大学 港 太郎

株式会社キャリアパーク
人事部 採用担当 石井様

お世話になっております。
〇〇大学の鈴木と申します。

この度は書類選考通過と面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
以下に面接の希望日程をお送りさせていただきます。

第一希望 〇月〇日(月)
第二希望 〇月△日(火)
第三希望 〇月□日(水)〇時~△時の間で調整可能

上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------
〇〇大学●●学部〇〇学科
鈴木一子
電話番号 090-0000-0000
メール  aaaaaa@aaaaaa.ne.jp
---------------

キャリアアドバイザーコメント

吉田 実遊

キャリアアドバイザーコメント吉田 実遊プロフィールをみる

初めてのメールでは「初めてメールをお送りいたします」を使おう

ここまでに紹介した例文では「お世話になっております」を使っていますが、初めて連絡をするときにも同じ表現で良いか疑問を持つ就活生もいるのではないでしょうか。

たしかに初めてのメールで「お世話になっております」を使うと、すでに企業とやりとりをしているイメージがありますよね。初めて連絡をする際は、その旨が伝わるように「初めてメールをお送りいたします」と冒頭に記載すると担当者も認識しやすくなります。

しかし、説明会やインターンシップで接触があり、メールは初めて送るという場合は「お世話になっております」というフレーズも使うことができます。状況に合わせて判断してくださいね。

2回目以降も「お世話になっております」を毎回使おう

また、メールの書き出しに関して2回目以降も毎回同じ「お世話になっております」が必要かどうか気になる就活生もいると思います。違和感を感じるかもしれませんが、毎回同じ書き出しの「お世話になっております」を記載することがおすすめです。

企業の担当者としては、多くの学生とやりとりしているため、しつこく感じることはありません。また、社会人で社外とやりとりするときにも、毎回「お世話になっております」を記載しています。そのため、2回目以降も同じ書き出しでメール送付しましょう。

面接の時間帯を指定するときのポイントを知りたい学生はこちらを参考にしてください!

関連記事

面接に有利な時間帯は朝一とお昼直後|その理由と時間の変更方法

面接の時間帯は企業側の事情を押さえると有利に進めることができますよ! この記事では面接に有利・不利な時間帯、日時変更時のポイント、緊急時の対処法などをキャリアアドバイザーが解説します。 動画も参考に、自分にとって最適な時間帯を選ぶことを目指しましょう。

記事を読む

面接に有利な時間帯は朝一とお昼直後|その理由と時間の変更方法

あなたの面接力は何ランク?
本選考前に面接力を確認/診断してください

面接力診断 面接力診断

やみくもに面接を受ける前に、自分の面接力を知っておくことが大切です。

そこで無料の「面接力診断」を活用しましょう。面接力診断を使えば、簡単な質問に答えるだけあなたの面接力と弱点がわかります

今すぐ活用して、志望企業の面接を突破しましょう。

もし39点以下を取ってしまったら早期の改善が必要です。今すぐ診断で面接力をアップし、効率よく企業からの内定を手に入れましょう。

希望日の返信メールに関する疑問

希望日の返信メールについて、いろいろと疑問があると思います。

  • メールの書き方が合否に関係する?
  • もし決定した面接日を調整し直したい場合はどうしたらいい?
  • 企業から返信がこなかったらどうする?

ここからは、以上のような、就活を進めていくうえで多くの人が感じる疑問について解説します。不安なく就活を進めていくためにも、ここでしっかりと確認しておきましょう。

メールの書き方が合否に関係する?

メールの書き方が誤っていた場合、落ちる可能性はあるかどうかは、特に気になるところではないでしょうか。

企業とのメールはビジネスマナーに基づいてやりとりするのが一般的です。メールの書き方や送り方に問題がある場合には、マイナス評価になる可能性は十分にあります。場合によっては不採用になることもあります。

返信が遅すぎる場合や、ビジネス用の言葉遣いができていない、「よろしくお願いします」などの締めの言葉が足りていないなどはマイナス評価の対象となります。

宛先を間違えてしまったり、内容が理解しづらいメールをしてしまったりすると、採用を見送られてしまうかもしれないため、しっかりとチェックをしてから送るようにしましょう。

もし決定した面接日を調整し直したい場合はどうしたらいい?

約束した予定を変えたくなっても、一度約束をした以上、面接を優先させるべきですが、どうしても都合が悪くなるときはあります。変更しなければならないと気づいたときには、できるだけ速やかに再調整のお願いをするようにしてください

どうしようかと悩んで状況を引っ張りすぎて面接日ぎりぎりになっては、採用担当者も再調整が難しくなります。

何度も予定を変えるようであれば印象は悪くなりますが、一度程度であれば問題はないので、すみやかに連絡を入れるようにしましょう。

決まった日にちを変更してもらいたいときの文例

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

再調整をお願いしたいときはおわびの言葉とともに、再度、希望日を複数提示するようにしましょう。

変更可能という返信が来た場合には必ず、お礼のメールを返してください。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接の日程調整につきまして/○○大学 港 太郎

株式会社キャリアパーク
人事部 採用担当 石井様

お世話になっております。鈴木一子と申します。

〇月〇日(月)14時から、面接のお時間をいただいておりましたが、家庭の事情によりお伺いすることが難しくなりました。
できれば、再調整いただきたいのですが、ご検討いただけますでしょうか。

以下の日時を希望しております。

第一希望 〇月〇日(火)10時以降、調整可能
第二希望 〇月△日(水)終日、調整可能
第三希望 〇月□日(木)13時以降、調整可能

上記の日程でご調整頂けますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------
〇〇大学●●学部〇〇学科
鈴木一子
電話番号 090-0000-0000
メール aaaaaa@aaaaaa.ne.jp
---------------

面接を辞退したい場合の文例

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

辞退の理由をとくに伝えないという場合は「一身上の都合」、企業と自分がマッチしないことに気づいたなら「貴社の業務と自分の能力を改めて考慮したところ、貴社に貢献することが難しいと感じました」などと説明してください。

ほかにも「家庭の都合により」「体調不良により」などと事情に合わせて書くようにしましょう。

深い内容は書く必要はありません。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接の日程調整につきまして/○○大学 港 太郎

株式会社キャリアパーク
人事部 採用担当 石井様

お世話になっております。
〇月×日11時から面接の時間を頂戴しておりました〇〇大学鈴木一子と申します。

大変申し訳ないのですが、一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、身勝手なお願いで誠に恐縮ではありますが、
何卒、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

本来なら直接お会いしておわびするところ、メールでのご連絡になったことを重ねておわび申し上げます。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
---------------
〇〇大学●●学部〇〇学科
鈴木一子
電話番号 090-0000-0000
メール aaaaaa@aaaaaa.ne.jp
---------------

企業から返信がこなかったらどうする?

日程希望のメールを送ったものの、企業から返信がこない場合があります。「希望日に面接に行っていいのか」「本当に面接がおこなわれるのか」「自分が送った返信メールに不備があったのではないか」などと不安に思ってしまいますよね。

メールが届かないと思ったら念のため、自分のメールソフトを確認してください。迷惑フォルダに振り分けられたり、パソコンからのメールを受信許可していなかったりする場合があります。

確認しても問題が見当たらず、1週間後程度でも音沙汰がなければ、確認のメールを送ってください。もしかしたら採用担当者が忙しくて、返信メールを送り忘れているかもしれません。または、自分のメールが他のメールに紛れてしまい、採用担当者が見損ねている可能性もあります。

行き違いで混乱することがないように、確認は必要です。

返信がこない場合の問合せメール文例

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

確認する際には、採用担当者がメールを受け取った日を確認しやすいように、自分がいつ送ったかを書くのをおすすめします。

新規メッセージ

○○○○○@shukatsu.com

△△△△△@shukatsu.com

面接の日程調整につきまして/○○大学 港 太郎

株式会社キャリアパーク
人事部 採用担当 石井様

お世話になっております。
〇〇大学の鈴木と申します。

〇月✕日に、面接日として以下の日程を希望いたしましたが、その後、いかがでしょうか。

第一希望 〇月〇日(火)10時以降、調整可能
第二希望 〇月△日(水)終日、調整可能
第三希望 〇月□日(木)13時以降、調整可能

お時間の都合が難しいようでしたら、他の日時でも対応できます。
何度もご連絡し申し訳ありません。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
---------------
〇〇大学●●学部〇〇学科
鈴木一子
電話番号 090-0000-0000
メール aaaaaa@aaaaaa.ne.jp
---------------

キャリアアドバイザーコメント

吉川 智也

キャリアアドバイザーコメント吉川 智也プロフィールをみる

時間の記載を失念しないように注意しよう

希望日をメールで提示するときに、時間の記載がなかったり、曖昧であったりする学生が多いので注意が必要です。時間の記載をしないと、企業からの質問や確認が必要になってしまいます。企業とのやりとりが最小限で済むように、必要な情報に漏れがないようメールを送付しましょう。

また、曖昧になってしまう例として、指定した時間が開始時間か終了時間か記載されていないときです。他の企業の面接を控えていると、終了時間に制約がある就活生も多いですよね。そのため、たとえば「9:00〜18:00(終了)」のように終了時間を記載しましょう。

3回以上の再調整は採用に影響するため注意しよう

企業とのメール連絡で「〇〇をしたら選考落ちになる」という基準はありません。ただし、マイナス印象になってしまい、メール連絡がきっかけで選考落ちになる可能性はあるため注意しましょう。

マイナス印象になる基準として、3回以上の再調整と考えてください。入社した後に、取引先に対して何度も再調整をすると、取引先を逃す可能性もあり業績に影響してしまいますよね。入社後に社会人としてすべきでないことは就活生のときから避けるよう意識しましょう。

メールのマナーをもっと知りたい人はこちらもご参考にしてください。

関連記事

就活メールの返信で「了解」はマナー違反! 正しい表現を解説

「了解」は不適切! 就活メールの返信は正しい言葉を使おう! こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、 「就活の際に企業とメールでやりとりをします。了解という言葉を使っても問題はないのでしょうか?」「メー […]

記事を読む

就活メールの返信で「了解」はマナー違反! 正しい表現を解説

企業へメールをする際の注意点

企業へメールをする際の注意点

企業へメールを送るにはいくつかのマナーを守る必要があります。主な注意点は以下の通りです。

  • 件名は変えずにそのまま送る
  • 宛名は会社名から始める
  • 本文はそのまま残す
アップロードした画像


キャリアアドバイザー

それぞれ詳しく解説しますね。

件名は変えずにそのまま送る

企業からメールが来た場合、件名は変えずにそのまま「Re:」を付けて返信するようにしましょう。

採用担当者は面接が行われる時期はとくに、大量のメールをやりとりしています。そのため、件名を見ただけではすぐに内容を理解できず、場合によっては後回しにすることもあります。

その点、Re:が付いたメールであれば、すぐに自分が出したメールの返事だと理解ができ、優先的に見てもらえます

Re:のついたメールにするには、来たメールに対して返信ボタンをクリックするだけです。件名にRe:が付いているのを確認した後、本文を書き進めましょう。

宛名は会社名から始める

メール本文を書く際には、採用担当者の所属する会社名から始めましょう。会社名、部署名、担当者の名前の順で書き、名前には様を付けます。

会社名は正式な法人名を記載し、部署名も名刺の通りに書きます。また担当者の名前はフルネームにするようにしましょう。

また、挨拶の後には自分の大学名と名前を名乗り、誰からのメールかがすぐにわかるようにするのをおすすめします。

本文はそのまま残す

返信メールの場合には、採用担当者からもらった本文もそのまま残すようにします。残す方法はRe:のときと同じように、もらったメールを開き、返信ボタンをクリックするようにします。

本文を残すことで返信メールをもらった採用担当者が、わざわざ過去のメールを検索して見る手間を省くことができるからです

自分自身もメールを書く際、いちいち他のメールを開くことなく、採用担当者から来た本文を確認しながら書けるので便利です。

キャリアアドバイザーコメント

北浦 ひより

キャリアアドバイザーコメント北浦 ひよりプロフィールをみる

署名には大学名とメールアドレス、電話番号を入れよう

メール返信をするときには、必ず署名を記載しましょう。署名を入れることで、本人自ら作成したことを示すことができますよ。署名欄には、大学名と名前、メールアドレス、電話番号を必ず記載しましょう。

加えて、外資系企業へエントリーする場合には、英語表記の名前を「港 太郎(Minato Taro)」のように記載すると丁寧です。また、記載する電話番号は携帯・スマートフォンの番号で問題ありませんよ。

もしポートフォリオがあればURLを記載しよう

就活生の中には、自身でメディア運営をしていてポートフォリオがある人もいますよね。そのような学生は、署名欄にメディアを記載することもおすすめです。そうすることで、自分自身の権威性や普段の取り組みを提示することができますよ。

ポートフォリオがない学生は特に記載する必要はなく、ポートフォリオがないことでマイナス評価になることはありませんので安心してくださいね。

メールのマナーについてもっと知りたい人はこちらもご覧ください。

関連記事

企業へメールを送る時間の正解は? 例文付きで必須マナーを徹底解説

企業へメールを送る際は、時間を意識することが重要です。今回はメールを送る最適な時間帯や、送るときの3つのマナーを解説します。キャリアアドバイザー監修のもと、メールのOK・NG例文も紹介していくので、参考にしてみてください。

記事を読む

企業へメールを送る時間の正解は? 例文付きで必須マナーを徹底解説

面接本番まで時間がない人は、頻出質問の模範解答だけでも必ず押さえておこう

面接で聞かれる質問に答えられるか不安ですよね。ただ、何を質問されるか分からず対策しようにも出来ない人は多いはず。

そこで、活用したいのが無料の「面接回答集」です。この資料があれば、伊藤忠商事や森永製菓、トヨタ自動車などの人気企業の面接でも実際に聞かれたような質問とその答え方が一目でわかります

どんな質問が来ても確実に回答できるようになれば、面接はもう怖くありません。今すぐ活用し、面接を突破するのに役立てましょう!

面接の連絡が電話で来たときの対応例

面接の連絡について電話でやりとりする場合もあります。採用担当者によってはメールよりも電話のほうが、話しを進めやすいと考える人もいるでしょう。また、ぎりぎりになって連絡を取り合う場合には、電話のほうが確実なケースもあります。

電話をする際も受ける際も気を付ける点としては、できるだけ静かな場所で話すようにするということです。にぎやかな場所では雑音で重要な箇所を聞き逃す可能性があります。

また、日時などをすぐに記録できるようにメモ帳とペンは忘れないようにしましょう。

聞き間違いを避けるため重要な箇所は復唱するのも忘れないでください。また、電話を切る際は自分からではなく、採用担当者が切るのを待つのがマナーです。

電話を受けるときの基本の会話例

電話を受ける際に大切なのは慌てないようにすることです。採用担当者から電話が入ると慌ててしまいますが、出る前に深呼吸をして落ち着いて話してください

話し始めは「もしもし」ではなく、採用担当者が名前を名乗ったら「お世話になっております」と答えるようにしましょう。

いただいた電話に対して自分の要件を先に話してしまうと、失礼に感じる人もいるため質問を一通り話を聞いてからするようにしたほうがよいですね。希望日時を聞かれたら、聞き間違いをされないようにはっきりと答えてください。

すぐに返事ができる場合の会話例

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

「挨拶はお世話になっております」「相手の用件を一通り聞いて質問は最後に」「重要な点(日時)は復唱する」という3つのポイントは守るようにしてください。

<会話例>

アップロードした画像


採用担当者

お世話になっております。

株式会社キャリアパークの石田です。

佐藤さんの電話でお間違いないですか?

アップロードした画像


就活生

お世話になっております。

〇△大学の佐藤です。

アップロードした画像


採用担当者

この度は履歴書をお送りいただきありがとうございます。

ぜひ、面接に進んでいただきたいと思いますがいかがでしょうか。

アップロードした画像


就活生

ぜひ、お願いいたします。

アップロードした画像


採用担当者

では、〇月□日の11時からか、〇月△日の13時からはいかがでしょうか。

アップロードした画像


就活生

〇月□日の11時からでお願いします。

アップロードした画像


採用担当者

承知しました、ではそのように予定を入れておきます。

何か聞いておきたいことはありますか?

アップロードした画像


就活生

当日は、受付にお伺いすればよろしいでしょうか?

アップロードした画像


採用担当者

はい。

ビルに入って受付がありますので、そこで私の名前を出してください。

アップロードした画像


就活生

承知しました。

〇月□日11時から、必ずお伺いします。

ありがとうございました。

すぐには返答ができない場合の会話例

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

すぐに返答ができない場合、まずはおわびを言ったうえで、折り返したいということを伝えてください。

返事をする期限をつくってもよいでしょう。

採用担当者の都合がわかり、自分も何時まで待ってもらえるかがわかって安心です。

<会話例>

アップロードした画像


就活生

申し訳ありません。

今、外出しておりましてすぐにスケジュールの確認ができません。

折り返しのお返事でもよろしいでしょうか?

アップロードした画像


採用担当者

大丈夫ですよ。

アップロードした画像


就活生

ありがとうございます。

では、よろしくお願いします。

<期限を指定したい場合の会話例>

アップロードした画像


就活生

申し訳ありません。

今、スケジュールの確認ができないため、〇時頃までお時間をいただけますでしょうか。

折り返しご連絡いたします。

アップロードした画像


採用担当者

それでしたら明日までにご連絡いただければ大丈夫です

アップロードした画像


就活生

ありがとうございます。では明日までに確認をしてご連絡いたします。よろしくお願いします

自分からかけるときの会話例

電話は自分からかける場合もあります。企業の電話は担当者に直接つながるわけではないので、取り次いでくれる受付や、ほかの社員の人にも丁寧に話すようにしましょう。

かける際にはあらかじめ、スケジュール帳を開き、すぐに面接の日時を書き込めるようにしましょう。こちらから電話をかけているにもかかわらず、メモが無くて慌てると、落ち着きがなく計画性のない人という印象になってしまいます。採用担当者も、就活生がメモを開くまで、待たなくてはいけません。

電話を受ける人の気持ちになってかけるようにしましょう。

自分からかけるときの会話例

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

電話をかける場合も「もしもし」とは言わないように気を付けてください。

またかける時間は就業時間外はもちろん、忙しそうな時間も避けましょう。

午後は会議でつながらない人も多いようです。

<受付と話す際の会話例>

アップロードした画像


就活生

お世話になっております。

〇□大学の佐藤と申します。

人事部の井上様はいらっしゃいますでしょうか?

アップロードした画像


受付

人事部の井上ですね。

お取次ぎしますので少々お待ちください。

アップロードした画像


就活生

ありがとうございます。

よろしくお願いします。

<人事担当者に電話がつながったときの会話例>

アップロードした画像


人事担当者

お電話変わりました。

井上です。

アップロードした画像


就活生

お世話になっております。

〇□大学の佐藤と申します。

この度は面接の件でご連絡いただきありがとうございます。

面接日の詳細をお伺いしたいのですが、今お時間よろしいでしょうか?

相手が不在だったときの会話例

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

電話の相手が不在の場合、再度、時間を置いてかけることになります。

ポイントとしては、相手が席に戻る時間を聞いておきましょう。

帰社時間を知らないと何度も電話をかけることになってしまいます。

<会話例>

アップロードした画像


就活生

お世話になっております。

〇□大学の佐藤と申します。

人事部の井上様はいらっしゃいますでしょうか?

アップロードした画像


先方の社員

ただいま、井上は席をはずしています。

アップロードした画像


就活生

そうですか。

では、後ほど改めてお電話いたしますが、井上様は何時ごろお戻りでしょうか?

アップロードした画像


先方の社員

16時には戻ると思います。

アップロードした画像


就活生

ありがとうございます。

では、その頃にまたお電話します。

アップロードした画像


先方の社員

では、お電話があったこと、井上に伝えておきます。

アップロードした画像


就活生

ありがとうございます。

よろしくお願いします。

失礼いたします。

折り返し電話をするときの会話例

採用担当者から電話がかかってきたときに、たまたま自分が出られないという場合もあります。また、かかってきたときに駅のようなにぎやかな場所にいるために、静かなところに移動してからかけ直したいときもあります。

アップロードした画像


キャリアアドバイザー

折り返し電話をする際は、雑踏を離れて環境のいい場所からにしましょう。

また、電話に出られなかったことについて、謝るようにしてください。

<会話例>

アップロードした画像


就活生

お世話になっております。

〇□大学の佐藤と申します。

人事部の井上様はいらっしゃいますでしょうか?

アップロードした画像


採用担当者

お世話になっております、私が井上です。

アップロードした画像


就活生

先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ありませんでした。

アップロードした画像


採用担当者

いえ、大丈夫ですよ。

面接にぜひ来ていただいたいと思いお電話しました。

アップロードした画像


就活生

ありがとうございます。

ぜひ、よろしくお願いします。

企業との電話の仕方が心配な学生はこちらも参考にしてください!

関連記事

企業からの電話対応で好印象を残す方法|折り返しの会話例文あり

企業からの電話対応、突然だと焦ってしまうこともありますよね。しかし電話対応での印象はかなり重要。今回は、企業からの電話対応で好印象を残す方法をキャリアアドバイザーがご紹介します。シチュエーション別の注意点も解説しているので、参考にしてみてくださいね。

記事を読む

企業からの電話対応で好印象を残す方法|折り返しの会話例文あり

面接後のお礼状のことで迷ったらこちらをご覧ください。

関連記事

面接後にお礼状は送るべき? すぐ使える例文やメールとの比較も解説

面接のお礼状を書く際はマナーを守って送ることが重要です。 この記事ではお礼状の必要性、送る際のポイント、書く項目などをキャリアアドバイザーが解説します。 お礼状を書くときに生じる疑問点も解決していますので参考にしてください。

記事を読む

面接後にお礼状は送るべき?  すぐ使える例文やメールとの比較も解説

マナーを守ったメールで日程を決め、気持ちよく面接に挑もう

面接日を決めるためには採用担当者とメールで打ち合わせをすることが多くあります。社会人に通じるメールマナーをしっかりと守って面接に挑むようにしましょう。

ここまで解説してきたマナーは、就活のみならず、その先のビジネスシーンでも活用できるものばかりです。ここで覚えておくことで入社後にも役立つので、身に付くまでぜひ何度も確認してくださいね。

記事についてのお問い合わせはこちら

キャリアパーク就職エージェント 就活対策から内定まで徹底サポート!

  • キャリア面談は
    完全オンライン
  • 選考対策では模擬
    面接までできて完璧!
  • 安心して入社できるまで
    内定後もサポート
まずは就活の悩みを相談してみる

既卒・第二新卒の人はこちら

関連コラム