受付事務の志望動機は業務への理解が不可欠｜例文7選付きで解説

受付事務は業務内容を理解した志望動機を作ることが重要

こんにちは、キャリアアドバイザーの北原です。

「受付事務になりたいんですけど、志望動機のコツはありますか？」
「受付事務の志望動機のポイントはどこでしょうか。」

このような相談を受けることがあります。一口に「受付事務」とはいっても、企業や就業先によって受付事務の仕事は変わってきます。受付事務の志望動機では、その企業ごとの業務内容を理解したうえで志望動機を作ることが欠かせません。

この記事では、まずは受付事務の主な業務内容から、企業ごとの具体的な業務内容を解説します。そのうえで、志望動機のポイントを例文とともに紹介するので、受付事務職に興味がある人はぜひ読んでみてくださいね。

まずは知っておきたい受付事務の主な仕事内容

まずは受付事務の主な仕事内容を知ることから始めましょう。仕事内容を知っておかなければ、具体的な志望動機も書けませんよね。受付事務の仕事は主に3つに分かれています。

①接客

その企業の受付として、来訪された顧客や取引先の社員を迎えます。来訪者とはじめに対面するのが受付事務なので、自社の印象を決める、いわば企業の顔ともいえる重要なポジションです。

まずは相手の来社目的をたずね、要件に応じた対応をします。アポイントメントがあれば会議室に案内しお茶を出し、病院や美容室などであれば予約の確認と案内をおこなったりします。また、企業の代表電話の受けるのも受付事務の仕事であることが多いです。

②事務

書類の作成やデータ入力などをおこないます。企業によっては受付事務がその企業の事務仕事すべてを請け負っていることもあるため、事務職の基本的な仕事と同じだと考えて良いでしょう。

美容室や病院の受付事務の場合、来院した顧客のカルテを更新したり、新規会員の情報を入力することも仕事のひとつです。

事務の仕事内容について、詳しくはこちらの記事を読んでみると良いでしょう。

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③雑務

その企業で働く社員が働きやすくなるよう、職場環境を整えます。エントランスや会社の入り口など、顧客がまず目にする箇所をきれいに清掃します。

また、商談があればその前に会議室のセッティングやお茶の準備、ペンやコピー用紙などの事務用品の補充をおこないます。ともに働く社員がスムーズに業務をおこなえるよう、細かなサポートをする役割です。

さまざまな企業・業界における具体的な仕事内容

一口に「受付事務」とは言っても、企業や業界によってその仕事内容はさまざま。ぼんやりと「受付事務の仕事がやりたい」と考えていても、いざ就職した先では希望の仕事ができないことも考えられます。次は、さまざまな企業や業界における受付事務の仕事内容を具体的に把握していきましょう。

オフィスビル

さまざまな企業が入っているオフィスビルでは、ビルの一階やエントランスに受付事務が配置されます。来訪した人の要件を聞き、アポイント先の企業へ取り次ぎます。その後来訪者にアポイント先の企業の階数を案内し、エレベーターなどへ誘導するのが主な仕事です。また、エントランスの清掃もおこなうことがあります。

オフィス

受付事務と聞いて学生がもっとも想像しやすいのがオフィスではないでしょうか。オフィスビルではなくひとつの企業の受付として来客や電話対応をおこなうほか、一般事務同様雑務や事務作業をこなします。特に大手の企業であればその分仕事量も多い傾向にあり、グローバル企業であれば英語力が必要になるかもしれません。

美容院・エステサロン

美容院やエステサロンの受付事務は、主に顧客対応がメインの業務になります。来院した顧客から会員カードなどを預かり、予約確認をおこないます。また電話などの問い合わせの対応や、会計なども受付事務の仕事です。

美容やエステなどに携わる以上、ほかの受付事務に比べて服装や髪型、メイクなどにも気を遣う必要があります。清潔感やトレンドを意識したうえで、華美になりすぎない身だしなみであることが求められます。

病院

病院の受付は、総合病院や歯科医院、美容クリニックなどさまざまなジャンルに分かれています。特に一般的な病院の場合は医療事務と呼ばれることもありますね。美容室と同じく、来院した患者の予約確認やカルテの記入、会計や薬局への案内をおこないます。

事務職で一般的に求められるスキルに加えて、事務とはいえ医療に携わるわけですから、基本的な医療の知識が必要になります。

ショールーム

カーディーラーやモデルルーム、住宅設備メーカーの受付も受付事務のひとつです。主な業務は顧客対応になりますが、来店した顧客へお茶を出したり備品や施設の管理をおこなうこともあります。受付を済ませた顧客は営業担当に案内するのが一般的な流れですが、基礎的な業界の知識などは持っておいた方が良いですね。

ディーラーの志望動機を作る際は、こちらの記事を参考にしてみましょう。

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百貨店・ショッピングモール

ショッピングモールや百貨店のインフォメーション担当も受付事務のひとつで、こちらも基本的には顧客対応が主な業務です。施設案内をおこなうほか、館内放送や迷子の子どもの対応をおこなうこともあります。幅広い世代とかかわることが多いため、柔軟な対応力が求められます。

「受付事務」としての募集は少ない！ 採用方法を押さえよう

受付事務に魅力を感じる学生は多いものの、実際に新卒で「受付事務職」として募集をしている企業は数少ないのが現状です。憧れの受付事務に就くために、企業がどのような採用をおこなっているかを知っておきましょう。

採用方法：「一般職」「事務職」としての採用が多い

基本的に「受付事務」としての募集・採用ではなく、一般職や事務職として募集がかけられることが多いです。そこから受付事務になる流れとしては、新入社員研修を通して受付事務に配属されるケースがひとつのパターンでしょう。

また、カーディーラーなど、ひとつの企業で受付から営業まですべてをおこなう企業では「受付接客スタッフ」として受付事務職の募集をしていたり、ショールームやオフィスビルに受付事務スタッフを派遣している企業が新卒を募集していることもあります。

そのような募集の場合は受付事務として就職できますが、その募集形式はかなりまれなケースであると考えておくと良いですね。

一般事務の仕事が受付事務に相当するケースもある

逆に、採用方法は「一般事務」であるものの、受付事務の業務内容も含まれている場合も多々あります。企業の事務や雑務などをすべて一般事務職がまかなうため、来客対応や電話対応などの接客を含めた受付事務の仕事も一般事務の仕事に含まれているということです。

基本的には受付事務の仕事も一般事務の仕事と大きく変わるわけではないので、受付事務の募集とうまく巡り合えない学生は一般事務職に応募してみるのもひとつの手ですよ。

一般事務職について詳しくはこちらの記事で解説しています。

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受付事務で持っておきたいスキルや能力

志望動機を作る際は、ただ「受付事務の仕事がやりたい」とアピールするだけでは不十分といえます。やりたいという熱意のほかに、「自分が仕事に向いている」こともアピールする必要があるからです。企業は自社の成長に貢献できる人材を求めているため、受付事務の仕事に向いていることが述べられれば、採用メリットを感じてもらいやすいですよね。

①基本的なビジネスマナー

受付事務は企業の顔ともいえる存在です。来訪者は、あなたの応対を見て会社の印象を感じ取るといっても過言ではないでしょう。初対面の相手にも良い印象を持ってもらえるように、基本的なビジネスマナーは必ず身に着けておきたいところです。

ビジネスマナーは言葉遣いや立ち居振る舞いでもアピールすることができますが、さらに強い根拠として秘書検定やビジネスマナー検定など資格を取得するのも良いでしょう。

正しい敬語や言葉遣いはこちらの記事で詳しく解説しています。

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②コミュニケーション能力

来訪者を初めに対応をするのが受付事務です。相手の要件をしっかりと聞き取り、意図をくみ取った対応をすることが求められます。そのためには相手の目を見ながら話を聞き、相手の求めるものを判断するコミュニケーションが欠かせません。

また、先ほどもお伝えした通り、受付事務は企業の顔です。顧客に不快な思いをさせないよう、明るい表情と声のトーンでやり取りをする必要があります。また定期的に来社する顧客の名前は覚えておいた方が相手も気持ち良いですよね。話しやすさも受付事務にとっては大切な適性のひとつですよ。

③相手に対するホスピタリティ

特に雑務においては、相手のことを考えて行動することが求められます。エントランスの清掃は来社する人に不快な思いをさせないために、会議室の準備などはほかの社員がスムーズに業務をおこなえるための行動です。共に働く社員が気持ちよく働ける環境を作れるよう、相手のことを慮るホスピタリティが求められます。

相手のことを思いやり、どうすると喜ばれるか、どうするとほかの人の仕事がスムーズに回るかを考え、前向きに動ける人は適性があるといえるでしょう。

④基礎的なPCスキル

受付事務では、顧客や会員情報の入力はもちろん、一般事務のように書類作成をおこなうこともあります。そのため、基礎的なPCスキルも持ち合わせていると、業務をスムーズにおこなってくれるのではないかと期待が持てますね。

PCスキルを持ち合わせていることの裏付けとして、こちらも資格の取得がおすすめです。Word、Excel、PowerPointなどの利用スキルを照明するMOS（Microsoft official specialist）があると、PCスキルがあることをアピールできますね。

受付事務や事務職でアピールできるスキルと、そのアピール方法についてはこちらでさらに詳しく説明しています。

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受付事務の志望動機の構成

受付事務の仕事内容やアピールできるスキルなどを知って、志望動機に盛り込むべきことが見えてきたのではないでしょうか。

ここからは、志望動機では何をどのように伝えていくべきか、構成方法を説明していきます。各フェーズごとに自分の伝えたいことを書き出しながら、一緒に志望動機を作ってみてください。

受付事務に限らない基本的な志望動機の書き方はこちらを参考にしましょう。

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①なぜ受付事務をやりたいのか

まずはなぜ受付事務の仕事がやりたいのかを伝えましょう。一般的な事務職と仕事内容が大きく変わるわけではないので、事務職の仕事に興味ややりがいを感じていることも踏まえるべきでしょう。

それに加えて、「企業の顔である点」「社内外問わず多くの人とかかわれる点」など、受付事務ならではの魅力を説明し、受付事務だからこそ携わりたいと伝えられると良いですね。

②なぜその企業か

受付事務と一言で言っても、その種類はさまざま。先ほどもお伝えしたように、企業や業界によって受付事務の仕事内容は変わってきます。

「受付事務になれるならどこでもいいのではないか」と思われないよう、事前に企業研究を重ねその企業でなければダメな理由を明確にしておきましょう。

ここで見ておくべきは企業ごとの受付事務の仕事内容です。企業によって、接客作業が主になる場合もあれば事務作業がメインになる場合もあるでしょう。自分が受付事務としてどの業務に深く携わりたいかを考えてみると良いかもしれません。

③自分がどのように貢献できるか

志望動機では、自分の採用メリットを企業に感じてもらうことが不可欠。自分が企業の成長や業務に貢献できる旨をしっかりアピールしましょう。このときは、先ほどお伝えしたスキルや能力を盛り込むと良いですね。

やりたいことに対し、自分の強みや持つスキルがマッチしていると志望動機の説得力がアップしますよ。

受付事務の志望動機例文

では、この志望動機の構成方法を踏まえて、志望動機の例文を見ていきましょう。自分の就きたい業界や、やりたいことに注目しながら参考にしてみてくださいね。

ほかの事務職の志望動機との違いが知りたい人は、下記記事から確認してみましょう。

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例文①

例文②

例文③

例文④

例文⑤

事務職の志望動機はこちらの記事でも紹介していますので、合わせて確認してみてくださいね。

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書類選考：相手の読みやすさを意識しよう

受付事務の仕事ではさまざまな書類を作成したり、取引先に送付したりします。履歴書やエントリーシート（ES）などの書類の取り扱い方から、入社後に働いている様子が想像できると考えても良いでしょう。

履歴書やESを作る際は、相手の読みやすさを意識して書類を作成しましょう。誤字脱字や文字の丁寧さはもちろんですが、大きさや改行なども意識できると良いですね。また、書くことだけでなく送る際にも注意が必要です。折れ曲がりやよれがないかなどをしっかりと確認し、きれいな状態で相手の手元に届くよう、細心の注意を払いましょう。

応募書類の送付方法についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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