OA事務はPCスキルが活かせる仕事！ 一般事務との違いも解説

OA事務とはパソコンスキルの活用がもとめられる事務職！

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。事務職を目指している学生から

「求人票にOA事務とあるのですが、一般事務とは何が違うのですか？ 」
「OA事務に就職するために必要なスキルはありますか？ 」

と質問されることがあります。一口に事務職といっても、一般事務、営業事務、経理事務など、さまざまな種類がありますよね。そのなかの1つがOA事務です。

他の事務職に比べてあまりなじみがない人も多いかもしれませんが、OA事務ならではの身に付くスキルやメリットがあります。

この記事ではOA事務と一般事務の違いや主な仕事内容、もとめられるスキルなどを紹介します。OA事務への志望動機も最後に紹介するので、OA事務に興味がある人は、仕事のイメージを膨らませるためにもぜひ参考にしてみてくださいね。

OA事務とは？ 一般事務とはなにが違う？

OA事務と聞いて、多くの人は「OAとは何だろう？ 」と感じたのではないでしょうか。そのためまずはOAとはなにか、OA事務とはどのような事務職なのかを解説します。

OA事務はパソコンを活用した作業が中心の事務職

OA事務の「OA」とは、「office automation（オフィスオートメーション）」の頭文字を取ったもので、「パソコンなどの電子機器を使って作業を自動化したり効率化すること、またはそのシステムや装置のこと」をあらわします。

そのためOA事務とは、パソコンやFAXなどの電子機器を活用して、従来手作業でおこなっていた仕事を自動化、効率化するための事務職ということになります。

一般事務との違いは徐々になくなってきている

OA事務の特徴を見て、「一般事務と同じなのでは？ 」と思った人もいるでしょう。実は、一般的にパソコンを使って事務作業をするようになった現在では、一般事務とOA事務の垣根は徐々になくなってきています。

昔はほぼ手作業で事務作業をしていたので、電話応対やファイリングなどをおこなうのが「一般事務」、パソコンなどを活用して作業をおこなうのが「OA事務」とされていましたが、今はほとんど同じ内容と思っても問題ありません。

しかし、会社によっては高度なパソコンスキルを持っている事務職の募集として、OA事務の募集をしている場合もあるので、募集要項はしっかり確認しましょうね。

一般事務についてより知りたい人は、こちらの記事で解説しています。

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OA事務の主な4つ仕事内容

OA事務の仕事内容として、主に4種類の作業があります。一般的な事務と被る部分も多いですが、OA事務として工夫すべき点もあるので、事前に確認しておきましょう。

①ビジネス文書の作成

社内外で使用するビジネス文書の作成は、OA事務の重要な仕事の1つです。具体的には、Wordを使用して契約書や報告書などを作成します。

ビジネス文書のなかでも、社外で使用する見積書や契約書の作成は、その企業のイメージにかかわるといっても過言ではありません。そのため、特に正確かつ丁寧な作業がもとめられると覚えておきましょう。

②データ集計・分析

Excelを用いて、社内の各種データの集計や分析をするのもOA事務の仕事です。Excelではさまざまな関数を使ってデータを集計するので、OA事務だと基本的な関数は頭に入っていることが前提になる可能性もあります。

また、企業によってはAccessというデータベースのアプリケーションを使用する場合もあるので、どのようなアプリケーションを使用するのかは募集要項などで確認しておきましょう。

どれだけ工数を減らしてデータをまとめられるかがOA事務としての評価になるので、見やすさや工数のかからなさも意識すると良いですね。

③プレゼンテーション資料の作成

ビジネス文書の作成以外にも、OA事務はプレゼンテーション資料の作成をすることもあります。PowerPointを使用して、営業資料や社内用の資料などを作成します。

契約書などと同様、社外用の資料を作成する際は会社の顔となるので注意が必要です。素早く質の高い資料を作成できるスキルがもとめられますよ。

④電話・メール対応

一般事務と同じように、OA事務が電話対応やメールの対応をする場合もあります。

基本的にはパソコンスキルを活用した業務が多いのですが、一般事務との垣根がなくなってきているので、来客の対応なども含めた事務作業をOA事務がおこなう企業も増えてきているのです。

もしパソコンと向き合う仕事のみをしたい場合は、しっかり仕事内容を確認してから応募するようにしましょう。

OA事務にもとめられるスキルはこの3つ！

OA事務はパソコンなどを活用することが前提なので、スキル面での不安を持つ人もいるかもしれません。ここでは、OA事務でもとめられるスキルを紹介します。

①基本的なパソコンスキル

OA事務はパソコンを活用する事務職なので、基本的なパソコンスキルは必須です。特にスキルとしてあってほしいのはこの3つの操作スキルです。

上記について、説明を受けなくてもできる程度のパソコンスキルがあれば問題ありません。もちろん業務のなかで、応用的な関数を使用する場合もあるかもしれませんが、業務を通して身に付けていくものなので、入社の際は基本的なパソコンスキルで大丈夫ですよ。

その他効率化のためにブラインドタッチやショートカットキーの把握なども必要ですが、これからも業務に慣れるなかで身に付くものなので安心してくださいね。

②コミュニケーション能力

パソコンを使用した業務が中心となるOA事務ですが、社内の人とかかわる業務も多くあります。

特に契約書の作成などだと、担当者とのコミュニケーションは必須です。ただ頼まれたことをおこなうだけでなく、「なぜこの業務が必要なのか」を考えて、主体的なコミュニケーションを持つことが大切になります。

また、企業によっては電話応対や受付などの仕事が含まれる場合もあるので、社外の人とのコミュニケーションも必要になる可能性もあります。どちらの場合でも、コミュニケーション能力は必要な業務なので、ただパソコンに向かうだけの仕事ではないということを覚えておきましょう。

コミュニケーション能力の効果的なアピールの仕方は、この記事を参考にしてみてくださいね。

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③事務処理能力

OA事務は、資料作成やデータ入力をスピーディーにおこなう必要があるので、情報処理能力も必要です。

パソコンスキルを活用して、業務を効率的にまわすこともOA事務にはもとめられるので、ただ任された仕事をするだけでなく、どうしたら効率化できるか、どの業務を時短できるかを考えることも必要なのです。

OA事務に向いている人の3つの特徴

OA事務はパソコンを活用する事務職なので、前提として基本的なパソコンスキルを持つ人は向いていますが、それ以外の特徴はどのようなものがあるのでしょうか。ここではOA事務に向いている人の3つの特徴を紹介します。

スピーディーかつ正確な作業ができる

OA事務はさまざまな部署から文書の作成やデータの集計を頼まれることがあるので、スピーディーかつ正確に作業をこなすことができる人は向いているでしょう。逆に正確であっても丁寧すぎてスピードが遅い場合は、業務量とスピードのバランスが取れずに苦労する可能性もあります。

また、より効率的な作業方法のためにやり方を改善することも仕事の1つなので、常に効率的な作業を心掛けている人にはおすすめですね。

視野を広く持てる

OA事務は、その都度頼まれた契約書やデータの集計などを担当するので、視野を広く持って臨機応変な対応ができる人は向いているといえます。

たとえば、依頼された順番が前後しても、契約書や見積書など提出期限が決まっているものを優先的に進めたほうが、業務が円滑に回りますよね。依頼された順番を守ることも大切ですが、さまざまな部署から仕事を頼まれるからこそ、このような視野の広さが必要になるのです。

協調性がある

OA事務でもとめられるスキルにコミュニケーション能力があるように、人とかかわりながら進める仕事がほとんどなので、協調性がある人は向いています。

他部署の人とのかかわりはもちろんですが、OA事務同士のコミュニケーションも大切です。お互いに効率化の方法をシェアするような雰囲気を作れれば、全体でスキルアップすることも可能なのです。

業務に必須なコミュニケーションだけでなく、自分たちのレベルを上げるためにも協調性は重要なポイントですね。

仕事理解を深めよう！ OA事務で働くメリット・デメリット

OA事務の仕事は、業務を通して学べることが多い一方で、デメリットも存在します。

ここではOA事務のメリットとデメリットの両面を紹介するので、どちらも理解してから選考に臨みましょうね。

メリット①：業務の中でパソコンスキルを磨ける

OA事務の大きなメリットは、業務を通じてパソコンスキルを向上させられるという点です。

パソコンを活用した業務がほとんどなので、業務を進めるなかで自然とパソコンスキルも磨くことができます。加えて、業務の効率化のためにタイピングスピードなども自然と鍛えられるでしょう。

パソコンスキルはどんな業種、業界でも必須なスキルになってきているので、もしOA事務から転職したいと思った際にもスキルを武器にすることができます。将来を見すえた場合にも大きなメリットですね。

メリット②：ワークライフバランスが保てる

OA事務は内勤の仕事なので、突発的な仕事が入らない限り、自分で時間を調整して定時での帰宅が可能です。そのため、仕事とプライベートを切り分けて、ワークライフバランスを大切にしたいならピッタリな仕事といえます。

慣れていないうちは、業務スピードとの両立が難しい面もあるかもしれないですが、業務の無駄を改善していけば、仕事も自分でコントロールできるようになります。自分のペースで仕事をこなしつつプライベートを大切にしたい人には、特にメリットが大きいでしょう。

デメリット①：ルーティンワークが基本

仕事を通してパソコンスキルを磨ける一方で、業務自体はルーティンワークが基本であり、言ってしまえば地味な業務が続いてしまうことも事実です。

ルーティンワークの中でも自分なりに工夫して楽しめるか、同じ作業が続いてつまらないと感じるかは人それぞれなので、ルーティンワークが向いていないと感じる場合は、別の職種も考えてみたほうが良いかもしれませんね。

デメリット②：キャリアアップにつながりにくい

基本的にルーティンワークであるという特徴とも関連するのですが、OA事務としてのスキルアップはできても、キャリアアップにつながりにくいというデメリットがあります。

もしキャリアアップを目指しているなら、自分からどんどん仕事を取りに行く姿勢が大切です。通常業務でパソコンスキルを磨きつつ、よりレベルの高い仕事を任せてもらえるように準備をしておけば、チャンスがめぐってくる可能性もあります。

また、スキルレベルを示す根拠として資格を取得するのもおすすめです。ただ業務をこなしているだけではキャリアアップが難しいのが現実なので、自分から行動することを意識してみてくださいね。

ギャップを感じるかも？ OA事務を目指す際に注意すべきポイント

OA事務職は、実は会社によって少しギャップを感じてしまう場合もあります。選考が始まってからギャップを感じてしまう前に、どのような部分でギャップを感じやすいのか事前に知っておきましょう。

正社員より派遣社員の採用の方が募集が多い可能性がある

実はOA事務は派遣社員や契約社員で募集している企業が多いので、正社員での募集は人気が集中する可能性があります。パソコンスキルを活用して事務作業を効率的に進めることがもとめられるので、事務職の経験がある人を採用している場合が多いのです。

しかし、新卒で未経験の状態でも挑戦できないというわけではありません。倍率が上がってしまうのは事実なので、OA事務を目指すなら、場合によっては契約社員や派遣社員での入社も選択肢として入れておくと良いかもしれませんね。

企業によっては業務範囲が広い場合もある

OA事務は基本的にパソコンを使用した事務作業を担当する仕事ですが、企業によっては業務の範囲が広い場合もあります。

たとえば電話応対の仕事だと、基本は担当者につなぐだけだとしても、契約書についての問い合わせなどだと、作成を担当しているOA事務が対応をする場合もあります。パソコンと見つめ合う仕事だと思って入った人は、ここでギャップを感じてしまう場合もあるでしょう。

そのため、業務範囲について不安がある人は、入社前に現場の社員との面談をセッティングしてもらうなどで、現場の声を聞いてみるのも良いかもしれませんね。

例文も紹介！ OA事務の志望動機にはこの3つを盛り込もう！

最後に、OA事務に就職するために、志望動機のポイントを押さえましょう。必ず入れてほしい3つのポイントを紹介するので、ぜひ自分のエピソードで考えながら読んでみてくださいね。

志望動機とあわせて、事務職の自己PRも確認しておきましょう。

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①OA事務に興味をもったきっかけ

まずは、OA事務を目指そうと思ったきっかけを伝えましょう。さまざまな事務職があるなかで、なぜOA事務を志望しようと思ったのかが大切なポイントになります。

ここでほかの事務との区別がついていないと思われてしまうと、志望度の低さを疑われてしまう可能性があります。OA事務の仕事ややりがいを理解していることをアピールして、仕事への興味や熱意があることを伝えましょう。

②その企業のOA事務を志望する理由

OA事務の募集をしている会社は多くあるので、その中でもなぜその企業なのかという点も重要です。なぜなら「どこの会社でも良いけどOA事務になりたい」という人を積極的に採用しようと思う企業は少ないからです。

ほかの求人に比べてなぜその企業が良かったのかを言語化すれば、その企業だけの価値が見えてきます。ほかの企業にはない魅力を伝えて、志望度の高さをアピールしましょう。

③入社後の展望

志望動機の最後は入社後の展望で締めましょう。企業側は入社後に活躍してくれるであろう学生を採用したいと考えているので、その学生が自社で働くイメージがつくかは大切なのです。

「入社後にどのように強みを活かすか」「どのようなビジョンを持って働くのか」など、できるだけイメージが付くように具体的に伝えるようにしましょうね。

OA事務と一般事務の違いを理解して自分に合った仕事を見つけよう！

OA事務とは、パソコンを活用して事務作業を効率的に進めるための仕事で、基本的なパソコンスキルがあることが前提となる事務職です。企業によっては業務内容が一般事務と変わらないところもありますが、パソコンスキルを活用した業務改善がOA事務の特徴になります。

パソコンスキルを活用する事務職のため、スキルアップやワークライフバランスなどの面ではメリットがありますが、一方でルーティンワークである点などはデメリットといえます。これらを考慮したうえで選考を受けるようにすると、入社後のギャップも生まれにくくなるでしょう。

最後に志望動機のポイントも解説したので、ぜひ参考にして志望する会社のOA事務への内定を獲得しましょう。