履歴書の枠から文字がはみ出したらNG？ はみ出さない文例も紹介

やってしまった！ 履歴書の内容が枠からはみ出したらどうする？

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。就活生から

「履歴書を書いていたら枠からはみ出してしまった」
「どうしても枠内に書きたいことが収まらない」

という相談を受けることがあります。

履歴書の枠から文字がはみ出したときはどうしたらいいのか、一度は疑問に思ったことのある学生もいますよね。今回は履歴書の枠からはみ出さない方法やはみ出したときの対処法、はみ出さないための準備の方法について紹介します。枠の中に収めるための志望動機例も紹介しているので参考にしてくださいね。

履歴書の内容が枠からはみ出したときの評価とは？

履歴書を手書きしようと思うと、枠の中に収まりきらずにはみ出すことがよくあります。基本的には履歴書の枠から文字がはみ出すのはよいとは言えません。

「多少、はみ出す程度ならいいのではないか」と思う人もいるかもしれませんが、採用担当者からの評価は低くなるケースが一般的です。この章ではなぜ、履歴書の作成時に枠からはみ出してはいけないのかを解説します。

履歴書の基本的な書き方を知りたい人はこちらも参考にしてください。

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注意力が乏しいと思われる

履歴書は企業に提出する正式な書類であるため、枠内に文字が収まっていないのはNGだとされます。また採用担当者に与える印象として、履歴書の枠の中に文字を収められていないのは、注意力が乏しいという印象を与えてしまうこともあります。

履歴書の欄は「内容が収まる」と想定される大きさに作られています。それなのにはみ出すということは、文字の大きさ、文字数、枠の大きさのバランスを客観的に見て注意を払うことができないと思われてしまう可能性があるのです。

また、空間をしっかりと認知できていないと判断されるかもしれません。左右前後の余白の大きさをそろえ、均等に文字を配するように注意しましょう。

ルールが守れないと思われる

履歴書の枠に収めるというのは、書類ごとのルールを守ることにつながります。しかし、そのルールを守らずにはみ出すと、「入社後もルールを守れない人」「独善的な行動をする人」という印象を与えてしまうかもしれません。

ルールを守るのは面倒に思うかもしれませんが、ビジネスシーンでのルールの多くはお互いの利便性を考えられたものです。履歴書の枠内に収めるのがルールというのは「枠内に収めたほうが読みやすい」からです。

たとえば、プレゼン資料なども、用紙の中に文字や図を見やすく配置して、読みやすく作成します。読みづらい履歴書を作成するようでは、就職してからもルールを守った読みやすい書類を作れない人と思われてしまうかもしれません。

文章をまとめる能力がないと思われる

自己PRや志望動機がはみ出している場合には、文章をまとめる力がないと思われてしまいます。枠内に収まらないということは、必要以上にだらだらと文章を書いている可能性があります。

文章の構成力もビジネスでは重要です。社内で提出するあらゆる文書も、クライアントに提示する資料も、だらだらと長いと読んでもらえません。

文章を書くために大切なことは、内容や文章の取捨選択です。必要のない内容や文章があればカットすることは、枠内に文章を収めるだけでなく、読みやすい文章を作る秘けつです。文章を構成する際は冗長表現が入っていないか、下書きをした後にしっかりと読み返してみてください。

読みづらく感じられる

文章がはみ出すと文章の途中に枠のけい線が入ってしまうため、ごちゃごちゃした印象を与えます。けい線と文字が重なっている場合などは、読み取りもしづらくなる場合があります。

また枠からはみ出しそうになると、無意識のうちに文字をどんどん小さくしてしまう傾向がありますが、それがさらに読みづらさを感じさせてしまいます。

見た目の印象が悪いと、人事担当者はじっくりとは読んでくれない可能性もあります。せっかくいい内容を書いても、読んでもらえないのはもったいないですよね。書類選考を通過したければやはり、読みやすい履歴書を作成しなければなりません。

履歴書ではみ出しそうな箇所とは？

履歴書をいざ書き始めてみると、書き始めてからうまく枠に収まらないと気づいて悩んでしまう場合もあります。どんなところがはみ出しそうなのか、はみ出さないようにするにはどうすればよいのか見ていきましょう。

写真を貼る場所

はみ出すのは文字に限ったことではなく、写真も注意が必要です。貼るべき場所からはみ出してしまっている履歴書がときどき見られます。写真くらいと思うかもしれませんが、採用担当者によっては細部までよく見ているので正しく貼りましょう。

まず、履歴書に指定されているサイズの証明写真を用意します。写真を貼るにはのりやテープを使用しますが、普通の両面テープだと厚みがあるため、写真が浮いてひっかかりやすく、採用担当者の手元に届いたときにはずれてしまっている場合があります。

テープは、厚みのない写真専用のテープを使用しましょう。のりを使用する際ははみ出さないように適量をていねいに塗ってください。はみ出すと後からホコリがついて汚くなります。そして写真と枠の角をそろえて丁寧に貼りましょう。

住所欄

住所欄はさほど書き込む内容はなく、はみ出さないような印象があります。しかし、意外に文字の大きさの配分を間違え、最後のほうが入りきらなくなってしまう人もいます。

とくにアパートやマンションなど、集合住宅の名称を入れる場合は注意が必要です。履歴書では部屋番号だけを書く人もいますが、建物の名称を入れるのが正式な書き方です。丁目や番地は省略してハイフン（―）で代用するので大丈夫です。

自己PR欄

自己PR欄は自分の強みや長所をアピールできる欄だけに、盛り込む要素が増えすぎてはみ出しやすくなります。

と思う人もいるかもしれませんが、やはりはみ出すのはNGです。はみ出すということは、文字が大きすぎるか、内容を詰めすぎているということです。はみ出すほどに要素を詰め込んだ文章は、とても読みづらいものです。

自己PR欄や志望動機欄では入れ込む情報を精査したうえで、論理的に話を展開し、相手に分かりやすい文章を心がけるようにしてください。いったんパソコンで書いて、校正と推こうを繰り返してちょうどよい文字数に整えるのもおすすめです。

自己PRを簡潔に書く方法はこちらの記事でも紹介をしていますよ。

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学歴欄、資格欄

新卒の場合は職歴がないという人が多いので、行数的にははみ出すことはほぼないかもしれませんが、問題は大学名です。〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇専攻〇〇コースまで書く必要があり、長い名称が入っていると、一行に収まりきらなくなります。そういうときは無理やり一行で書くのではなく切れのいいところで改行するようにすると良いでしょう。

また通常は中学校卒業から書き始めますが、どうしても行数が足りなくなる場合は高校から書き始めるのでも問題ありません。

履歴書の学歴欄の書き方については、こちらの記事を確認してみましょう。

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趣味欄

自己アピールをしたいからと、趣味・特技欄に多くの情報を詰め込むのは得策ではありません。内容を精査したうえで、箇条書きなどで完結に分かりやすく書くようにしましょう。

基本的に、趣味・特技の内容は、よほどのものではない限り選考に影響しません。自分を飾り立てるために、立派過ぎる趣味・特技を並べてしまうのではなく、まずは見やすさを重視してください。はみ出しそうになったら、優先順位の低い趣味や特技は省略するようにしましょう。

趣味・特技に関してはこちらの記事も参考にしましょう。

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ここからは履歴書の枠からはみ出さないようにするためのポイントについて解説します。
履歴書をはみ出さないようにするには、ペンで記入する前にいくつかの準備をしておくことが大切です。履歴書を書くときはあせらずに、段取りを守って進めるようにしてみてください。

下書きをする

履歴書は通常、黒のボールペンか万年筆で書きますが、その前に鉛筆で下書きをするようにしましょう。下書きのメリットとしては誤字脱字を防ぎ、文字の大きさや間隔の調整ができる点があります。また、文章の推こうも可能です。

下書きを書くときはシャープペンシルよりも鉛筆のほうが適しています。シャープペンシルは芯の先がとがっているため跡が残ってしまいますが、鉛筆は丸みがあり残りにくくなっているからです。鉛筆の種類としてHBや2Bなどが適しています。

下書きができたら黒いペンで上書きをします。下書きは残らないようにきれいに消しゴムで消しますが、注意しなくてはいけないのはインクが乾ききってからおこなうようにするということです。乾く前だとインクが消しゴムに付いてしまい、履歴書を汚してしまいます。

履歴書の下書きの仕方についてもっとしりたいときはこちらを参考にしてください。

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書きたいことに合わせて履歴書を選ぶ

履歴書には市販のものや、大学独自のものなどがあります。それぞれレイアウトが異なるため、自分が書きたい内容に合わせて購入しましょう。

アルバイト兼用の履歴書の場合、希望勤務日や希望時間帯にスペースを割いていることがあり、自己PR欄が小さくなっています。そのため意気込みをしっかり伝えたい場合、枠内に収めるのが難しくなります。大学オリジナルの履歴書の多くは自己PR欄や志望動機欄が大きめになっています。

書く内容を厳選する

どうしても書く内容が多くて収まらないという人もいるかもしれませんが、推こうを繰り返して余計な内容、語句をそぎ落とすようにしてみてください。

文章はよく読んでいくと、意外に余計な内容や語句が入っています。文章が精査されていないと枠に収まらなくなります。

読み返して余計に感じるところはしっかりと削ってください。チェックしたい点としては以下が挙げられます。

また、冗長な表現を使っていないかもチェックするとよいでしょう。ていねいに書こうとするあまり、回りくどくなっていないか、客観的に文章を読み返してください。

文字の大きさも計算する

文字が大きすぎても枠からはみ出してしまいます。文字が小さすぎても読みづらくなります。ちょうどよい大きさを計算しましょう。

パソコンで作成する場合には10～11ptが読みやすさを感じさせます。手書きについてはとくに大きさの指定はありませんが、全体のバランスをとり、読みやすいと感じる大きさにするのが大切です。ひらがなカタカナは、漢字に対して7〜8割の大きさにそろえるときれいに見えます。

どうしても字を書くのが苦手だという人もいるでしょう。上手でなくても大きさのバランスがとれていれば、美しく見えるので実践してみてください。

免許・資格は必要なものを精査

なかには学生時代にがんばって、たくさんの資格を取得した人もいるでしょう。せっかく持っているのであれば最大限に活用してアピールしたいものです。

ただし、あれもこれもとなると、枠内に収まらなくなります。基本的には資格が必要な専門職でなければ、資格の内容はそれだけで合否を左右するものではありません。ただし、就職への熱意はアピールできます。

無理してすべてを書くのではなく、事務系ならば日商簿記や秘書検定、海外とのやり取りがある職種であればTOEICなど関係した資格を選択するのがおすすめです。
履歴書の資格欄の書き方について知りたい方はこちらもご覧ください。

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履歴書の枠からはみ出るのを防ぐには「同上」を使うのも有効です。履歴書の同上の使い方をについてはこちらを参考にしてくださいね。

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枠からはみ出したら潔く書き直そう

枠からはみ出してしまったら、諦めて書き直しましょう。無理やりごまかそうとしても汚くなるだけです。

書き直すことを想定して、履歴書を多く購入するのをおすすめします。コンビニなどで市販されている履歴書を使用したい場合は問題ありませんが、大学指定の履歴書を使いたい人は注意してください。同じ時期に他の学生も購入するため、買い足したくなっても売り切れになっていることがあります。最初から少し多めに買っておくと慌てなくてすみます。

履歴書を書くときのQ&A

「修正液を使ってもいいのかな」「書く内容を精査したら、逆に余白が増えてしまったけれど大丈夫？」という疑問を持っている人も多いと思います。履歴書を書くときの疑問についてお答えします。

修正液で直しても良い？

履歴書はあなた自身の経歴が書きこまれた書類ですが、修正液や修正テープを使ってしまうと、誰が修正したか分からず混乱が生じやすくなります。

また、きれいではない書類を提出したことで、就職したいという熱意がないようにも見られてしまいます。きれいに消したつもりでも裏から見ると分かってしまうので注意してください。

消せるボールペンも使用を避けましょう。摩擦などで文字が消えてしまう可能性があるからです。修正液以上に簡単に書き直しができてしまうため、文章の改ざんもしやすく、正式な文書を書く際には適しているとは言えません。

余白が多くなっても大丈夫？

はみ出さないようにと書く内容を減らした結果、余白が多くなってしまうということがあります。
はみ出すほどにだらだらと書かれている履歴書よりも、簡潔に言いたいことがまとまっていれば、余白が多くても問題ないとする採用担当者もいます。しかし、余白が多いと「やる気が見られない」「熱意がない」と考える採用担当者もいます。

そのどちらのタイプの採用担当者にあたってもいいように、内容は簡潔に分かりやすくまとめながら、枠内の8割程度は埋まっている状態にしましょう。

履歴書内に書ききれないときは別紙を使ってもいい？

転職希望者であれば職歴について「詳細は別紙」「詳細は職務経歴書をご覧ください」と書いて、別紙を添える場合はあります。しかし、新卒の場合は履歴書内に収めるのが一般的です。

採用担当者によっては別紙を添付すると熱意を感じるという人も稀にいますが、一般的には新卒就活では別紙の使用は避けた方が良いでしょう。履歴書内に収めていないと読みづらいと捉える人もいるからです。まず履歴書に収めることを第一として、推こうをする努力をしましょう。

文字数別適度な自己PR文例

文字数によってどのくらいの内容がアピールできるのか、気になる学生もいますよね。ここでは職種別に例文を紹介しますので、それぞれどの程度の情報を入れられるかチェックしてみてください。

営業

営業職を志望している場合、コミュニケーション力や意気込み、会社の製品・サービスをお客様へ届けたいという熱意、体力などをアピールしたいところです。また、コミュニケーション力や体力があるとアピールする裏付けとして、学生時代のアルバイト体験や部活・サークルなどでの活動に関するエピソードを盛り込みたいと考える人は多いでしょう。

熱意を伝えるためにどうしても文字数が多くなりがちですが、不必要な言葉をそぎ落とし簡潔に伝えるように心がけてください。営業職がクライアントやお客様に製品やサービスを提案する際には、相手が話を理解しやすいように論理的に文章を組み立てることも大切です。

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事務

事務職は仕事の丁寧さがもとめられる職種です。さまざまな書類を作成する仕事でもあるため、ルールをきちんと守った美しくて見やすい履歴書を作成することは、事務職としての能力を持っているというアピールにもつながります。

履歴書を書く前にしっかりとルールを確認しながら、文字の大きさ、読みやすさ、全体のバランスなどを考えながら履歴書を作成しましょう。

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エンジニア

技術職としてのエンジニアの場合、履歴書内でもアピールしたいのが、新しい技術を学び続ける向上心や、プロジェクトチーム内で円滑な人間関係を構築するためのコミュニケーション能力、論理的思考などではないでしょうか。また、なぜその会社で働きたいのか、エンジニアとして何がしたいのかも盛り込む必要があります。

理系の人が注意したいのが、つい知識の羅列をしてしまうことです。自分の知識をアピールしたいために、大量の知識を書いてしまうと読みづらくなりやすく、さらには文章が枠からはみ出してしまいがちです。必要な情報を精査するようにしてみてください。

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販売

入社したらお客様に分かりやすく製品・サービスを伝えるトークスキルや文章の構成力が必要になります。「ゆっくり買い物を楽しもうとしているのか」「短時間で買い物をしたいのか」など、お客様の状況を読み取りながら対応する臨機応変さも大切です。

履歴書でも読み手の気持ちを考えて、読みやすい履歴書にすることを常に意識したいところです。全体的に文字の大きさなどのバランスも整えるようにしましょう。

履歴書内の文字をはみ出すことなくバランスよく配置できるのは、スペース全体を客観的に見られている証拠です。お店のレイアウトなども考えることがある販売職にとっては必要なスキルでもあるので、ほどよい文章量ときれいな文字で、読みやすい履歴書を作成してください。

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文字の大きさ、入れ込む情報量をしっかりと調整しながら、採用につながる読みやすくて美しい履歴書を作成するようにしましょう。