例文12選！ 大学事務の志望動機で高評価を得るには｜NG例付き

大学事務の志望動機に説得力を持たせよう

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。

大学事務を目指す学生から、次のような相談を受けることが多々あります。

「志望動機で大学事務でないといけない理由がうまく書けない」
「倍率が高いのでこの文章で採用されるか不安」

確かに大学事務職は倍率が高く、多くの応募者の中から選ばれることに不安を抱いている学生もいますよね。大学事務の選考では、説得力のある志望動機を作成することが非常に重要です。

そこで今回は、志望動機を明確にするために大学事務ならではの仕事内容・魅力を詳しく解説します。高評価につながる志望動機の例文も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてくださいね。　

まずは大学事務の仕事を理解しよう

大学事務の志望動機を考えるためには、まず大学事務の仕事内容をしっかり把握しておくことが重要です。

一口に大学事務と言っても仕事内容は多岐にわたります。大学事務の仕事のどんな部分に惹かれているのかが明確になれば、志望動機を考えやすくなりますよね。

一般的な企業の事務職とは違う、大学事務ならではの特徴を理解しておきましょう。

一般事務で評価される能力や活かせるスキルはこちらの記事で確認してください。

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大学の幅広い業務を担う仕事

大学事務は、教務課や学生支援課、総務課などさまざまな課に分かれていることからもわかる通り、幅広い業務を担っています。

実際、大学事務の仕事は授業やイベントの準備、学生や来客の対応、備品や資料の管理、研究室の予算管理など実にさまざまで、所属する課によっても大きく変わってきます。

実際に大学事務として働き始めると、ずっとひとつの課にとどまって特定の仕事を担当するのではなく、数年ごとに所属する課や担当業務が変わるケースが多くなります。

主な仕事内容を詳しく解説しますので、興味のある仕事だけでなく、すべての仕事を把握しておきましょう。

授業やイベントの準備

大学事務の仕事としてまず挙げられるのが、授業やイベントの準備です。

大学の教室の鍵は事務室で保管されているので、当然管理も事務員がおこないます。学生が使う教材の管理・発注をしたり、授業で使うプロジェクターの用意などをするのも大学事務の仕事であり、教授がプロジェクターをうまく使えないときにはサポートしに行くこともあります。

また、大学でシンポジウムや特別講義が開かれる際には、開催までの準備や広報、当日参加するゲストの案内を大学事務員が担当し、大学内でゲストとの親睦会がおこなわれる場合は、飲食物の手配も担います。

学生や来客の対応

テストシーズンになるとレポート提出が必要になる授業は多いですが、学生が提出するレポートを受け取り、まとめて担当教授に渡すのが大学事務員です。その他、学生に対しては通学証明書などの発行、退学や転部の受け付けなど、さまざまな面から学生生活をサポートします。

学生の保護者や受験生からの問い合わせに対応したり、適宜業者と連絡を取ることも大学事務の仕事なので、同僚や学校関係者以外の人とかかわる機会もあります。

備品や資料の管理

大学への志願者を集めるための大学紹介パンフレット・書類を作成したり、問い合わせを受けて送付したりするのも大学事務の仕事です。

学期初めに学生に配布する履修関連の書類も、各授業の担当教授と連携を取りながら、大学事務が用意します。その他、授業に関することでも担当教授からデータを渡され、授業までに印刷しておくよう頼まれたり、出席表を配布するよう頼まれたりすることもあります。

授業前の時間帯は慌ただしくなるので、1日の中でも特に忙しくなるでしょう。

研究室の予算管理など経理全般

大学事務では、研究室の予算管理や助成金申請などに関わる経理全般の仕事も担当します。具体的には以下のような内容が含まれます。

中でも助成金は公費なので、細かく正確な管理が必要になりますし、資料作成には当然締め切りもあります。そのため、細かい作業も正確かつスピーディにこなせなければなりません。

また、研究室の予算管理にあたっては、その研究室の教授とのやり取りも必要になるため、他者と連携しながら円滑に仕事を進めるコミュニケーション力が求められます。

大学事務の仕事の3つの魅力を押さえよう

続いて、大学事務の仕事の魅力を解説していきます。

大学事務として仕事をするやりがいや喜びは、志望動機を考える取っ掛かりにもなります。大学事務の魅力を知り、その魅力になぜ惹かれたのかまで深掘りして考えてみましょう。

①学生の成長を支援できる

大学事務の魅力としてまず挙げられるのが、「学生の成長を支援できる」ということです。

大学時代は、留学や就活など大きなイベントを迎える学生も多いですし、自ら選んだ分野で学ぶ分、学業に積極的な学生も多く見られます。また、初めての1人暮らしやアルバイトで不安を感じている学生もいるでしょう。

そんな学生たちがより快適に大学生活を送り、成長していけるよう、さまざまな面から支えるのが大学事務の仕事です。

➁学生の学びを支えられる

もちろん、直接的に授業に参加して支えられるというわけではありませんが、大学事務の仕事では使う書類の用意や学生の出欠管理、経理に関する書類作成のサポートをします。このような縁の下の力持ちの大学事務の人々の活躍があって、教授陣や学生は勉学に集中して力を注ぐことができます。

また、研究費の申請・管理のサポートも研究を続けるためには不可欠なことであり、研究の発展の一部を担えているというやりがいも感じられるでしょう。

縁の下の力持ちをアピールしたい学生はこちらも見てくださいね。

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③多くの人と出会える

事務職というと、同僚など特定の人としかかかわらないイメージを持たれがちですが、大学事務の場合は違います。

日々さまざまな学生や教授と接しますし、大学に興味を持っている高校生や保護者、他国からの留学生、シンポジウムに参加しに来た研究者など、幅広い年代・属性の人に出会うことができます。

こうした人々とは一般企業に勤めていればあまり会う機会がないので、大学事務の魅力だといえます。

大学事務の仕事に向いている人の特徴

「自分の特技が大学事務の仕事で活かせると感じた」、「自分の性質が大学事務の仕事に向いていると思った」ということも、志望動機になります。

採用する側も適性のある人を選びたいと考えているので、自分のどのような点が大学事務に向いているのかを把握し、効果的にアピールすることが重要です。

人に頼られることが好きで面倒見がいい

大学事務の仕事には典型的な事務処理も含まれますが、学生のサポート役となる仕事も多く含まれています。

学生が快適に大学生活を送れるよう環境を整備したり、履修や留学関連の手続きをしたり、ときには学生から直接、留学や転部、学生生活について相談を受けることも。

人に頼られることが好きで面倒見がいい人なら、学生のために仕事をすることが苦になりませんし、仕事にやりがいも見出しやすく、積極的に働けるでしょう。

教育の現場を支えたいという想いがある

教育現場である大学には、教務課・学生支援課・就職支援課・留学課・総務課・人事課など多くの課があり、そこで働く大学事務の人々がいなければ、円滑に運営していけません。

教授のように直接的に教育現場に携わるわけではありませんが、教えることとは別の角度から、教育現場を支えているのが大学事務なのです。そのため、教育の現場を支えたい想いがある人なら、情熱を持って仕事に取り組むことができ、適性があると言えるでしょう。

同じ教育の現場を支える仕事として小中学校事務もあります。志望動機のポイントについてこちらの記事で解説していますので、興味のある学生はぜひ併せて参考にしてみてください。

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業務を正確にコツコツこなすことができる

大学事務の仕事には、当然ながら事務職らしい細かい事務作業も含まれます。細かい作業をまとまった時間続けられる集中力がある人に向いた仕事であるとともに、日ごろから凡ミスが多かったり、単純作業が苦手だったりする人には不向きでしょう。

また、大学事務の仕事は多岐にわたるので、集中しているときに突発的に別の仕事を頼まれたり、他の仕事と並行しながら細かい作業をしなければならなかったりする場合もあります。

そのようなときでも仕事の質を落とさず、安定して働ける人は、大学事務に向いていると言えるでしょう。

やり遂げる力の自己PR方法についてはこちらの記事で紹介しています。

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大学事務の仕事で役に立つスキル

大学事務の仕事には持っていると役立ついくつかのスキルがあります。

これらのスキルを持っていれば採用時にアピールポイントになりますし、実際に大学事務員として働き始めたときの助けとなります。

いずれも特段獲得が難しいスキルではなく、学生生活や就活と並行してある程度身に付けることのできるものばかりなので、倍率の高い大学事務の採用試験を勝ち抜くためにも、ぜひ習得しておきたいですね。

スキルだけでなく、学校事務に必要な資格も知りたい人は、こちらの記事も参考にしてみてくださいね。

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コミュニケーション能力

大学事務として学生課や就職支援課などに配属されると、日々多くの学生と接することになります。

特に大学事務では一般企業の受け付けなどと違い、大学生や入学を希望する高校生、保護者など、多くの人と話をすることになり、相手によっては理論立てた説明が苦手という場合もあるでしょう。そんなときもまずは相手は何を知りたがっているのかを知る「聞く力」が求められます。

また、シンポジウムや高校生向けの学校説明会、企業の人事を招いての就職説明会などを開催する場合は、外部の人とも連絡を取り合う必要があるので、初めての人とでもスムーズにやり取りができるコミュニケーション能力が必要です。

もし今現在コミュニケーション能力に不安があるのであれば、人と接するアルバイトをするなどの対策をしましょう。

コミュニケーション能力のアピール方法はこちらで解説していますよ。

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英語や中国語などの語学力

大学にはさまざまな国からの留学生も通っていて、彼らが必ずしも十分に日本語を理解し、話せるとは限りません。

しかし、留学生に下宿先やアルバイト先を斡旋したり、学生生活の相談に乗ったりするのも大学事務の仕事です。また、留学生向けのお知らせは外国語で書く必要があります。

就活で英語力を武器にするときのコツはこちらで確認してください。

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エクセルや経理ソフトなどのPCスキル

大学事務ではデータ入力や書類作成などの仕事もするので、エクセルや経理ソフトなどのPCスキルも必要になります。

中でもエクセルは、大学事務の募集要項に必須スキルとして挙げられていることもあるので、使いこなせるようにしておいた方が良いです。

図書館や本屋に行くと、エクセルの基本的な使い方を解説した本があるので、それを見ながら習得しましょう。

就活に有利な資格についてはこちらの記事で紹介しています。

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4つの手順で簡単！ 大学事務の志望動機の書き方

大学事務の仕事内容や役立つスキルなどがわかったところで、今回の本題である大学事務の志望動機の書き方について見ていきましょう。

大学事務は倍率の高い人気の職業なので、伝えるべきことをきちんと伝えられていないと、その時点で選考に不利になってしまう可能性があります。

大学事務の志望動機を書くときのポイントは主に4つあるので、それぞれについて解説していきます。

①なぜ大学事務を目指すのかを述べる

これまで解説してきた大学事務の仕事内容、向いている人の特徴などを踏まえて、なぜ大学事務の仕事に惹かれたのかをはっきりと書きましょう。

この時、「その仕事は大学の事務でなくてもできるのでは？」「大学事務の仕事内容を勘違いしているのでは？」と思われないようにすることが非常に重要です。

➁なぜその大学なのかを明確にする

大学事務の仕事を目指す理由とともに、その大学の大学事務を志望する理由も明確にしなければなりません。

単に大学事務として働きたいという熱意があるだけでは、採用側に「他の大学でも良いのでは？」と思われてしまうからです。

大学の公式ホームページ、受験生向けサイト、SNS、学長や教授のインタビュー記事などから、その大学で働きたい理由や自分との接点を探ってみましょう。

③動機やきっかけを盛り込む

大学事務として働きたいと思った動機やきっかけも詳しく述べると、より厚みのある志望動機となります。

実際の動機・きっかけは人それぞれですが、具体的には次のような例が挙げられます。

大学事務やその大学を志望する理由はどうしても他の学生とかぶりがちですが、大学事務を志すようになったきっかけは個々人の経験に基づくものであり、オリジナリティを出しやすい部分です。

しっかりと自己分析をして、詳しく述べられるようにしましょう。

自己分析ノートの活用方法についてこちらの記事で解説しています。

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④自分の強みをどう活かせるのかで締める

採用側は、志望動機そのものはもちろん、その学生の適性もしっかり見ています。大学事務として通用する強みがあれば適性があると判断されますし、大学事務として働くために努力して習得したスキルがあれば、より一層志望度や熱意が伝わりやすくなります。

ただし、ここで的外れなことを言ってしまうと、職業研究が足りないと思われてしまいます。

大学事務の仕事内容についてしっかり理解したうえで、自分のどんな強みが活かせるのか考えてみましょう。

計画性の自己PR方法についてはこちらの記事で紹介しています。

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大学事務の志望動機例文　

ここからは、大学事務の志望動機の例文を紹介していきます。

志望動機6つについてそれぞれ2つずつ例文を紹介するので、自分の志望動機と近いものを参考にしてみてくださいね。

また、通常の就活では文章で書く場合に会社のことを「貴社」と書きますが、大学の場合は「貴校」「貴学」となる点も押さえておきましょう。面接など、口頭でのアピールの場では「御校」となります。

母校に貢献したいため

母校の大学事務の採用を受ける場合、「なぜこの大学なのか」という部分は母校だからこそ知っている大学の魅力や、母校に対して感じている恩などを述べると説得力のある志望動機になります。

母校の大学事務員と学生としてかかわったことがあるという経験や、母校の大学事務員の雰囲気を知っているという点は、その大学に在籍した学生ならではの強みです。

また、大学事務員と自分とのエピソードを盛り込むと、理想とする事務員像も伝わりやすくなるので、採用後の姿を想像してもらいやすくなるでしょう。

例文①

例文②

理念に共感したため

一般企業に経営理念があるように、大学には教育理念・建学の精神があります。

理念や建学の精神はそれぞれの大学やその大学に通う学生のカラーを映し出すものなので、そこに共感したというのも十分に志望動機となります。

また、大学側としても、教育理念をよく理解し、それを意識して大学運営に携わってくれる人を採用したいと思うものです。

なぜその大学の教育理念に共感したのか、それを踏まえてどんな風に仕事をしていきたいと考えているのかをしっかりとアピールすれば、良い志望動機を書くことができるでしょう。

例文③

例文④

取り組みに共感したため

大学では、より良い人材の育成のため、あるいは教授や大学事務員がより良い環境で働けるよう、さまざまな取り組みをしています。

その取り組みに共感したというのも、大学事務の志望動機としてアピールできます。

具体的にどんな大学がどんな取り組みをしているのかは、各大学のホームページから確認することが可能です。

その大学ならではの取り組みを挙げれば、「この大学で働きたい」というアピールにもなるので、気になる大学がある場合はぜひチェックしてみましょう。

例文⑤

例文⑥

地元に貢献したいため

大学の中には地域貢献のための取り組みをしているところもあり、その取り組みに大学事務員が携わることもあります。

よって、大学事務の仕事を通して地元に貢献したいという思いも、立派な志望動機となります。

ただし、なぜ地域に貢献したい思いがあるのかを明確に書かなければ、志望動機としては不十分です。

大学がどのような地域貢献をしているのかは、公式ホームページから確認できます。もし大学が開催する地域貢献イベントなどに参加できるのであれば、参加してみるのも良いでしょう。

例文⑦

例文⑧

スキルを活かしたいため

大学事務の仕事で活かせるスキルがある場合は、そのスキルを活かしたいという理由も志望動機とすることができます。

ただし、「大学事務以外の仕事でも活かすことができるのでは？」と思われてしまうと、志望動機として弱くなってしまいます。

経理関係の資格や語学の資格などは他の仕事でも活かすことができるので、その中でもあえて大学事務を志望する理由は何なのかをしっかりアピールすることが重要です。

また、大学事務としてそのスキルをどのように活かせるのかについてもしっかりと説明するようにしましょう。

例文⑨

例文⑩

職員の雰囲気が良かったため

大学事務も、一般の企業と同じように就職説明会やインターンシップをおこなっています。また、大学の学祭やシンポジウムなどのイベントで、大学事務の人とかかわる機会もあるでしょう。

その中で職員たちの雰囲気が自分に合っていると感じたのであれば、それも志望動機として挙げることができます。

単純に自分の性格に合っていると思ったというのではなく、職員の雰囲気を感じてこの中でなら意欲的に働けると思った、職員の雰囲気から大学や学生に貢献したいという姿勢が感じられたなどという書き方ができれば、より良いでしょう。

例文⑪

例文⑫

大学事務の志望動機のNG例

今度は、大学事務の志望動機として良くない例文を紹介します。

以下の例文では動機があいまいで伝わりにくいだけでなく、学生や保護者、その他来客対応などをしなければならないという点を理解しているようには見えず、職業研究が不十分だと判断される可能性もあります。

ここまでの解説の内容を踏まえれば、より具体的で志望度の伝わる文章が書けるはずです。

動機があいまいで伝わりにくいNG例文

大学事務の志望動機はアピール内容の明確さがポイント

大学事務の志望動機では、なぜその大学の事務を志望するのか、大学の事務員としてどのように働きたいのか、自分のどんな経験やスキルを活かすことができるのかを明確にアピールすることが重要です。

これらの点があいまいだと、他の大学や一般企業でも良いのではないか、この大学の事務に関する下調べが足りないのではないかなどと思われてしまいます。

なお、志望動機は他人に読んでもらうことで自分は気づかない点を指摘してもらえることがあります。できるだけ家族や友人などの第三者にも読んでもらい、アドバイスをもらうようにしてくださいね。