面接希望日を伝えるベストな方法｜メール・電話両方のポイントを解説

面接の希望日は早めに伝えるのが肝心

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。面接の日程調整にはメールがよく使われますが、ビジネスメールのマナーに慣れていないと返信するのに緊張してしまいます。

「日程が合わないときは正直に伝えていいの？」
「メールの書き方が悪いと不採用になるのでは？」

などと不安になるかもしれません。

この記事では面接日の希望日を伝える際のメールの書き方を、注意点や文例とともに紹介します。希望日は早めに伝える必要がありますが、連絡をもらってから何日後までが理想的かという点や、電話でやり取りする際のポイントも解説していますので、ぜひ参考にしてください。

面接の打診メールが届いたらやるべき2つのこと

書類選考を通ると面接のお知らせが届きます。電話や書面の場合もありますが、メールで届くことが多いようです。その場合、返信ももちろんメールですることになりますが、回答を書く前にまずは2点、気にかけなくてはいけないことがあります。

メールの段階で就活に失敗しないように、ここでしっかりと確認しておきましょう。

①中身とスケジュールを丁寧に確認する

面接日の連絡以外でも、企業から届いたメールはしっかりと中身を見るようにしましょう。

タイトルと最初の数行だけを見て、すべてを把握したつもりになるのは要注意です。本文の最後の行に「〇日までに返信してください」「今後は〇〇に引き継ぎますので、返信も〇〇宛でお願いします」など、重要な情報が書かれていることもあります。

もちろん、面接日を知らせるメールの場合には、日時についてしっかりと確認しましょう。

ほかの就活スケジュールとぶつかっていないか

メールに書かれている日付をチェックしたら、すぐにほかの就活スケジュールとかぶっていないか確認するのも肝心です。

気づかずに複数の企業と約束をしてしまうと、後になって調整が難しくなってしまいます。

学業の予定も考慮しなければならないため、就活期間中のスケジュール管理は重要です。オンライン上のスケジュール管理ツールや、専用の手帳を活用してみてください。

ただし、電話をしながらの場合、オンライン上のツールはすぐには見られないかもしれません。その点、手書きの手帳であればすぐにスケジュールが確認できるうえ、電話しながらメモがとれるのでおすすめです。

一方、メールで企業側とやり取りするときには、コピペもできることからオンライン上のツールが便利です。

複数の候補日から選べるのか

面接の希望日時を複数の候補日から選べる場合があります。2～4日程度の候補日が書かれているので、その中から選ぶようにします。

時間の指定がない場合は、終日と書かれていることがあります。終日とは1日中を指しますが、いつでもよいというわけではなく、ビジネスシーンではお店の営業時間や、オフィスワークの始業時間から終業時間までを指します。

日時を選べる場合と選べない場合では返信の文章が変わってくるのでよく確認してください。選択できるようになっているのに、日時の指定をしないまま返信すると、受け取ったほうは、いつに面接日を設定していいかがわからずに困ってしまいます。

メールは落ち着いて最後まで読むことを忘れないようにしましょう。

➁メールは24時間以内に返信する

メールの返信はなるべく早めがよく、できれば24時間以内に送るようにしましょう。採用担当者も多くの就活生と社内の調整をしなくてはならず、返事がこないと困ってしまいます。再度メールを送るなどの手間をかけるかもしれません。できるだけ早く返信することはもっとも大切なマナーの一つです。

スケジュールが調整中ですぐに返事ができない場合には、いつまでに返事を待ってほしいと連絡を入れるようにしてください。

ただし、返信は気付いてすぐに送るのがよいといっても、相手企業の就業時間外は避けなければなりません。就業時間がわからない場合にはだいたい20時頃までに返信し、それを過ぎる場合には翌日にしましょう。

希望日を伝えるメールの書き方例

希望日を伝える際の書き方例をご紹介します。メールの内容はシチュエーションによって異なってくるので注意が必要です。

代表的な4つのパターンを見ていきましょう。

例①複数候補日から選べる場合

例②指定された日にちに参加できる場合

例③指定された日にちに参加できない場合

例④自分から日程を提示する場合

面接の時間帯を指定するときのポイントを知りたい学生はこちらを参考にしてください！

関連記事

面接に有利な時間帯は朝一とお昼直後｜その理由と時間の変更方法

面接の時間帯は企業側の事情を押さえると有利に進めることができますよ！ この記事では面接に有利・不利な時間帯、日時変更時のポイント、緊急時の対処法などをキャリアアドバイザーが解説します。 動画も参考に、自分にとって最適な時間帯を選ぶことを目指しましょう。

記事を読む

希望日の返信メールに関する疑問

希望日の返信メールについて、いろいろと疑問があると思います。

ここからは、以上のような、就活を進めていくうえで多くの人が感じる疑問について解説します。不安なく就活を進めていくためにも、ここでしっかりと確認しておきましょう。

メールの書き方が合否に関係する？

メールの書き方が誤っていた場合、落ちる可能性はあるかどうかは、特に気になるところではないでしょうか。

企業とのメールはビジネスマナーに基づいてやりとりするのが一般的です。メールの書き方や送り方に問題がある場合には、マイナス評価になる可能性は十分にあります。場合によっては不採用になることもあります。

返信が遅すぎる場合や、ビジネス用の言葉遣いができていない、「よろしくお願いします」などの締めの言葉が足りていないなどはマイナス評価の対象となります。

宛先を間違えてしまったり、内容が理解しづらいメールをしてしまったりすると、採用を見送られてしまうかもしれないため、しっかりとチェックをしてから送るようにしましょう。

もし決定した面接日を調整し直したい場合はどうしたらいい？

約束した予定を変えたくなっても、一度約束をした以上、面接を優先させるべきですが、どうしても都合が悪くなるときはあります。変更しなければならないと気づいたときには、できるだけ速やかに再調整のお願いをするようにしてください。

どうしようかと悩んで状況を引っ張りすぎて面接日ぎりぎりになっては、採用担当者も再調整が難しくなります。

何度も予定を変えるようであれば印象は悪くなりますが、一度程度であれば問題はないので、すみやかに連絡を入れるようにしましょう。

決まった日にちを変更してもらいたいときの文例

面接を辞退したい場合の文例

企業から返信がこなかったらどうする？

日程希望のメールを送ったものの、企業から返信がこない場合があります。「希望日に面接に行っていいのか」「本当に面接がおこなわれるのか」「自分が送った返信メールに不備があったのではないか」などと不安に思ってしまいますよね。

メールが届かないと思ったら念のため、自分のメールソフトを確認してください。迷惑フォルダに振り分けられたり、パソコンからのメールを受信許可していなかったりする場合があります。

確認しても問題が見当たらず、1週間後程度でも音沙汰がなければ、確認のメールを送ってください。もしかしたら採用担当者が忙しくて、返信メールを送り忘れているかもしれません。または、自分のメールが他のメールに紛れてしまい、採用担当者が見損ねている可能性もあります。

行き違いで混乱することがないように、確認は必要です。

返信がこない場合の問合せメール文例

メールのマナーをもっと知りたい人はこちらもご参考にしてください。

関連記事

就活メールの返信で「了解」はマナー違反！ 正しい表現を解説

「了解」は不適切！ 就活メールの返信は正しい言葉を使おう！ こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、 「就活の際に企業とメールでやりとりをします。了解という言葉を使っても問題はないのでしょうか？」「メー […]

記事を読む

企業へメールをする際の注意点

企業へメールを送るにはいくつかのマナーを守る必要があります。主な注意点は以下の通りです。

件名は変えずにそのまま送る

企業からメールが来た場合、件名は変えずにそのまま「Re:」を付けて返信するようにしましょう。

採用担当者は面接が行われる時期はとくに、大量のメールをやりとりしています。そのため、件名を見ただけではすぐに内容を理解できず、場合によっては後回しにすることもあります。

その点、Re:が付いたメールであれば、すぐに自分が出したメールの返事だと理解ができ、優先的に見てもらえます。

Re:のついたメールにするには、来たメールに対して返信ボタンをクリックするだけです。件名にRe:が付いているのを確認した後、本文を書き進めましょう。

宛名は会社名から始める

メール本文を書く際には、採用担当者の所属する会社名から始めましょう。会社名、部署名、担当者の名前の順で書き、名前には様を付けます。

会社名は正式な法人名を記載し、部署名も名刺の通りに書きます。また担当者の名前はフルネームにするようにしましょう。

また、挨拶の後には自分の大学名と名前を名乗り、誰からのメールかがすぐにわかるようにするのをおすすめします。

本文はそのまま残す

返信メールの場合には、採用担当者からもらった本文もそのまま残すようにします。残す方法はRe:のときと同じように、もらったメールを開き、返信ボタンをクリックするようにします。

本文を残すことで返信メールをもらった採用担当者が、わざわざ過去のメールを検索して見る手間を省くことができるからです。

自分自身もメールを書く際、いちいち他のメールを開くことなく、採用担当者から来た本文を確認しながら書けるので便利です。

メールのマナーについてもっと知りたい人はこちらもご覧ください。

関連記事

企業へメールを送る時間の正解は？ 例文付きで必須マナーを徹底解説

企業へメールを送る際は、時間を意識することが重要です。今回はメールを送る最適な時間帯や、送るときの3つのマナーを解説します。キャリアアドバイザー監修のもと、メールのOK・NG例文も紹介していくので、参考にしてみてください。

記事を読む

面接の連絡が電話で来たときの対応例

面接の連絡について電話でやりとりする場合もあります。採用担当者によってはメールよりも電話のほうが、話しを進めやすいと考える人もいるでしょう。また、ぎりぎりになって連絡を取り合う場合には、電話のほうが確実なケースもあります。

電話をする際も受ける際も気を付ける点としては、できるだけ静かな場所で話すようにするということです。にぎやかな場所では雑音で重要な箇所を聞き逃す可能性があります。

また、日時などをすぐに記録できるようにメモ帳とペンは忘れないようにしましょう。

聞き間違いを避けるため重要な箇所は復唱するのも忘れないでください。また、電話を切る際は自分からではなく、採用担当者が切るのを待つのがマナーです。

電話を受けるときの基本の会話例

電話を受ける際に大切なのは慌てないようにすることです。採用担当者から電話が入ると慌ててしまいますが、出る前に深呼吸をして落ち着いて話してください。

話し始めは「もしもし」ではなく、採用担当者が名前を名乗ったら「お世話になっております」と答えるようにしましょう。

いただいた電話に対して自分の要件を先に話してしまうと、失礼に感じる人もいるため質問を一通り話を聞いてからするようにしたほうがよいですね。希望日時を聞かれたら、聞き間違いをされないようにはっきりと答えてください。

すぐに返事ができる場合の会話例

＜会話例＞

すぐには返答ができない場合の会話例

＜会話例＞

＜期限を指定したい場合の会話例＞

自分からかけるときの会話例

電話は自分からかける場合もあります。企業の電話は担当者に直接つながるわけではないので、取り次いでくれる受付や、ほかの社員の人にも丁寧に話すようにしましょう。

かける際にはあらかじめ、スケジュール帳を開き、すぐに面接の日時を書き込めるようにしましょう。こちらから電話をかけているにもかかわらず、メモが無くて慌てると、落ち着きがなく計画性のない人という印象になってしまいます。採用担当者も、就活生がメモを開くまで、待たなくてはいけません。

電話を受ける人の気持ちになってかけるようにしましょう。

自分からかけるときの会話例

＜受付と話す際の会話例＞

＜人事担当者に電話がつながったときの会話例＞

相手が不在だったときの会話例

＜会話例＞

折り返し電話をするときの会話例

採用担当者から電話がかかってきたときに、たまたま自分が出られないという場合もあります。また、かかってきたときに駅のようなにぎやかな場所にいるために、静かなところに移動してからかけ直したいときもあります。

＜会話例＞

企業との電話の仕方が心配な学生はこちらも参考にしてください！

関連記事

企業からの電話対応で好印象を残す方法｜折り返しの会話例文あり

企業からの電話対応、突然だと焦ってしまうこともありますよね。しかし電話対応での印象はかなり重要。今回は、企業からの電話対応で好印象を残す方法をキャリアアドバイザーがご紹介します。シチュエーション別の注意点も解説しているので、参考にしてみてくださいね。

記事を読む

面接後のお礼状のことで迷ったらこちらをご覧ください。

関連記事

面接後にお礼状は送るべき？ すぐ使える例文やメールとの比較も解説

面接のお礼状を書く際はマナーを守って送ることが重要です。 この記事ではお礼状の必要性、送る際のポイント、書く項目などをキャリアアドバイザーが解説します。 お礼状を書くときに生じる疑問点も解決していますので参考にしてください。

記事を読む

マナーを守ったメールで日程を決め、気持ちよく面接に挑もう

面接日を決めるためには採用担当者とメールで打ち合わせをすることが多くあります。社会人に通じるメールマナーをしっかりと守って面接に挑むようにしましょう。

ここまで解説してきたマナーは、就活のみならず、その先のビジネスシーンでも活用できるものばかりです。ここで覚えておくことで入社後にも役立つので、身に付くまでぜひ何度も確認してくださいね。