一般事務こそ対策が必須！ 評価される能力や総合職との違いを解説

一般事務を目指す学生必見！ 「事務職」の切り口は一つとは限らない

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「事務の仕事がしたいです」
「一般事務の仕事に役立つスキルや資格はありますか」

と聞かれることがあります。「事務の仕事＝一般事務」のイメージを持っている学生もいるかもしれませんね。しかし実は事務職の切り口は一つではなく、一般事務をはじめさまざまな形の事務系の仕事を中心とした働き方があります。

この記事では一般事務以外の事務職や、一般事務のメリットとデメリット、向いている人の特徴などを解説します。一般事務の仕事を検討している学生や事務職に興味がある学生はぜひ一度読んでみてくださいね。

一般事務だけじゃない！まずは事務職の種類ごとの違いを押さえよう

まず事務職の仕事は、大きく分けて一般事務と専門事務に分かれます。デスクワークを中心に企業のサポート業務に回る点は共通していますが、一般事務と専門事務には細かな違いがあります。「事務職＝一般事務」と考えている学生も多いので、まずは2つの違いをしっかりと押さえておきましょう。

①一般事務

書類のファイリングや管理、パソコンを使ったデータ入力などがメインの仕事です。来客の対応や郵便物の発送・仕分けなどをおこなう場合もあります。「事務職」の一般的な仕事内容を中心に、部署に関係なく幅広い分野の仕事を担当する場合に一般事務という言葉を使います。企業にまつわるサポート業務を広く担当する仕事だと捉えてよいでしょう。

➁専門事務

上記の一般的な事務の他に、特定の業種において必要な専門知識や技能、資格を活かした事務を専門事務と呼びます。具体的には経理事務、人事事務、貿易事務、保険事務、金融事務、英文事務が挙げられます。 専門事務の場合には企業の営業担当のサポートとして働く場合も多いですね。一般事務に比べると一般的なサポート業務だけでなく、業務上の担当領域の知識や経験が必要になる場合があります。

専門事務のひとつに受付事務もあります。受付事務についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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一般事務の仕事内容を把握しよう

一般事務の仕事はデスクワークが中心ですが、時にパソコンを使った作業だけでなく、来客の対応なども含むため多岐にわたります。

社内のサポート役として立ち回る場面もあれば、取引先に企業の顔として来客と接する機会もあるでしょう。作業の種類も多いので決して楽な仕事ではありません。社内・外を問わない総合的なバックアップの仕事が一般事務の仕事内容といえますね。

事務職の仕事内容についてはこちらの記事も参考にしてください。

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書類作成・整理

一般事務が扱う書類には、見積書、請求書などの企業が扱う金銭の動きに関するものをはじめ会議の議事録、イベントの案内などたくさんの種類があります。これらを作成するのは一般事務の仕事です。また作成した書類やデータの整理や管理をおこない、企業がより効率的に仕事ができるように作業環境を整備をすることも一般事務の役割です。

データ入力

データの内容は企業が扱う顧客の情報や契約内容、売り上げ、社員の情報などを原本となる手書きのメモや原稿から、データ化された資料や音声までPCに入力する作業です。データが正確に入力されているかを確かめる校正作業まで、データ入力に含まれることもあります。

社内環境の整備

企業の社員が普段使う文具などの備品の発注の仕事もあります。いざ必要な時に必要な物が社員の手元にわたるように、社内環境を整備するのも一般事務の仕事です。一見地味に感じる学生もいるかもしれませんが、社員全員が気持ちよく過ごせるように毎日を過ごすオフィスの環境を整えることは立派な役割です。

来客対応・伝達業務

会社に来客があった際に一般事務が対応をすることもあります。来客者の受付や会議場のセッティングだけでなく、企業にかかってきた電話の対応やメールの返信など、伝達業務を請け負うこともありますね。企業の顔として来客対応・伝達業務をおこなうことも一般事務の重要な役割です。

小口金管理・伝票処理

入金、出金、売上、仕入、振替といった伝票に企業が使ったお金の流れを入力し、整理していく仕事です。「何月何日、どこで、何を、いくらで、何の目的で買ったか」などを集計したり会計ソフトに入力したりすることによって、決算書を作ります。企業のお金に携わる責任が必要な仕事です。

郵送物の管理・発送

企業には日々、大量の郵送物や資料などが届きます。大切な情報を見落とさないためにもこれらを届け先ごとに仕分けて管理し、担当者の元へ届けるのも一般事務の業内容です。企業から発送するものの手引きをおこなうこともありますよ。

一般事務のメリット・デメリットを理解しよう

「思っていたのと実際は全然違う」という事態を避けるためにも、メリットだけでなく、デメリットも見ていく必要があります。業務内容そのものだけでなく、キャリアの観点からも両方を分析していきましょう。

メリット

一般事務は未経験からでもオフィスワークにつきやすいと言われることがあります。また、一般事務を通してしっかりとスキルを身に付ければ、将来的にキャリアアップをした際に他の企業でも十分通用する武器となります。では、一般事務で働くと具体的にはどんなメリットが得られるのでしょうか。

基本的なPCスキルが身につく

一般事務の業務の中心であるデータ入力や書類作成などの業務では基本的なPCスキルが求められます。業務をこなすほど自分のスキルが向上しますし、キャリアアップする際にもこれらの技術は役に立つでしょう。具体的にはWordやExcelを使った書類作成、PowerPointを使ったスライドの作成などができるようになります。仕事を通して基本的なPCスキルが身につく点は、一般事務の最大のメリットといえるでしょう。

退社時間が固定しやすい

一般事務の仕事は、一般的にはイレギュラーな残業も少なく、退社時間が固定しやすいのもメリットのひとつです。退社時間が固定しやすいことで、スケジュールが組みやすくなったり、自分のプライベートの時間を確保できる点を魅力に感じる人も多いでしょう。営業部署などに比べてサポート業務が多いため、自分の都合に合わせて仕事の進捗具合を調整しやすい点も魅力ですね。

デメリット

一般事務だけでなく、どんな仕事にもデメリットはつきものです。しかしとくに一般事務の場合は良くも悪くも繰り返しの作業を仕事とする側面があるので、人によってはその側面をデメリットと感じやすい場合もあるでしょう。一般事務のデメリットについて、一緒に見ていきましょう。

ルーティンワークが多い

一般事務の仕事は、コツコツとした作業の繰り返しで、ルーティンワークが中心となります。日々大枠としては同じ作業を繰り返すことを業務とし、忍耐が必要な細かい数字の確認作業や資料の校閲に長時間取り組む場合もあります。

0から1を作り出したり、自分の采配で積極的に発言したい学生にとっては、習慣化されたルーティンワークの業務に新鮮さを感じられないことをデメリットと感じる人もいるかもしれませんね。

将来的に作業が自動化するリスクがある

データを扱う繰り返しの作業が中心の一般事務の仕事は、将来的に作業が自動化するリスクがあります。さまざまな人の手仕事が機械に成り代わっていく世の中で、最終的に事務作業が機械化されてしまう可能性も考えられますよね。もちろんすぐにではありませんが、長い目で見ると事務の仕事が人の手を離れ、自動化してしまう未来も十分にあり得るでしょう。

一般事務に向いているのはどんな人？

一般事務は仕事の特性上、性格によって適性が分かれます。以下の性格や適性を持っている人はとくに一般事務の仕事に向いていると言えるでしょう。

人のサポートをするのが好きな人

人のサポートをすることが好きな人は一般事務に向いていますね。事務の仕事はどちらかというと企業の縁の下の力持ちとして働くことが多いためです。「自分が主体で動くことよりもチームを支える役割の方が得意だ」「組織がより動きやすくなるように陰で支える努力をするのが好き」という人はとくに、一般事務での活躍が見込めるでしょう。

コツコツと丁寧な作業ができる人

一般事務の仕事は、コツコツとしたルーティンワークが基本となるため、我慢強く地道な作業ができる人でないと務まりません。また、作成した資料がそのまま取引先の手に渡ったり、企業のお金の動きに関わるものである場合もあるので、正確で丁寧な仕事ができる人も一般事務に向いているでしょう。

協調性に優れている人

一般事務から連想するイメージだと、1人でコツコツとパソコンと向き合う姿を想像した学生もいるかもしれませんが、事務職だからこそ社内のコミュニケーションが重要になります。社内の作業の効率化を図るなら周りの人と協力しなければなりませんよね。また、一般事務の場合は転勤があるケースの方が少ないので、毎日顔を合わせる社員同士、良好な関係を築いていくという点でも協調性が求められます。

一般事務で活躍！ 持っていると評価されやすい資格

「PCスキルには自信がある」という学生でも、口頭で面接官に身につけたスキルを話すだけでは、本当に実践的な能力が身に付いていると伝わりにくいですよね。しかしPCスキルを証明する資格があれば、選考でも自分の実力をアピールしやすくなります。

ここでは、PCスキルに関する資格の中でも、特に一般事務の選考において評価されやすい資格について解説しているので読んでみてくださいね。

日商簿記

事務職の中でも人気の簿記資格。簿記検定では、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するための知識やスキルが求められます。これらは企業の経営成績や財務状況を明らかにするために必要になるスキルです。

簿記資格は複数ありますが、最も認知されている日商簿記の取得がおすすめですね。また、一般的に実務に使えると選考で評価されるのは2級からとされています。

MOS資格

MOS資格とはマイクロソフト・オフィス・スペシャリスト資格の略で、PCスキルを証明できる国際資格の一種です。MOSの資格を持っているとMicrosoft Officeの、Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookのスキルを証明できます。世界的な企業であるマイクロソフト社の認定資格なので、PCスキルを証明する資格の中でも人気があり事務職の選考でも評価されます。

こちらの記事では、より詳しくMOS資格について解説しているので、せひ確認してみましょう。

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ビジネス文書検定

ビジネス文書検定とは礼状や案内文などで使うビジネス文書の技能を認定する試験です。ビジネスの場では、日頃あまり使用しない漢字や独特の言い回しを用いることがありますよね。一般事務の仕事では取引先へのメール対応などをするケースもあるので、ビジネス文書検定も選考の際のアピールに活かせるでしょう。

日商PC検定

日商PC検定の内容は、ビジネスシーンにおける文書作成、データ活用などが想定されており、MOSと比較してビジネス向けの知識や実技が問われるのが特徴です。実際にビジネスシーンで文書作成やデータ活用をしていきたい人が取る資格なので、一般事務の業務内容にはぴったりでしょう。こちらの資格も簿記と同じく一般的には2級から実践的なスキルが評価される対象とされます。

また、こちらの記事では就職に有利な資格について解説しています。

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日常生活の中で身に付いた能力やスキルが一般事務の選考で評価されることもあります。一般事務の選考では特別なスキルを持っていなくても、アピール次第で面接官から高評価を得ることも可能です。ここでは一般事務の選考でアピールしたい能力を例文付きで解説します。

①スケジュール管理能力

書類作成の締め切りや会議室の準備など、いくつものスケジュールが重なる中で業務をおこなう一般事務ではスケジュール管理能力も重視されます。「スケジュールを守ること」だけでは社会人として常識の範囲内なので、スケジュールを管理するために何を心がけているかやパフォーマンスを上げるためにスケジュールの組み方で工夫したことなどをアピールしましょう。

スケジュール管理能力などの計画性をアピールしたい学生はこちらの記事も目を通してみてくださいね。

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②長期的な継続力

コツコツと地道な作業が続く一般事務では、長期的な継続力をアピールするのも良いでしょう。努力をした結果得た学びや、実際に獲得したスキルについて具体的に話しましょう。

また、継続力に似た強みだと真面目さも一般事務の選考では武器になりますよ。こちらの記事もぜひ参考にしてみてくださいね。

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③コミュニケーション能力

コミュニケーション能力を活かした経験も事務職で一般事務の選考で評価されますよ。社内社外問わず、初対面の相手ともやり取りをする機会があるので、相手の立場に立って話す・聞くことができる人材を一般事務でも求めています。

また、事務職の自己PRの書き方のを例文付きでこちらの記事でも解説をしているので参考にしてみてくださいね。

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なお、事務職の志望動機の書き形原こちらで紹介していますので、合わせてチェックしてみましょう。

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一般事務は倍率が高い？ 間口は広く確保しよう

厚生労働省が2019年4月に発表した「職業別一般職業紹介状況［実数］（常用（除パート））」では、事務的職業の有効求人倍率は全体の数値が1.43の中で、全職種で最も低い0.48を記録しています。有効求人倍率とは、「求職者1人当たりにつき、何件の求人があるか」を示す数値ですので、2人に1人しか事務の職種に付けないことがわかりますね。

これは事務職全体の倍率なのでこの中から一般事務にさらに絞ると、0.38とさらに下がります。一般事務は倍率が高く、学生に人気の職業であるといえます。求人の間口はなるべく広く確保しましょう。

専門事務も検討する

「事務職」に興味がある学生は、一般事務だけでなく専門事務を検討してみるのも良いでしょう。専門事務は完全未経験からのスタートができる一般事務業務と比べて、特定の資格の取得が必要になる場合があるので一般事務よりも高度な技術が求められることもあります。

また、退社時刻などがサポートする業務によって左右される場合もありますね。たとえば、営業事務では営業活動に付随する事務処理や資料作成を取り扱うので、急な会議に向けて早急に明日までに資料が必要な場合などには残業も考えられます。

スケジュールの融通は一般事務ほど効きにくいのが現状なので、プライベートとの両立を重視している学生はマインドチェンジが必要になります。自分の采配でスケジュールを組むことが難しくはなりますが、それでも事務職に就きたい学生は専門事務も検討してみてくださいね。

就活情報ナビ以外の情報源も確保する

企業からの求人がまとめて掲載されている利便性から就活情報ナビを利用しながら志望企業を決めている学生も多いでしょう。しかし、就活情報ナビの求人は総合職をメインにしているため、一般事務の求人は総合職に比べて少ない傾向にあります。就活情報ナビのみに頼らず、他の情報源も確保すると間口が広がりますよ。

大学のキャリアセンター

大学のキャリアセンターも多くの情報を持っています。過去に同じ大学の先輩で、一般事務の仕事に就いた学生について質問することもできるので、就活情報ナビよりも自分の境遇により適した情報を収集することができるのもキャリアセンターの特徴です。

ハローワーク

ハローワークと聞くと失業者のイメージを浮かべる学生もいるかもしれませんが、新卒を対象にした専門のハローワークもあります。就活ナビには載っていない企業の情報を有している場合もあるので、ハローワークから一般事務の情報を集めるのも一つの手です。

エージェントサービス

就活のプロフェッショナルであるキャリアアドバイザーも力になります。こちらもハローワーク同様に就活ナビには掲載されていない、キャリアアドバイザーだからこそ紹介できる企業を持っている可能性があります。総合職よりも募集の少ない一般事務だからこそ、キャリアアドバイザーと一緒に情報収集をするのも良いでしょう。

総合職と一般職は何が違う？

一般事務は総合職と対比して「一般職」と呼ばれる場合があります。総合職と一般職には違いがあり、求人そのものが分けられているケースも多いです。一般職に限定して企業を探す前に、総合職との違いも押さえておきましょう。

給料

多くの企業では一般的に一般職よりも総合職の方が基本給が高く設定されています。厚生労働省の「多様な正社員の処遇について」では、正社員と賃金テーブルが異なることが多く、業界によっては正社員の生涯賃金を100とすると一般職では55、つまり約半分という事例も挙げられています。

理由としては、業務内容の範囲が総合職の方が広かったりリーダーとして組織を引っ張っていく役割が求められる場合があるためです。求人募集を見ると、総合職と一般職とで給料を分けて記載している企業もありますね。

他にも正社員になるメリット・デメリットが知りたい方は、こちらの記事を参考にしてみましょう。

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転勤の有無

転勤の有無も総合職と一般職で違いがあります。企業によって異動の範囲は異なりますが、各業務に伴う全国的な支社への転勤を伴う総合職に対し、一般職は総合職のサポートという位置づけのため、最初の契約地域から大きく異動をすることはないでしょう。

昇進のスピード

総合職は将来的に企業を自ら引っ張っていくようなポジションの人材を育てる目的があるため、責任ある業務に携わる機会に恵まれています。一方、一般職はなかなか数値で頑張りが可視化しにくく、業務の範囲も限定的なので、総合職よりも昇進のスピードは劣ってしまうケースが多いでしょう。

また、基本的に会社を率いる管理職は総合職の人材が中心となるので、一般職からの中枢ポジションへの昇進は難しいでしょう。

このほかに総合職と事務職との違いはこちらの記事でも解説しています。

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総合職と迷っている学生は「総合事務職」も視野に入れてみよう

総合事務職は、企業活動の中心となる事務系業務全般に携わる仕事です。総務・労務・経理・法務などの分野ごとに業務内容が分かれていますが、企業によっては人事や社内システムについても総合事務職が業務を担当する場合があります。

PC業務がメインの一般事務よりも仕事量が多く、必要となる技能やスキルも高度なものになるので待遇もより総合職に近い形になるでしょう。給与やキャリアアップの点で総合職と迷っている学生は「総合事務職」も視野に入れてみましょう。

自分に合った事務の仕事を選んで就活に臨もう

同じ一般事務を希望してる学生だったとしても、PCスキルを活かした仕事がしたい学生や、環境に左右されない生活を送りたい学生など、一般事務を希望する理由はさまざまです。「とりあえず一般職で応募しよう」ではなく、まずは自分の求める条件に合った事務職をしっかりと探してから、就活に臨みましょう。