事務職の自己PRの作成ポイント3つ｜例文・NG例文もご紹介

事務職は志望者が多い人気の職種

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「事務職の内定がもらえる自己PRを作りたいです」
「事務職の自己PRにはどんなアピールが向いていますか？」

という声を多く聞きます。今まで面談をした就活生の中にも、事務職を希望する学生は多くいました。事務職に必要なことは何だと思う？と聞くと「パソコンや事務作業のスキル」という声が多かった印象があります。

しかし、それだけをアピールしても高い評価を得られないのが事務職の採用です。事務職は少ない採用枠に多くの志望者が殺到する人気の職種です。競争を勝ち抜くためにも、面接官に「おっ」と言わせる自己PRを作成していきましょう。この記事では、事務職の自己PRの作り方や例文をご紹介していきます。

事務職に求められる人物像

事務職の自己PRを作成する前に、どのような人物像が求められるのか知っておきましょう。事務職の自己PRとして的外れなアピールをしても、評価される可能性は低いです。面接官からしても採用して終わりではなく入社してからがスタートなので、事務職として働いていくために必要な素質を見極めています。

コミュニケーション力がある

事務職は、企業のさまざまな部署において社員のサポート的な役割を果たします。社員とスムーズに連携するためにも、コミュニケーション力が欠かせません。事務職には「笑顔」「明るくハキハキ話せる」などの「親しみやすさ」を求める面接官も多いです。面接中は常に口角を上げてハキハキと話すことを心がけましょう。

コミュニケーション力があると、周囲と円滑な人間関係を築くことができます。円滑な人間関係を築くには、相手の立場に立って考える視点が欠かせません。例えば「もし自分が相手と同じ状況で、このタイミングでこれをされたらどう思うだろう」という考え方です。社員との連携が多い事務職だからこそ、こういった視点は持っておきたいですね。

物事を誠実に取り組むことができる

事務職は書類の作成やデータ入力など、細かい業務が多いです。事務職には、このような仕事を正確に丁寧におこなえる人が求められます。例えば、書類のズレを「このくらいいっか」と見過ごす人は向いていません。ミスを見つけたらすぐに修正する姿勢が大切です。

また、決まった仕事を日々着実にこなす忍耐力も必要になります。基本的にデスクワーク中心なので、1日中パソコンに向かっていても平気な人が向いているでしょう。また「報告・連絡・相談」など、何か問題があったときにスピーディーに対応することも誠実さの象徴と言えます。

パソコンスキルは必須ではない

基本的にパソコン業務がメインなので、パソコンスキルはあるに越したことはありません。しかし、入社時点では必須ではないことは覚えておきましょう。パソコンスキルが必要といっても、ワードやエクセル、パワーポイントの基本操作ができればOKというレベルが多く、これらは入社してからでも身につきます。

パソコンスキルが全くなかったとしても、成長意欲やポテンシャルをアピールでき、かつ他の部分で評価されるなら就職は可能です。反対に、パソコンスキルだけのアピールだけだと内面のよさが何も伝えられず面接官の印象に残りません。スキルよりも人柄や価値観を重視する面接官が多いので、スキルはプラスアルファの要素として捉えましょう。

事務職の自己PRを作成するポイント3つ

事務職の自己PRを作成する際「私はコミュニケーション力に自信があります」とだけ書いても、根拠がないので面接官に評価されることは難しいです。「なぜコミュニケーション力が強みなのか」を提示しないと、本当にコミュニケーション力が備わっているかどうかを面接官が判断できません。自己PRは信ぴょう性を持たせることが大切なので、これからご紹介する作成のポイントを参考にして面接官に評価される流れにしていってください。

①アピールポイントは1つに絞る

事務職でアピールすべきポイントは複数あります。しかし、複数アピールできる内容があっても、自己PRで伝える際は1つに絞らなければなりません。アピールポイントを増やしてしまうと、ひとつひとつの内容が薄くなってしまい、評価されづらくなることは理解しておきましょう。

自己PRは簡潔性を意識して作成することが大切であり、長々としたアピールは評価ダウンに繋がります。あれもこれもアピールしても、結果的に面接官に何を伝えたいのか分からないと思われ、評価されない可能性もあるのです。自己PRする内容は1つに絞って簡潔なアピールを心がけましょう。

②強みを発揮した具体的なエピソードを伝える

自己PRする際は、アピールしている内容が本当であることを証明しなければなりません。そのためにも、過去に強みを発揮した具体的なエピソードを伝える必要があります。いつ、どのような状況で、どのように強みを発揮したのかを伝えましょう。

このように背景を詳しく伝えることで、面接官がイメージしやすくなります。いくらすごいことをしても、それが相手に伝わらなかったら意味がありませんよね。自己PRもそれと同じで、いくら自分の良さをアピールしようとしても、面接官に伝わらなかったら意味がないのです。面接官にわかりやすく伝えることを意識しましょう。

③仕事への再現性に繋げる

面接官は自社で活躍できる人材を採用したいと考えています。企業に入社後、事務職として活躍できる人こそ高く評価されることは覚えておきましょう。ですから、どのような内容をアピールするにしても、最終的には仕事での再現性に繋げることが大切です。ここまで伝えられていないと内容に関係なく魅力は半減してしまいます。

強みを活かしてどのように活躍したいのか、働きたいのかをできるだけ具体的に伝えましょう。仕事への再現性を具体的に伝えることで、面接官に企業で働く姿をイメージしてもらいやすく、高評価に繋がる能性も高くなるでしょう。自分の強みをどう事務職に活かせるのかをうまく説明できれば、企業へのマッチ度もアピールできます。

事務職の自己PR例文

自己PRのポイントを知ったところで、さらにイメージを膨らませるためにアピールの例文を見ていきましょう。自己PRの作成に悩む人は多いですが、これはどのような内容、構成で伝えるべきかを明確にイメージできていないことが原因の場合も多いです。

明確なイメージが持てると、すぐに作成できるという場合も少なくないため、実際の例を知っておくことは大切です。OK例文とNG例文の両方を参考にし、各種ポイントを見ながら自己PRの作成に役立てましょう。

例文①

例文②

この例文では、協調性を強みとしてアピールしています。具体例としてテニス部での経験を取り上げており、この就活生が大切にしている価値観も伝わってきます。最後の「社内の潤滑油」というキャッチフレーズも印象に残りやすくなる要素です。

例文③

コミュニケーション力は多くの人がアピールしする強みなので、自分なりのエピソードが重要視されます。この例文では笑顔を大切にしていたという心がけにプラスして、実際にお客様に喜んでもらうサービスの提供についても伝えています。「相手を思いやる心遣いも含まれる」というコミュニケーション力に対する価値観についても述べており、入社後の対応に期待を持たれやすいでしょう。

NG例文①

この例文では、作業の正確性をアピールポイントとして挙げています。題材自体はいいですが、作業効率を度外視した態度に問題があります。最終的には慣れて両立できるようになったとありますが、それまでは正確さばかりを意識し、自分勝手に働いていたと思われるため注意が必要です。また、能力のアピールはできているものの、仕事への再現性は提示されておらず、これもNGポイントでしょう。

NG例文②

エキスパートになりたいという心意気はいいのですが、説明不足な感じがします。「なぜなりたいのか」「なった結果、企業にどういったメリットがあるのか」まで説明できると、面接官が企業での活躍や成長をイメージできるでしょう。

NG例文③

この例文には、社交性があるということを証明する具体例がありません。社交性の説明だけになっていて、この就活生がどんな人なのかわからないです。社交性が高いと言ってもいろいろな特徴があるので、説明できるようにしておく必要があります。

事務職の自己PRは強みの具体例と仕事での再現性を意識しよう

事務職は人気の職種なので、自己PRで他の就活生との差別化をはかることが大切です。事務職を目指して自己PRする際、パソコンなどのスキル面をアピールしようとする人が多いですが、あまりおすすめしません。面接官は、スキル面よりも就活生の人柄や価値観を重視して評価します。

それは、人柄や価値観は入社後も変わらない部分だからです。パソコンなどのスキルは入社後も身につけられるので、基本的な操作ができればOKとする企業がほとんどだと言えます。自分のどんなところが事務職に適しているのか、強みをどのように仕事に活かすのかなどを盛り込んで自己PRを作成していきましょう。