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事務職に採用される自己PRとは？伝え方のポイントや例文をご紹介
この記事のアドバイザー
戸田 開
大学卒業後、大手民間教育企業に入社し歴代新卒最速で拠点長に。その後、外資系生命保険会社での営業では単月5000万の売上を出すなど別の土俵でも活躍を見せる。人と向き合う仕事を経験し続けてきた中で、「就職」という人生の一大選択に自身の経験を役立てたいという想いからポート株式会社に入社を決意し今に至る。学生の皆さんに真剣に向き合って、キャリアプランを一緒に考えていきたいと思っています。まずはお気軽にご相談ください！
五反田 誉司
大学卒業後、大手アパレル企業にて販売と人材育成を経験。販売では個人成績で全国1位を獲得。また、店長として店舗のマネジメントも行い、赤字店舗を12か月連続予算達成店舗へと改善する。人材育成において、人の人生に関われる喜びを感じ、より多くの人の人生の選択のお手伝いをしたいと思い、人材業界に転身。 人の無限の可能性を信じ、広げるお手伝いをしております。 人と話すのが何よりも好きなのでまずはお気軽に何でもご相談ください。
コラムの目次
事務職は志望者が多い人気の職種
こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から
「事務職の内定がもらえる自己PRを作りたいです」
「事務職の自己PRにはどんなアピールが向いていますか？」
という声を多く聞きます。今まで面談をした就活生の中にも、事務職を希望する学生は多くいました。事務職に必要なことは何だと思う？と聞くと「パソコンや事務作業のスキル」という声が多かった印象があります。
しかし、それだけをアピールしても高い評価を得られないのが事務職の採用です。事務職は少ない採用枠に多くの志望者が殺到する人気の職種です。競争を勝ち抜くためにも、面接官に「おっ」と言わせる自己PRを作成していきましょう。この記事では、事務職の自己PRの作り方や例文をご紹介していきます。
事務職に求められる人物像
事務職の自己PRを作成する前に、どのような人物像が求められるのか知っておきましょう。事務職の自己PRとして的外れなアピールをしても、評価される可能性は低いです。面接官からしても採用して終わりではなく入社してからがスタートなので、事務職として働いていくために必要な素質を見極めています。
コミュニケーション力がある
事務職は、企業のさまざまな部署において社員のサポート的な役割を果たします。社員とスムーズに連携するためにも、コミュニケーション力が欠かせません。事務職には「笑顔」「明るくハキハキ話せる」などの「親しみやすさ」を求める面接官も多いです。面接中は常に口角を上げてハキハキと話すことを心がけましょう。
コミュニケーション力があると、周囲と円滑な人間関係を築くことができます。円滑な人間関係を築くには、相手の立場に立って考える視点が欠かせません。例えば「もし自分が相手と同じ状況で、このタイミングでこれをされたらどう思うだろう」という考え方です。社員との連携が多い事務職だからこそ、こういった視点は持っておきたいですね。
物事を誠実に取り組むことができる
事務職は書類の作成やデータ入力など、細かい業務が多いです。事務職には、このような仕事を正確に丁寧におこなえる人が求められます。例えば、書類のズレを「このくらいいっか」と見過ごす人は向いていません。ミスを見つけたらすぐに修正する姿勢が大切です。
また、決まった仕事を日々着実にこなす忍耐力も必要になります。基本的にデスクワーク中心なので、1日中パソコンに向かっていても平気な人が向いているでしょう。また「報告・連絡・相談」など、何か問題があったときにスピーディーに対応することも誠実さの象徴と言えます。
パソコンスキルは必須ではない
基本的にパソコン業務がメインなので、パソコンスキルはあるに越したことはありません。しかし、入社時点では必須ではないことは覚えておきましょう。パソコンスキルが必要といっても、ワードやエクセル、パワーポイントの基本操作ができればOKというレベルが多く、これらは入社してからでも身につきます。
パソコンスキルが全くなかったとしても、成長意欲やポテンシャルをアピールでき、かつ他の部分で評価されるなら就職は可能です。反対に、パソコンスキルだけのアピールだけだと内面のよさが何も伝えられず面接官の印象に残りません。スキルよりも人柄や価値観を重視する面接官が多いので、スキルはプラスアルファの要素として捉えましょう。
こちらの記事では、面接で評価されやすい長所を紹介しています。面接官が求める能力を知りたいという就活生は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
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事務職の自己PRを作成するポイント3つ
事務職の自己PRを作成する際「私はコミュニケーション力に自信があります」とだけ書いても、根拠がないので面接官に評価されることは難しいです。「なぜコミュニケーション力が強みなのか」を提示しないと、本当にコミュニケーション力が備わっているかどうかを面接官が判断できません。自己PRは信ぴょう性を持たせることが大切なので、これからご紹介する作成のポイントを参考にして面接官に評価される流れにしていってください。
①アピールポイントは1つに絞る
事務職でアピールすべきポイントは複数あります。しかし、複数アピールできる内容があっても、自己PRで伝える際は1つに絞らなければなりません。アピールポイントを増やしてしまうと、ひとつひとつの内容が薄くなってしまい、評価されづらくなることは理解しておきましょう。
自己PRは簡潔性を意識して作成することが大切であり、長々としたアピールは評価ダウンに繋がります。あれもこれもアピールしても、結果的に面接官に何を伝えたいのか分からないと思われ、評価されない可能性もあるのです。自己PRする内容は1つに絞って簡潔なアピールを心がけましょう。
②強みを発揮した具体的なエピソードを伝える
自己PRする際は、アピールしている内容が本当であることを証明しなければなりません。そのためにも、過去に強みを発揮した具体的なエピソードを伝える必要があります。いつ、どのような状況で、どのように強みを発揮したのかを伝えましょう。
このように背景を詳しく伝えることで、面接官がイメージしやすくなります。いくらすごいことをしても、それが相手に伝わらなかったら意味がありませんよね。自己PRもそれと同じで、いくら自分の良さをアピールしようとしても、面接官に伝わらなかったら意味がないのです。面接官にわかりやすく伝えることを意識しましょう。
③仕事への再現性に繋げる
面接官は自社で活躍できる人材を採用したいと考えています。企業に入社後、事務職として活躍できる人こそ高く評価されることは覚えておきましょう。ですから、どのような内容をアピールするにしても、最終的には仕事での再現性に繋げることが大切です。ここまで伝えられていないと内容に関係なく魅力は半減してしまいます。
強みを活かしてどのように活躍したいのか、働きたいのかをできるだけ具体的に伝えましょう。仕事への再現性を具体的に伝えることで、面接官に企業で働く姿をイメージしてもらいやすく、高評価に繋がる能性も高くなるでしょう。自分の強みをどう事務職に活かせるのかをうまく説明できれば、企業へのマッチ度もアピールできます。
キャリアアドバイザーコメント
五反田 誉司
事務職で求められる能力は「正確性」や「効率性」です。与えられた仕事に対してどれだけ正確に仕事を進めることができるか、効率よく処理することができるか。このような点をアピールできるといいと思います。また、事務職のお仕事は内容によっては社内業務全般に渡ることが多いです。
そのため、部署を超えて様々な方とコミュニケーションを取る力も求められることがあります。その際、コミュニケーション能力も一定求められることが多いです。自分がどんな部分に長けているのか？という点をしっかりと整理すること。そして、その企業の事務職でどんなことが求められているのか？を調べて自分の長所と重ねてお話しできるようにしましょう！
事務職の自己PR例文
自己PRのポイントを知ったところで、さらにイメージを膨らませるためにアピールの例文を見ていきましょう。自己PRの作成に悩む人は多いですが、これはどのような内容、構成で伝えるべきかを明確にイメージできていないことが原因の場合も多いです。
明確なイメージが持てると、すぐに作成できるという場合も少なくないため、実際の例を知っておくことは大切です。OK例文とNG例文の両方を参考にし、各種ポイントを見ながら自己PRの作成に役立てましょう。
例文①
私は正確な作業が得意で、細かいこともミスなく行えます。大学時代は食品工場で袋詰めのアルバイトをしていました。袋詰めは商品とおまけを入れてパウチするというシンプルな作業ですが、数が多くスピードも求められるため、最初はミスもありました。
まずはミスをしないために正確に作業することを心がけ、次にスピードを意識するために1分間の目標作業量を設定しました。貴社でも正確性と作業スピードを両立させて事務処理をスムーズにさばくことで、企業運営を影で支える存在として、活躍したいと考えています。
キャリアアドバイザーコメント
戸田 開
この例文のいい点は、構成（結論→経験→仕事での再現性の順で分かりやすく述べている）です。この構成は読み手に対して最もストレートに伝わるので非常にいいと思います。やや細かい部分ですが、以下2点プラスすればよりよくなります。
1点目は冒頭で「私は正確な作業が得意で、細かいこともミスなく行えます」と正確さをテーマに謳っているにもかかわらず、内容は正確さとスピードという2つのテーマで話を進めている点です。冒頭部分を「私は正確な作業をスピーディに実行するために試行錯誤することができます」のようにするのがいいのではないでしょうか。
2点目は、試行錯誤した結果（正確さを意識し、1分間の目標を設定した結果）どのように改善されたか、という部分に触れていないことです。「作業量が◯◯％アップした」のように結果にも言及しておくと良いと思います。
例文②
私は協調性があり、周囲を見渡せることが強みです。大学時代はテニス部に所属しおり、後輩とペアを組んでいました。ペアを組む上で、自分の意見を押し通すことではなく、相手と話し合ってベストな結果をだすことを大切にしていました。
試合で負けたときは、どちらかに責任を負わせるのではなく、必ず後輩と話し合うようにしてきました。この結果、チームの部長を任され、風通しのいい部活動の環境を構築することができました。入社後は、貴社の事務職として社内の潤滑油として活躍したいと思います。
この例文では、協調性を強みとしてアピールしています。具体例としてテニス部での経験を取り上げており、この就活生が大切にしている価値観も伝わってきます。最後の「社内の潤滑油」というキャッチフレーズも印象に残りやすくなる要素です。
例文③
私の強みは、誰とでも笑顔で接することができるコミュニケーション力です。大学に入学してから2年間、カフェで接客のアルバイトをしていました。ランチタイムは1日でお客様が最も多くとても忙しかったのですが、だからこそいつも以上に笑顔で過ごすようにしていました。
コミュニケーション力には、相手を思いやる心遣いも含まれると思っているので、手荷物を入れる箱を導入しお客様がくつろげる空間づくりに力を入れました。貴社に入社しましたら、「仕事しやすいな」と思われる事務職を目指して笑顔で仕事に励みます。
コミュニケーション力は多くの人がアピールしする強みなので、自分なりのエピソードが重要視されます。この例文では笑顔を大切にしていたという心がけにプラスして、実際にお客様に喜んでもらうサービスの提供についても伝えています。「相手を思いやる心遣いも含まれる」というコミュニケーション力に対する価値観についても述べており、入社後の対応に期待を持たれやすいでしょう。
NG例文①
私は正確な作業が得意で、何事もミスなくやり遂げることが出来ます。大学時代は居酒屋のキッチンでアルバイトをしていました。アルバイト先は非常に忙しく、同時に注文が殺到してとにかく効率を考えなければなりませんでした。しかし、スピードを意識するとミスを連発し、逆に遅くなってしまうため、私はスピードを抑えてでもミスを減らし、確実な作業を心がけました。
ミスがなくなることでストレスも減り、お客様からのクレームもなくなりました。また、何年もアルバイトを続けることで、次第にスピードも速くなり、今では正確性と作業スピードの速さを両立させることが出来ています。
この例文では、作業の正確性をアピールポイントとして挙げています。題材自体はいいですが、作業効率を度外視した態度に問題があります。最終的には慣れて両立できるようになったとありますが、それまでは正確さばかりを意識し、自分勝手に働いていたと思われるため注意が必要です。また、能力のアピールはできているものの、仕事への再現性は提示されておらず、これもNGポイントでしょう。
NG例文②
私は事務のエキスパートになりたいと思っています。大学時代に簿記やタイピングなどの資格を取得し、エクセルやワードも使えます。貴社の事務職としてさまざまなスキルを駆使し、エキスパートとして活躍したいです。
エキスパートになりたいという心意気はいいのですが、説明不足な感じがします。「なぜなりたいのか」「なった結果、企業にどういったメリットがあるのか」まで説明できると、面接官が企業での活躍や成長をイメージできるでしょう。
NG例文③
私の強みは社交性が高いところです。社交性は人間関係を築く上でとても大切だと感じており、貴社の事務職においても必要なスキルだと思っています。入社後も高い社交性を活かして、多くの人と関わりを持ちながら仕事を進めていきたいです。
この例文には、社交性があるということを証明する具体例がありません。社交性の説明だけになっていて、この就活生がどんな人なのかわからないです。社交性が高いと言ってもいろいろな特徴があるので、説明できるようにしておく必要があります。
事務職の自己PRは強みの具体例と仕事での再現性を意識しよう
事務職は人気の職種なので、自己PRで他の就活生との差別化をはかることが大切です。事務職を目指して自己PRする際、パソコンなどのスキル面をアピールしようとする人が多いですが、あまりおすすめしません。面接官は、スキル面よりも就活生の人柄や価値観を重視して評価します。
それは、人柄や価値観は入社後も変わらない部分だからです。パソコンなどのスキルは入社後も身につけられるので、基本的な操作ができればOKとする企業がほとんどだと言えます。自分のどんなところが事務職に適しているのか、強みをどのように仕事に活かすのかなどを盛り込んで自己PRを作成していきましょう。
キャリアアドバイザーコメント
戸田 開
「正確＝ミスをしない」と考えると集中力が高い・計画を立てるのが上手いなどの長所や、責任感が強い・几帳面といった性格の部分でアピールするといと思います。また、意外かもしれませんが「臆病」な性格も石橋を叩いて渡るという意味でこの場合はアピールポイントになり得ます。これらを自身の経験（例えば、サークルの会計係としてお金の管理を任されていた）などと絡めると説得力が増すと思います。