【例文7選】秘書の志望動機は3ステップで伝えよう｜業務内容も解説

秘書の志望動機は仕事内容への理解とリサーチの徹底が大切！

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。秘書を志望する学生の方から、

「秘書になるには、どんなスキルが必要ですか？」
「秘書にも種類があると聞いたのですが、違いは何ですか？」

といった質問をよく受けます。社長や役員をサポートする秘書は、責任感と気配りが求められる専門性の高い仕事です。その一方で、学生時代にはなじみが薄く、具体的な仕事内容や求められる能力がイメージしにくいという声も多くあります。

秘書としてのキャリアを目指すには、まずその役割や求められるスキルを正しく理解し、説得力のある志望動機を用意することが重要です。

この記事では、秘書の仕事内容や必要なスキル、そして志望動機の書き方まで丁寧に解説していきます。秘書という仕事への理解を深め、内定をつかみ取りましょう。

そもそも秘書とはどんな仕事？ 職種理解を深めよう

秘書は、上司となる経営層や管理職の業務を円滑に進めるためにサポートするプロフェッショナルです。単なる事務的なサポートにとどまらず、組織全体を支える存在として高いスキルと判断力が求められます。

まずは、秘書という仕事の具体的な仕事内容や勤務先から見ていきましょう。

秘書の業務内容

秘書の主な仕事は、担当する上司が本来の業務に集中できるよう、周辺業務をサポートすることです。業務内容は多岐にわたり、以下のようなものが代表的です。

一見すると地味な業務に思えるかもしれませんが、的確な判断力、気配り、機密保持意識、そして柔軟な対応力が必要な専門職です。特に社外の人と接する機会も多いため、企業の顔としての役割も担います。

秘書の勤務先

秘書の勤務先は企業によってさまざまですが、主に以下のような職場があります。

秘書とひと口に言っても、働く場所によって求められる知識やスキルが違います。たとえば、医療機関であれば医療用語への理解が求められる一方、大学では学内外との調整力がより重視されます。

参考にしよう！ 秘書の志望動機例文7選

志望動機を作成する際は、簡潔にまとめることが大切です。どれだけ秘書職に対して熱意を持っていても、相手に伝わらなければ意味がありません。まずは読み手にとってわかりやすい文章を書くことを心掛けましょう。

さらにほかの学生と差別化を図るためには、より具体的に書くことが欠かせません。抽象的な表現では曖昧さが出てしまうため、具体的なエピソードを盛り込んだり、目標を掲げたりして、入社後に活躍するイメージを面接官に持ってもらうことが重要です。

ここからは、秘書職の志望動機の例文について詳しく解説します。

秘書職を目指す学生のなかには、人をサポートする仕事にやりがいを持っている人もいますよね。秘書職を志望する人の多くは、人の役に立つことに喜びを感じる傾向にあります。ほかの学生と差別化を図るためには、「どのように人のサポートをするか」具体性を持たせることが大切です。

回答例

自身の強みを活かしたい場合は、強みを活かしてどのようなことを達成するのか具体的な内容を考えてみましょう。強みと企業の利益がどう直結するのかを明確にすることで、働く姿をイメージしやすくなります。具体的な成果や数字がある場合は、正確に記入しましょう。

回答例

秘書職の仕事はとても幅広いです。秘書職を目指す学生のなかには、幅広い仕事に挑戦したいと考えている人もいるのではないでしょうか。挑戦したい気持ちをアピールする際は、具体的にどのようなキャリアを実現したいかなどにも言及してみましょう。

回答例

秘書に興味を持ったきっかけを伝える際は、ただの思い出話で終わらないように注意しましょう。志望動機は自分をアピールする場でもあります。

興味をもったきっかけだけを伝えるのではなく、どのように活躍したいかなどにも触れましょう。具体性を持たせることで単なる思い出ではなく、活躍するイメージにつなげられます。

回答例

秘書職を志望するうえで、企業や業界への関心・貢献意欲をアピールするのも有効な方法です。

ただ「興味がある」と述べるだけではなく、なぜその業界・企業を選んだのか、自分がどう貢献できるのかまで言及することで、企業への本気度が伝わります。事前の企業研究や業界研究の成果を盛り込むと、説得力が増しますよ。

回答例

秘書職は多様なスキルを活かせる仕事です。たとえば、語学力、ITスキル、調整力、臨機応変な対応力などが挙げられます。

自分が持っているスキルと秘書職の業務内容を結びつけて説明することで、即戦力としての魅力をアピールできます。スキルをどのように発揮して活躍したいかまで触れると、より印象的な志望動機になります。

なお、秘書に必要なスキルは秘書検定でも身に付けることができます。秘書を目指したいという人はぜひ目を通してみてくださいね。

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回答例

企業の文化や理念に共感して志望する場合は、共感したポイントを具体的に述べるようにしましょう。

「共感しました」で終わらず、自分の価値観や考え方とどのように一致しているのか、その企業でどのように働きたいのかを伝えることが大切です。会社との相性の良さや、長く働きたいという意思も伝えることができます。

回答例

秘書の志望動機の伝え方3ステップ！

秘書職の志望動機を効果的に伝えるには、「なぜ秘書になりたいのか」「なぜその企業を選んだのか」「自分がどう貢献できるか」という3つの視点を意識することが大切です。この3ステップを踏むことで、採用担当者にあなたの熱意や適性を明確に伝えることができます。

ここからは、秘書の志望動機に盛り込むべき3つの要素を3ステップに分けて詳しく解説します。

ステップ①なぜ秘書になりたいのか

志望動機では、なぜ秘書になりたいのかを簡潔に伝えましょう。秘書の仕事は営業職のように自分で売上を上げたり、表彰されたりすることがほとんどありません。人によっては成果が見えづらく、やりがいを感じられないこともあるでしょう。

一方、目立った成果はないけれど秘書職にしかない魅力もあるはずです。秘書職の魅力について自分の言葉で伝えられるようにしましょう。

たとえば「人の役に立つのが好きだから」「サポートすることにやりがいを感じるから」という理由も立派な志望動機です。自分の性格ややりがいを感じるポイントから、秘書職への適性があることをアピールするのも良いですね。

さらに秘書を目指す理由を明確にすることで、仕事内容への理解度をアピールすることもできます。入社後に仕事とのミスマッチに気づけば、企業と学生の双方にとって不利益となります。

ステップ②なぜその企業の秘書なのか

企業側は「なぜ我が社を志望するのか」を非常に重要視しています。秘書職への理解やキャリアビジョンが明確であっても、「どこの会社でも良いのでは？」と思わせてしまえばマイナスになってしまいます。秘書職への志望動機だけでなく、企業ごとの志望動機もきちんと考えましょう。

企業ごとの志望動機を考える際は、企業の特色や特徴に注目しましょう。「企業が何を大切にしているのか」「どのような社風なのか」など企業の価値観や文化を十分理解しておくことが大切です。

ステップ③企業にどう貢献できるか

最後に、自分がその企業でどのように活躍し、貢献できるかを伝えましょう。具体的なスキルや、過去の経験から身につけた強みを活かして、企業や上司をどのように支えられるかを示します。

単に「サポートします」と述べるのではなく、「相手の意図をくみ取り先回りして行動できる」「正確かつ迅速な事務処理で業務の効率化に貢献できる」など、具体性のある表現が効果的です。

また、キャリアビジョンに触れることも効果的です。たとえば「秘書としての実績を積み、ゆくゆくは企業全体をサポートする秘書室の基盤作りに挑戦したいです」など将来的な活躍に触れることで、企業側のメリットもわかりやすくなります。

秘書職で役に立つスキルや能力は、この後の「志望動機で押し出したい！ 秘書に求められる6つのスキル」で詳しく解説しています。あわせてチェックしてくださいね。

秘書職の仕事は多岐に渡ります。ビジネスマナーや冠婚葬祭のマナーなどの知識も必要ですが、相手が求めるものを瞬時に理解する能力も重要です。さまざまな仕事を任せられるポジションだからこそ、複数のスキルが求められます。

ここからは、秘書職に求められる6つのスキルについて詳しく解説します。

顧客と良い関係を築くには、名前と顔を覚えることが大切です。数回しか会ったことがないのに名前を覚えてくれていると親近感を感じる一方、逆に何回か会っているのに名前を間違われると「まだ覚えてくれていないのか」とガッカリする人もいるでしょう。

また、会食やパーティーの際に上司から「あの人はどこの誰だったっけ？」と聞かれることもあるため、業務で求められるやすいスキルと言えるでしょう。

秘書の仕事をしていると、情報収集を頼まれることがあります。たとえば取引先の情報を整理して上司に報告したり、経済情報をまとめた資料を作ったりします。

目的に適した情報を収集するのは簡単ではありません。きちんと目的を理解していなければ、まとまりのない資料になってしまううえ、簡潔にし過ぎても情報不足になってしまいます。

さらに得た情報を適切なタイミングで活用するためには、管理能力も欠かせません。顧客管理、たとえば顧客の特徴や好みに合わせて対応を工夫することも秘書の大切な仕事と言えるでしょう。

人間性とは、「人間らしさ」や「人間が持つ本性」のことです。よく人柄と混同されますが、人柄はその人の性格や性質を指すのに対し、人間性は人間が生まれたときから持っている本質のことを指します。

人間性の高い人は、精神的に安定していて気持ちのブレが少ないのが特徴です。ほかにも相手の立場になって考えたり、物事を俯瞰で見て冷静に判断したりすることに長けています。

秘書の仕事ではさまざまなバックボーンを持った人と接するため、どのようなときでも柔軟かつ冷静に対応できる高い人間性が求められるのです。

秘書の仕事は基本的には仕事の概要を指示され、自分で優先順位をつけながら判断する必要があります。どうすれば上司や企業の利益につながるかを考え、適切に判断するのは秘書にとって非常に重要な仕事です。

さらに、下した判断に対する行動力も欠かせません。いくら素早く判断を下せても、行動に移すまでに時間がかかっていては対応が遅れてしまいます。判断や行動の遅れは上司や企業に不利益を与える可能性があるため、スピーディーで的確な判断が求められます。

行動力をアピールする方法はこちらで解説しています。

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秘書の仕事では、会議やプレゼンに使う資料作成やデータ分析などを依頼されることがあります。さまざまな書類作成に対応するためには、PCスキルが欠かせず、特にWordやExcel、PowerPointの基本操作は押さえておきたいところです。

PCスキルがあれば、仕事の幅が広がるだけでなく業務効率の向上にもつながります。紙ベースで資料を保存している企業もありますが、システム内で管理をすればいつでも気軽にアクセスできるため、PCでの資料作成スキルは必要不可欠だと考えられます。

PCスキルをアピールする際にはMOS資格も有効なのでぜひこちらを参考にしてみてください。

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コミュニケーションスキルは、多くの職種で求められる能力です。さまざまな人と接する秘書職も例外ではなく、高いコミュニケーションスキルが求められます。

コミュニケーションスキルとは、ただ「おしゃべりが上手」「愛想が良い」だけのことではなく、「気持ちに余裕を持てる」「自分から積極的に行動ができる」なども含まれます。

特に秘書職は裏方の仕事が多く、「相手の気持ちや意図を汲み取る力」や「相手の話を聞く力」を問われます。積極的な行動力も大切ですが、独りよがりの考えでは空回りしてしまうでしょう。

コミュニケーションスキルをアピールする方法はこちらで解説しています。

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注意しよう！ 秘書の志望動機にありがちな3つのミス

秘書の志望動機を作成する際は、ミスにも気をつけましょう。秘書職では、日常的に文書を作成します。志望動機では、文章力だけではなく、「ミスがないか」「きちんと読み手が理解できるか」などにも注目されます。

ここからは、秘書の志望動機作成するときにありがちな3つのミスポイントについて詳しく解説します。

志望動機を作成する際は、秘書の仕事への理解を深めておきましょう。仕事を理解していないと志望動機の内容が浅くなり、「なぜ秘書職を志望しているのか」「なぜ我が社を志望しているのか」などの理由が不透明になってしまいます。

また、秘書の仕事を理解していないと、企業とのミスマッチにもつながります。長期的に活躍するためには、企業とのマッチング度が重要です。入社後に「こんなはずではなかった……」と後悔しないためにも、事前に秘書の仕事をきちんと理解しておきましょう。

秘書職の経験がないと、実績をアピールすることは難しいでしょう。特に社会人経験がない新卒の場合、「頑張ります」「成長したいです」など抽象的な表現を多用してしまいがちです。気合いやポテンシャルをアピールすることは間違っていませんが、あまりにも抽象的な言葉ばかりだと熱意が正しく伝わらない可能性があります。

志望動機を作成する際は、なるべく抽象的な表現は避けましょう。仕事の実績がなくても、学生時代の経験をアピールしたり、キャリアビジョンを取り入れたりすることはできます。具体例を用いることで、わかりやすくなりますよ。

志望動機を作成する際は、誤字脱字に注意しましょう。就職活動をしているといろいろな企業の志望動機を書きますよね。なかには提出書類の作成に追われて余裕がないときもあると思いますが、企業に提出する書類に誤字脱字があるのはご法度です。

特に秘書職は、仕事でもさまざまなビジネス文書を作成します。ときには大切な顧客や会議用の文書を作成することもあるでしょう。重要な文書に誤りがあれば、企業にとって大きな不利益を被りかねません。

秘書職にとって常に正しい文書を作成するのは大切な仕事であり、必要なスキルでもあります。就職活動をしているときから意識して気をつけましょう。

応募書類で誤字脱字が与える影響についてはこちらを参考にしてみてください。

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秘書への理解を深めて魅力的な志望動機を作成しよう！

秘書職の主な仕事は上司のサポートです。指示されたことを忠実に遂行するだけでなく、ときには自ら考え最適な判断を下さなければならないこともあります。顧客やパートナー企業の人と接する機会も多く、高いコミュニケーションスキルも必要不可欠です。

秘書職の志望動機を作成する際は、業界や企業の理解を深めることが欠かせません。企業のコーポレートサイトや採用ページを確認したり、社長や経営陣などの著作や書籍を読んだりして社風や企業の価値観の理解を深めましょう。