秘書の志望動機作成は準備が大切! 強みをアピールする例文を解説

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    根岸 佑莉子

    大学ではダンスサークルで活動し、公演の振付師を担当。また、実際にキャリアパーク就職エージェ… 続きを読む

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    清水 沙也香

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コラムの目次

  1. 秘書として就職するために採用担当者に刺さる志望動機を作成しよう!
  2. 秘書の仕事内容
  3. スケジュールの調整や管理
  4. 来客・電話・メールの対応
  5. 書類などの文章作成
  6. 各種手配業務
  7. 秘書職に求められる6つのスキル
  8. ①記憶力
  9. ➁情報収集や管理能力
  10. ③高い人間性
  11. ④判断力と行動力
  12. ⑤PCスキル
  13. ⑥コミュニケーションスキル
  14. 秘書職に向いている人の特徴
  15. サポート役に徹することができる人
  16. 細部まで気配りができる人
  17. タスクやスケジュール管理が得意な人
  18. 守秘義務を守れる人
  19. 秘書の種類
  20. 一般企業
  21. 議員秘書
  22. 政府高官の秘書
  23. 学者秘書
  24. 医療秘書
  25. 専門職の秘書
  26. 秘書の就職事情を理解しておこう!
  27. オンライン秘書の需要が増加
  28. 英語力が高いと外資系企業で活躍できる
  29. 取得しておくと秘書の就職活動に役に立つ5つの資格
  30. ①秘書検定2級以上
  31. ➁ビジネス文書検定
  32. ③ビジネス実務マナー検定
  33. ④CBS(国際秘書)検定
  34. ⑤TOEIC
  35. 秘書職の選考で差をつけるポイント
  36. 業界・企業研究を徹底する
  37. 会長・社長・経営陣などの著作や記事を熟読する
  38. 募集要項を確認する
  39. 秘書の志望動機に盛り込むべき3つの要素
  40. なぜ秘書になりたいのか
  41. なぜその企業の秘書なのか
  42. 企業にどう貢献できるか
  43. 秘書の志望動機作成するときにありがちな3つのミスポイント
  44. 秘書の仕事を理解していない
  45. 表現が抽象的
  46. 誤字脱字が多い
  47. 秘書職の志望動機例文
  48. 人をサポートする仕事がしたい
  49. 自身の強みを活かしたい
  50. 幅広くさまざまな仕事に挑戦したい
  51. 秘書に興味を持ったきっかけを伝えたい
  52. 秘書についての理解を深めて魅力的な志望動機を作成しよう!

秘書として就職するために採用担当者に刺さる志望動機を作成しよう!

こんにちは。キャリアアドバイザーの北原です。学生からよく、

「秘書になるために必要なスキルは何ですか?」
「秘書の種類や志望動機について教えてください」

といった質問を受けます。社長や役員のサポートをする秘書は、人気の高い仕事です。しかし、学生生活でかかわることが少なく仕事内容や求められるスキルを具体的にイメージできない人も多いでしょう。就職活動を有利に進めるためには、秘書の仕事内容や必要なスキルに関する知識を深めることが大切です。

この記事では、秘書の仕事内容や求められるスキル、志望動機の作り方について詳しく解説します。秘書を目指している学生の皆さんの役に立てればと思っています。

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秘書の仕事内容

秘書の仕事内容
  • スケジュールの調整や管理
  • 来客・電話・メールの対応
  • 書類などの文章作成
  • 各種手配業務

ドラマや映画で活躍する秘書は、知的で華やかな人が多いですよね。クールに仕事をこなす姿に憧れて秘書を目指している人も多いのではないでしょうか。

秘書の仕事は上司や役員のサポート業務です。華やかなイメージのある秘書ですが、実は地道にコツコツした仕事が多い職種でもあります。表舞台に立つ機会はあまりありませんが、上司や役員の仕事を円滑に進めるにはなくてはならない仕事です。

次は、秘書の仕事内容についてより詳しく解説します。

スケジュールの調整や管理

企業の社長や役員は常に多忙なため、秘書が来客や訪問、会議などのスケジュール調整や管理をおこないます。スケジュールを適切に管理するためには、移動時間や休憩時間を考慮しながら予定を調整しなければなりません。外出する場合は、交通手段を確保したり発着時間を確認する必要もあります。

スケジュールを忘れてドタキャンをすれば、企業の信頼を失墜させる可能性もあり、企業や上司にとって大きな不利益になりかねません

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キャリア
アドバイザー

無理なスケジュールを組んで遅刻をすれば信用問題にもつながるため、不測の事態を想定しつつ、効率的なスケジュール組みをおこなうことが大切です。

来客・電話・メールの対応

来客や電話、メール対応も秘書の仕事です。来客対応では、上司宛の来客へ対応するため無愛想な態度や失礼な言葉遣いをすれば、企業の印象を損なう可能性があるでしょう。来客対応はファーストコンタクトのため、相手に好印象を持ってもらえるようなていねいで適切な立ち振る舞いが求められます。

電話やメール対応も同じく、正しいビジネスマナーを身につけていないと失礼な対応をしてしまう可能性があります。社長や役員に代わって対応するため、常に礼儀正しい対応が求められるのです

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キャリア
アドバイザー

さらに優先度や必要事項を正しく把握することも大切です。業務内容に合わせ、優先度をつけたり適切に対応したりしなければ、顧客に迷惑がかかり企業にとっても損害を受ける可能性があるでしょう。対応によって企業や上司の信頼が揺らぐため、非常に責任のある仕事だといえますね。

書類などの文章作成

会議用の資料やデータの集計をおこなう場合もあります。上司は顧客対応や会議で忙しく、資料やデータの集計をしている時間がないため、上司に代わって資料やデータの使用目的を理解し、わかりやすい書類を作成する必要もあります

ほかにも儀礼文書を作成することもあるでしょう。儀礼文書とは、企業同士の挨拶や感謝を伝える際に送付する文書のことです。儀礼文書は企業の顔として送付するため、間違った文章や失礼な言い回しに注意しなければなりません。

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キャリア
アドバイザー

書類や文書を作成するには、WordやExcel、PowerPointといったOfficeソフトの基本的スキルが必要です。パソコンが苦手な場合は、基本的な操作部分だけでも覚えておくと安心でしょう。

各種手配業務

秘書の仕事で最も複雑なのが、各種手配業務です。上司が出張する場合は、往復の航空券やホテルの宿泊手続きをしなければならず、さらに顧客への手土産や会食のセッティングなどが必要になる場合もあるでしょう

顧客の事業拡大や新店オープンなどのお祝いごとがあれば、お花や手紙を送ったりすることもあります。反対に不幸があれば香典や参列の準備をする必要があり、ビジネスマナーだけでなく、冠婚葬祭に関するマナーも求められます。

加えて、お中元やお歳暮を送るために商品を選んだり、配送手配をしたりするのも秘書の仕事です。企業によっては手書きで暑中お見舞いや年賀状を書くこともあります。

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キャリア
アドバイザー

各種手配業務では、送り先の好みや文化を尊重し、ていねいに対応することが大切です。

キャリアアドバイザーコメント

塚田 未樹

塚田 未樹プロフィール

秘書業務の基本は、人並み以上にビジネスマナーを抑える点

秘書の業務だから他の業務とまったく異なる、というわけではありません。どのような仕事でも相手のことを思い適切に行動をすることが求められます。そのうえで秘書の仕事が特殊といわれる点は、ビジネスマナーや一般常識が非常に重視されることでしょう。

もちろん他の業務においてもビジネスマナーは大切です。しかし秘書の場合、サポートをするのは役員やその企業において立場が比較的高い人であることが一般的です。秘書のビジネスマナーで何かミスが起きてしまうと、相手から「秘書のビジネスマナーが悪いということは、役員もマナーを知らない人かもしれない」と悪い印象を持たれてしまうリスクがあります。

このようにいうと、秘書にネガティブなイメージを持つ学生もいるかもしれませんが、その分やりがいもたくさんあります。ビジネスマナーを身に着けることができれば怖いものはありません。興味がある人はぜひチャレンジをしてみてください。

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秘書職に求められる6つのスキル

秘書職に求められる6つのスキル

秘書職の仕事は多岐に渡ります。ビジネスマナーや冠婚葬祭のマナーなどの知識も必要ですが、相手が求めるものを瞬時に理解する能力も重要です。さまざまな仕事を任せられるポジションだからこそ、複数のスキルが求められます。

次は、秘書職に求められる6つのスキルについて詳しく解説します。

①記憶力

顧客と良い関係を築くには、名前と顔を覚えることが大切です。数回しか会ったことがないのに名前を覚えてくれていると親近感を感じる一方、逆に何回か会っているのに名前を間違われると「まだ覚えてくれていないのか」とガッカリする人もいるでしょう。

また、会食やパーティーの際に上司から「あの人はどこの誰だったっけ?」と聞かれることもあります。名前だけでなく、社名と役職まで覚えていれば上司の仕事の顔を立てることもできます

➁情報収集や管理能力

秘書の仕事をしていると、情報収集を頼まれることがあります。たとえば取引先の情報を整理して上司に報告したり、経済情報をまとめた資料を作ったりします。目的に適した情報を収集するのは簡単ではありません。きちんと目的を理解していなければ、まとまりのない資料になってしまいますし、簡潔にし過ぎても情報不足になってしまうでしょう。情報収集では、限られた時間の中で適切な情報をピックアップする力も求められます。

さらに得た情報を適切なタイミングで活用するためには、管理能力も必要です。たとえば顧客管理も秘書の大切な仕事。顧客の特徴や好みに合わせて対応を工夫することも重要です。情報収集と管理能力は密接な関係であり、両方のスキルが求められます

③高い人間性

人間性とは、「人間らしさ」や「人間が持つ本性」のこと。よく人柄と混同されますが、人柄はその人に備わっている性質や品格を指すのに対し、人間性は人間が生まれたときから持っている本質のことを指します。

人間性の高い人は、精神的に安定していて気持ちのブレが少ないのが特徴です。ほかにも相手の立場になって考えたり、物事を俯瞰で見て冷静に判断したりすることに長けています。

秘書の仕事では、さまざまなバックボーンを持った人と接します。自分が思っていた常識が通用しないこともあり、相手の態度にイラッとするかもしれませんね。しかし、どんなときでも感情に左右されず冷静な判断を下さなければなりません

④判断力と行動力

秘書の仕事は基本的には仕事の概要を指示され、自分で優先順位をつけながら判断する必要があります。どうすれば上司や企業の利益につながるかを考え、判断するのは秘書にとって非常に重要な仕事です。

さらに下した判断に対する行動力も欠かせないでしょう。いくら素早く判断を下せても、行動に移すまでに時間がかかっていては対応が遅れてしまいます。判断や行動の遅れは上司や企業に不利益を与える可能性があるため、スピーディーで的確な判断が求められるでしょう

行動力をアピールする方法はこちらで解説しています。

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⑤PCスキル

秘書の仕事では、会議やプレゼンに使う資料作成やデータ分析などを依頼されることがあります。さまざまな書類作成に対応するためには、PCスキルが欠かせず、特にWordやExcel、PowerPointの基本操作は押さえておきたいところ。

PCスキルがあれば、仕事の幅が広がるだけでなく業務効率の向上にもつながります。紙ベースで資料を保存している企業もありますが、システム内で管理をすればいつでも気軽にアクセスできます。古いデータでも瞬時に見つけられる工夫を施すなどの上司や社内の業務効率を上げるためには、PCスキルが必要不可欠です

PCスキルをアピールする際にはMOS資格も有効なのでぜひこちらを参考にしてみてください。

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⑥コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルは、多くの職種で求められる能力です。さまざまな人と接する秘書職も例外ではなく、高いコミュニケーションスキルが求められます。コミュニケーションスキルとは、ただ「おしゃべりが上手」「愛想がいい」だけのことではなく、「気持ちに余裕を持てる」「自分から積極的に行動ができる」などの能力もコミュニケーションスキルの1つです。

特に秘書職は裏方の仕事が多く、「相手の気持ちや意図を汲み取る力」や「相手の話を聞く力」を問われます。積極的な行動力も大切ですが、独りよがりの考えでは空回りしてしまうでしょう。積極的な行動力を活かすためには、相手の気持ちや意図を汲み取って正しい判断を下せることが大切です

コミュニケーションスキルをアピールする方法はこちらで解説しています。

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キャリアアドバイザーコメント

根岸 佑莉子

根岸 佑莉子プロフィール

話をするタイミングなどは経験から学んでいきましょう

秘書業務を行う際のコミュニケーションスキルには、自分の考えをきちんと述べながらも相手の気持ちを汲み取る高いレベルが求められます。対応をする相手の中には、日々忙しく動き回っている人もいるでしょう。もしかすると1日に数回しか自分のデスクに戻らない人もいるかもしれません。

そのような中で、話しかけるタイミングを適切に見計らうことができて、かつその短い時間の中で必要な情報を上手に伝達するスキルは、すぐに身に着けられるものではありません。相手の顔色ばかり窺ってしまう場合には、なかなかスムーズなコミュニケーションを取ることが難しいかもしれません。普段から年齢や立場を問わず様々な人と会話をして、力を養っていきましょう。

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秘書職に向いている人の特徴

秘書職に向いている人の特徴

秘書職を目指している人の中には、「私は秘書に向いているのかな」と不安に思っている人もいるでしょう。秘書職はさまざまな業務をおこなうため、経験やスキルが求められます。しかし、就職活動では未経験の学生が多いため、ポテンシャルに注目する企業も少なくありません。

次は、秘書職に向いている人の特徴について詳しく解説します。

サポート役に徹することができる人

秘書の仕事の多くは裏方であるサポート役です。上司に有益な情報や環境を提供する細かな仕事が多いため、サポート役に徹することができる人に向いている仕事だといえるでしょう。ほかにも人の役に立てることに喜びややりがいを感じられる人にとっても活躍しやすい仕事です。

反対に、秘書職は営業職のように売上を上げて表彰されるような機会はほとんどないため、表舞台に立って活躍したい人にとっては物足りなさを感じるかもしれません。そのため、サポート役に徹し、上司からの「ありがとう、助かったよ」という言葉にやりがいを感じられる人が向いています

細部まで気配りができる人

秘書職に大切なのが細部まで気配りができる能力です。上司から指示されたことを忠実に遂行するだけでは秘書の仕事は務まらず、相手が求めているものをいち早く察知し、先回りして用意したり対応したりすることも必要です。

ワンランク上の仕事をするためには、細部まで気配りができる能力が欠かせません。相手の言葉や行動から求めているものを読み取り、行動に移せるような気配りができる人は秘書職に向いているといえるでしょう

タスクやスケジュール管理が得意な人

秘書職におけるタスクやスケジュール管理は非常に複雑です。1日のスケジュールだけではなく、1ヶ月や1年単位でスケジュールを管理しなければならないため、きちんとした管理能力が求められます。

さらにタスクやスケジュール管理には、組み替える能力も欠かせません。ただ予定を入れるのではなく、優先度に応じてスケジュールを調整したりキャンセルしたりする必要もあります。何が急ぎで、何を後に回していいのか考え判断する管理能力も求められるでしょう。複雑なタスクやスケジュール管理を得意とする人は、秘書職に向いているでしょう

守秘義務を守れる人

守秘義務とは、社内や業務上で知り得た情報を漏洩させない義務のことです。秘書は上司の仕事をサポートするため、企業にとって重要な情報を知ることもあります。内容によっては情報が漏洩したことで企業に多大な不利益が生じる可能性もあるため、情報の取り扱いには十分注意が必要です。

守秘義務を守り、口の堅い人は秘書職に向いているといえるでしょう

秘書の種類

秘書にはさまざまな種類があります。同じ秘書職でも、所属する企業や組織によって仕事内容が異なります。秘書を目指す場合は、どんな組織の秘書になりたいかまで明確にするといいでしょう。仕事への理解が深まり、志望動機や自己PRを考えやすくなります。

次は、秘書の種類について詳しく解説します。

一般企業

一般企業の秘書には、大きく分けて「個人秘書」と「グループ秘書」の2種類があります。秘書というと、社長や役員など重役の秘書をイメージする人もいるかもしれませんね。しかし、企業によっては管理職や一般社員のサポートをする秘書もおり、主な仕事内容はスケジュール管理や来客対応、電話対応、書類管理など役員秘書と違いはありません

まずは、一般企業の秘書職の種類について詳しく解説します。

社長・役員秘書

社長・役員秘書は、名前の通り社長や役員につく秘書のことです。主な仕事はスケジュール管理や来客・電話対応、書類管理など一般的な秘書業務と変わりませんが、大規模な企業の社長・役員秘書の中には、取締役会や経営会議などの出席準備や重要情報の管理などを任される場合もあります。

社長秘書になれば、通常の秘書業務に必要なスキルだけでなく、経営や経済に関する深い知識が求められる場合もあるでしょう

グループ秘書

グループ秘書とは、秘書室や秘書課に属する秘書のことです。チームとして上司のサポートをおこなっており、社長・役員秘書でも業務量が多いとグループでサポートする場合もありますが、管理職や部署をサポートするケースが多く見られます。

特に大規模な企業は幅広いタスク処理が求められるため、グループ秘書を取り入れて複数で分割しながら業務をこなす場合が多いでしょう

議員秘書

議員秘書とは、国会議員の補佐をする秘書のことです。スケジュール管理はもちろん、後援会のイベント企画や選挙のサポート、広報活動など国会議員の秘書ならではの仕事も多数あります

議員秘書には「公設秘書」と「私設秘書」の2種類があり、公設秘書は国費でまかなわれる公務員です。1人の議員に対して3名まで雇用できる決まりがあります。一方、私設秘書は私的に雇用する秘書であり雇用人数に制限がありません。

政府高官の秘書

ニュースなどで「政府高官」という言葉を耳にすることがあるでしょう。政府高官とは特定の組織を指す言葉ではありません。以前は「官房長官」や「官房副長官」を指していましたが、最近は総理大臣に近い補佐官や省庁の幹部役員を指すことが多いようです。

政府高官の秘書は主に秘書官と呼ばれ、機密文書や事務を取り扱います。多忙な大臣の代わりに省内の関係部署と政策に関する情報や意見交換をすることもあります。もちろん、スケジュール管理や資料や書類の作成・準備も大切な仕事です。

学者秘書

大学教授にも秘書がつく場合があります。大学教授は日々授業や研究に追われ、雑務に対応する時間がなく、多忙な教授に代わってさまざまな業務をおこなうのが大学教授秘書の役割です。研究費の申請業務は大学教授秘書ならではの仕事かもしれませんね。研究費をもらうためには、規約に沿った申請業務をおこなわなければなりません。不備なく準備するのも秘書の務めです。

ほかにも電話やメールの対応、来客対応、経費の計算などもおこないます。秘書業務に加えて庶務的な部分もあるのが特徴です

医療秘書

医療秘書とは、主に総合病院や大学病院で医師や看護師の秘書業務をおこなう仕事です。電話や来客対応など一般的な秘書と同じ業務もありますが、医療情報の収集や整理、学会や研究会への同行や手配などは医療秘書ならではの仕事です。ときには学会用の資料や文書作成のサポートをおこなうこともあります。

職場によっては、診療報酬の請求手続きや診療記録の入力などの事務や受付作業をおこなうこともあるでしょう。医療事務の仕事と似ているため、求人情報を見る際はチェックしてくださいね。

専門職の秘書

専門職とは、特別な資格やスキルを必要とする仕事を指します。たとえば税理士や弁護士なども専門職の1つです。専門職の秘書では、専門知識を求められる場合があり、必須条件でなくても専門知識を持っていたほうが効率よく仕事ができるでしょう。

主な仕事はスケジュール管理や電話・来客対応など一般的な秘書業務と変わりませんが、書類や文書作成をサポートすることもあります。専門用語や独自のルールがあるため、専門職の基礎知識を持っていると役立つでしょう

秘書の就職事情を理解しておこう!

秘書職はビジネスマナーやさまざまなタスク管理が必要なため、経験を求められる場合が多くあります。新卒採用をしている企業は少なく、一般的には事務職からキャリアを積んで秘書職に異動するケースが多いようです。

秘書の就職事情を押さえておくことで、就職活動を有利に進められるでしょう。次は、秘書の就職事情について詳しく解説します。

オンライン秘書の需要が増加

オンライン秘書とは、名前の通りオンラインで秘書業務をおこなってくれるサービスです。自社で秘書を採用できない企業が、オンライン秘書サービスを展開する企業に依頼して業務をおこなってもらいます。

オンライン秘書で活躍している人は基本的に在宅で仕事をしており、育児や介護、転勤などで出社するのが困難なスタッフが多く活躍しているようです

主な仕事は一般的な秘書業務と同じく、スケジュール調整や資料作成など。在宅業務のため、来客対応はありません。ほかにも経理や財務、人事、営業事務など幅広い業務を依頼できるため、多くの企業が活用しています。

業務量に応じて人件費を調整できたり、バックオフィス業務を依頼することでコア業務に集中できたりと、企業にとって多数のメリットがあります。働き手にとっては、自宅にいながら働けるのはもちろん、さまざまな経験ができるためキャリアアップにもつながるでしょう。

英語力が高いと外資系企業で活躍できる

高い英語力があれば、外資系企業で活躍できるでしょう。外資系企業で働くには、リスニング・リーディング・ライティング・スピーキングの4つのスキルが求められます。特に上司が外国籍の場合、日本語を上手く話せない場合もあるでしょう。社員とのコミュニケーション時に通訳を求められることもあるため、高い英語力が必要です。TOEICで800〜900点台くらいのスコアを持っているといいでしょう。

さらに外資系企業で働くには、スピーディーさとフレキシブルさが求められます。問題があれば柔軟かつ迅速に対応しなければなりません。自身の意見や考えを問われることも多いため、自発的に動ける人が向いているでしょう

英語力をアピールする方法はこちらで解説しています。

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キャリアアドバイザーコメント

清水 沙也香

清水 沙也香プロフィール

配属のされかたは企業によって異なるので事前に確認をしましょう

採用をおこなう際、最初から秘書として応募をする場合と、一般職として入社後に秘書業務に配属となる場合があります。また、大企業などでは総合職として入社をした後に、人事異動で秘書課に配属となるケースもあります。このほかにも秘書という役職は存在せずに、会社の細かい業務全般を担う庶務として秘書の業務を行う場合も考えられます。

会社の規模や教育方針によって採用方法は異なるため、秘書になることを初めから目指している学生は注意をしてください。反対にいうと、初めは秘書業務に関心があまりなかったとしても、入社をしてから秘書業務に携わる可能性があるともいえます。自分の適性やキャリアプランを考えながら企業を探していきましょう。

取得しておくと秘書の就職活動に役に立つ5つの資格

秘書になるのに必要な資格はありません。基本的には資格がなく未経験でも挑戦できます。しかし、秘書職は経験者を採用している企業が多く、実績が問われることが多いでしょう。

就職活動ではほとんどが未経験者のため、実績を問われることは多くありませんがほかの学生との差別化が重要です。秘書職に役立つ資格を持っていると周囲との差別化を図れるでしょう。次は、取得しておくと秘書の就職活動に役立つ5つの資格について詳しく解説します。

①秘書検定2級以上

秘書検定とは、秘書に求められる知識や技能を問う試験です。一般常識や敬語の使い方、電話対応、ビジネス書の作成など秘書職に欠かせない問題が多数出題されます。秘書に関する知識だけでなく、社会人マナーを身につけるうえでも役立つ資格です

秘書検定は3〜1級まであります。就職活動に活かすなら2級以上を目指しましょう。2〜3級は大学生や社会人向けのレベルです。ちなみに1級は現役秘書や社会人が目指すレベル。難易度も高まります。

各級の合格率は、2級で54.6%、準1級で39.0%、1級で25.7%です。2級までは筆記試験のみですが、準1級から筆記試験と面接の2つに分けられます。準1級以上を目指す場合は、専門知識だけでなく適切に対応する力も求められるでしょう。

秘書検定についてはこちらで解説しています。

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秘書検定は就職活動で役に立つ? 級別の難易度とアピール方法も解説

➁ビジネス文書検定

ビジネス文書検定とは、定型句を含めた文書の作成能力や技術を証明する資格です。ビジネス文書では、一定の型や定型句が存在します。型や定型句を適切に使い分けることは秘書だけでなく、社会人全体に求められる能力です

ビジネス文書検定は3〜1級まであります。2〜3級は選択式問題ですが、1級は実際にビジネス文書を書く実技試験も含まれます。一般的に2級以上から履歴書に書けるため、就職活動に活かすなら2級以上を目指しましょう。

各級の合格率は、2級で63.6%、1級で37.6%です。2級までであればそれほど難易度は高くありません。公式テキストと問題集があるため、独学でも十分合格を狙えるでしょう。

③ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定とは、ビジネス社会の基本ルールに対する理解を問う試験です。円滑に仕事を進めるためには、適切な判断と行動、人間関係、マナーなどが欠かせません。社会人になるうえで必要な要素を学べるため、就職活動にも活かせるでしょう

ビジネス実務マナー検定は3〜1級まであります。2〜3級は選択式問題ですが、1級には記述式問題が含まれ、さらに面接試験も加わります。履歴書に書く場合は2級以上の取得を目指しましょう。

各級の合格率は、2級で59.5%、1級で45.9%です。秘書検定と比較すると合格率が高く、きちんとテスト対策をすれば合格も望めるでしょう。

④CBS(国際秘書)検定

CBS検定とは、英語と日本語でコミュニケーションを取りながら秘書業務をおこなう能力を問う試験です。一般的な実務処理能力に加え、英語力も問われます。外資系の秘書を目指す人や語学力を活かしながら働きたい人は、ぜひ取得を目指してみましょう

CBS検定には、準CBS資格とCBS資格の2種類あります。準CBS資格はプライマリー試験合格者に授与される資格で、CBS資格はファイナル試験合格者に授与されます。CBS資格を取得するためには、準CBS資格を取得した後にファイナル試験を受けなければなりません。

プライマリー試験の難易度は、秘書検定に置き換えると2〜準1級に相当します。英語力はTOEIC500程度です。語学力が求められるため、語学に自信がない人が受験するのは難しいでしょう。

各合格率は、プライマリー試験で50〜70%、ファイナル試験で20〜30%程度です。CBS検定を主催する日本秘書協会は、資格取得に向けたセミナーを開催しています。受講は必須条件ではありませんが、本格的に勉強したい人は受講してみてもいいかもしれませんね。

⑤TOEIC

TOEICとは、英語力を測定するテストです。ほかの資格とは異なり、合否がなくスコアによって英語力を評価します

TOEICには5つのテストがありますが、日本で用いられることが多いのはリスニングとリーディングのテストです。990満点で評価し、履歴書でアピールできるのは600点以上とされています。600点以下は履歴書に書いてはいけないルールはありませんが、英語力をアピールするには最低600点以上を目指しましょう。

就活でTOEICの活かし方についてはこちらで解説しています。

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秘書職の選考で差をつけるポイント

新卒採用では、ほとんどの学生が未経験者です。選考で差をつけるには、ポテンシャルだけでなく秘書職への理解を深めることも大切です。仕事への理解度は、志望度の高さを表すこともあります。基本的なポイントをしっかり押さえて面接に臨めば、「本当に秘書職を希望しているんだな」という気持ちが伝わるでしょう。

次は、秘書職の選考で差をつけるポイントについて詳しく紹介します。

業界・企業研究を徹底する

選考に差をつけるには、業界・企業研究を徹底することが大切です。秘書職を希望する学生の中には、憧れだけで志望している人も一定数いるでしょう。「何となくかっこよさそうだったから志望した」という動機も悪くはありませんが、志望するきっかけとしてはよくある話です。

しかし、憧れる気持ちだけでは志望動機としては弱いでしょう。企業側も「秘書職の厳しさを知ったら辞めてしまうのでは?」という不安が残るため、業界や企業を理解度をアピールすることが大切です。

秘書職のやりがいだけでなく、厳しさを理解することで入社後のミスマッチを防げます。さらに理解を深めればキャリアプランも考えやすくなるでしょう。自分がどう成長したいかを明確にするためにも、業界・企業研究は徹底することが大切です

周りと差がつく業界研究のやり方はこちらを参考にしてみてください。

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会長・社長・経営陣などの著作や記事を熟読する

秘書職は社長や経営陣と働くことが多いポジションです。企業や仕事を理解するために、会長・社長・経営陣などの著作や記事を熟読するようにしましょう。

著作や記事には、企業のトップの考えや方向性が示されています。企業によって考えや方向性は異なるため、志望する企業に関連する著作や記事を熟読しておくことは大切です。企業が持つ考え方を把握することで、秘書職に就いたときに何を大切にするべきか、優先するべきことは何かを判断しやすくなるでしょう

募集要項を確認する

募集要項には給与や待遇などの雇用条件も記載されていますが、特に大切なのが求める人物像です。多くの企業は募集要項に求める人物像を記載しており、学歴や所有資格だけでなく、入社後どのように活躍して欲しいかなどを提示しています。

募集要項を確認する際は、企業のコーポレートサイトや採用ページも併せて確認することが大切です。特に採用ページには求める人物像がより詳しく書いてある場合があり、人事からのメッセージや先輩社員のインタビューなどには企業が求めているものが詳しく書いてあることもあるため、隅までチェックしましょう

秘書の志望動機に盛り込むべき3つの要素

秘書の志望動機に盛り込むべき3つの要素

志望動機を考える際は、盛り込むべき要素を押さえることが大切です。秘書職への憧れや熱意を長々と書いても相手に伝わらなければ意味がありません。企業の採用担当は多くの志望動機に目を通さなければいけないため、長すぎると読むのに時間がかかり負担になってしまいます。

次は、秘書の志望動機に盛り込むべき3つの要素について詳しく解説します。

なぜ秘書になりたいのか

志望動機では、なぜ秘書になりたいのかを簡潔に伝えましょう。秘書の仕事は営業職のように自分で売上を上げたり、表彰されたりすることがほとんどありません。人によっては成果が見えづらく、やりがいを感じられないこともあるでしょう。

一方、目立った成果はないけれど秘書職にしかない魅力もあるはずです。秘書職の魅力について自分の言葉で伝えられるようにしましょう。

たとえば

  • 就活生「人の役に立つのが好きだから」
  • 就活生「サポートすることにやりがいを感じるから」

という理由も立派な志望動機です。自分の性格ややりがいを感じるポイントから、秘書職への適性があることをアピールするのもいいですね

さらに秘書を目指す理由を明確にすることで、仕事内容への理解度をアピールすることもできます。入社後に仕事とのミスマッチに気づけば、企業と学生の双方にとって不利益となるでしょう。お互いに納得したうえで入社するためにも、きちんと仕事内容を理解していることを伝えるのも大切です。

なぜその企業の秘書なのか

企業側は「なぜ我が社を志望するのか」を非常に重要視しています。秘書職への理解やキャリアビジョンが明確であっても、

面接官「どこの会社でもいいのでは?」と思わせてしまえばマイナスになってしまいます。秘書職への志望動機だけでなく、企業ごとの志望動機もきちんと考えましょう。

企業ごとの志望動機を考える際は、企業の特色や特徴に注目しましょう。「企業が何を大切にしているのか」「どのような社風なのか」など企業の価値観や文化を十分理解しておくことが大切です。企業の価値観や文化に関しては採用ページに記載しているケースが多いため、きちんとチェックしておきましょう。

企業にどう貢献できるか

志望動機には、志望する気持ちだけでなく企業にどう貢献できるかを記載することも大切です。志望動機の流れは

  • なぜ秘書職を志望しているのか
  • なぜその企業を志望しているのか
  • 自分が企業にどう貢献できるのか

を順に考えるとわかりやすいでしょう。

「企業にどう貢献できるか」では、キャリアビジョンに触れると長期的な活躍をイメージしやすくなります。たとえば「秘書としての実績を積み、ゆくゆくは企業全体をサポートする秘書室の基盤作りに挑戦したいです」など将来的な活躍に触れることで、企業側のメリットもわかりやすくなるでしょう。さらに長期的に志望する企業で活躍したいという気持ちも伝えられます。

秘書の志望動機作成するときにありがちな3つのミスポイント

秘書の志望動機を作成する際は、ミスにも気をつけましょう。秘書職では、日常的に文書を作成します。志望動機では、文章力だけではなく、「ミスがないか」「きちんと読み手が理解できるか」などにも注目されます。

次は、秘書の志望動機作成するときにありがちな3つのミスポイントについて詳しく解説します。

秘書の仕事を理解していない

志望動機を作成する際は、秘書の仕事への理解を深めておきましょう。仕事を理解していないと、志望動機の内容が浅くなってしまいます。志望動機が薄くなってしまうと、「なぜ秘書職を志望しているのか」「なぜ我が社を志望しているのか」などの理由が不透明になってしまうでしょう。自分の気持ちを正しく伝えるためには、明確に表現することが大切です

秘書の仕事を理解していないと、企業とのミスマッチにもつながります。長期的に活躍するためには、企業とのマッチング度が重要です。入社後に「こんなはずではなかった……」と後悔しないためにも、事前に秘書の仕事をきちんと理解しておきましょう。

表現が抽象的

秘書職の経験がないと、実績をアピールすることが難しいでしょう。すると「頑張ります」「成長したいです」など抽象的な表現を多用してしまいがち。気合いやポテンシャルをアピールすることは間違っていませんが、あまりにも抽象的な言葉ばかりだと熱意が正しく伝わらない可能性があります。

志望動機を作成する際は、なるべく抽象的な表現は避けましょう。代わりに具体的な例を増やしたり、キャリアビジョンを取り入れたりするとわかりやすくなります。自分が読み手になったとき、書いた人の人柄や将来の目標がわかりやすく表現されているかに注目してみましょう

誤字脱字が多い

志望動機を作成する際は、誤字脱字に注意しましょう。就職活動をしているといろいろな企業の志望動機を書きますよね。なかには提出書類の作成に追われて余裕がない人もいるでしょう。しかし、企業に提出する書類に誤字脱字があるのはご法度です。

特に秘書職は、仕事でもさまざまなビジネス文書を作成します。ときには大切な顧客や会議用の文書を作成することもあるでしょう。重要な文書に誤りがあれば、企業にとって大きな不利益を被りかねません。

秘書職にとって常に正しい文書を作成するのは大切な仕事であり、必要なスキルでもあります。実際に入社した際にも必要なスキルなため、就職活動をしているときから意識して気をつけましょう。

応募書類で誤字脱字が与える影響についてはこちらを参考にしてみてください。

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秘書職の志望動機例文

志望動機を作成する際は、簡潔にまとめるよう心掛けましょう。どれだけ秘書職に対して熱意を持っていても、相手に伝わらなければ意味がありません。まずは読み手にとってわかりやすい文章を書くことが大切です。

さらにほかの学生と差別化を図るためには、より具体的に書きましょう。抽象的な表現では曖昧さが出てしまいます。具体的なエピソードを盛り込んだり、目標を掲げたりすると入社後に活躍するイメージをつかみやすくなります。

次は、秘書職の志望動機の例文について詳しく解説します。

人をサポートする仕事がしたい

秘書職を目指す学生の中には、人をサポートする仕事にやりがいを持っている人もいるでしょう。秘書職を志望する人の多くは、人の役に立つことに喜びを感じる傾向にあります。ほかの学生と差別化を図るためには、「どのように人のサポートをするか」具体性を持たせることが大切です

回答例

例文

私が秘書職を志望したのは、人をサポートする仕事がしたかったからです。

高校時代、野球部のマネージャーとして部員のサポートをしていました。洗濯や備品の管理、試合の準備だけでなく試合チームのリサーチや分析もおこなっていました。少しでもチームに貢献するため、自分なりの考察をまとめて監督や部員と共有してきました。「わかりやすくてよかった」と感謝されたときにやりがいを感じました。

貴社に入社した際は、これまでの経験を活かしながら積極的に行動し、人の役に立つ仕事をしていきたいです。

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キャリア
アドバイザー

人をサポートした経験がある場合は、具体的なエピソードとしてまとめましょう。具体的なエピソードを盛り込むことで活躍する姿をイメージしやすくなります。

自身の強みを活かしたい

自身の強みを活かしたい場合は、強みを活かしてどのようなことを達成するのか具体的な内容を考えてみましょう。強みと企業の利益がどう直結するのかを明確にすることで、働く姿をイメージしやすくなります。具体的な成果や数字がある場合は、正確に記入しましょう。

回答例

例文

私はパソコンが得意なため、強みを活かして働きたいと思い秘書職を志望しました。

大学の授業ではExcelを使ってデータの分析をおこない、PowerPointでプレゼンテーションの資料を作っていました。最初は数式を入れるのもやっとでしたが、独学で勉強してよりわかりやすい資料作りを心掛けてきました。現在はMOSの取得を目指して勉強しています。

貴社に入社した際は、パソコンスキルを活かして業務効率の向上の面で活躍したいです。

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キャリア
アドバイザー

できることを連ねるだけでなく、工夫した点や心掛けてきた点なども併せてアピールしましょう。自分で考えて工夫できる能力は社会人にとって非常に大切なスキルです。

幅広くさまざまな仕事に挑戦したい

秘書職の仕事はとても幅広いです。秘書職を目指す学生の中には、幅広い仕事に挑戦したいと考えている人もいるでしょう。挑戦したい気持ちをアピールする際は、具体的にどのようなキャリアを実現したいかなどにも言及してみましょう

回答例

例文

私は幅広くさまざまな仕事に挑戦したく秘書職を志望しました。

秘書職はビジネスマナーだけでなく、さまざまなスキルが必要な職種だと理解しています。身に付けなければいけないスキルが多く、難しい仕事だと思いますが、それだけ自分自身が成長できる職種だとも思います。私はあえて厳しい環境に身を置き、より高いスキルを得たいと考えています。

自分の成長が人の役に立てるのは秘書職ならではだと思います。私は貪欲に自己成長を求め、ひいては会社全体の役に立てる人材を目指していきたいです。

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キャリア
アドバイザー

新卒採用ではポテンシャルの高さも重要なポイントです。仕事に対する考え方や目指す姿を明確に伝えることでポテンシャルの高さをアピールできます。

秘書に興味を持ったきっかけを伝えたい

秘書に興味を持ったきっかけを伝える際は、ただの思い出話で終わらないように注意しましょう。志望動機は自分をアピールする場でもあります。

興味をもったきっかけだけを伝えるのではなく、どのように活躍したいかなどにも触れましょう。具体性を持たせることで単なる思い出ではなく、活躍するイメージにつなげられます。

回答例

例文

大学時代、ビジネスマナーの授業で言葉遣いや対応方法を学んだのをきっかけに秘書職に興味を持つようになりました。

対応1つで相手に与える印象が変わり、ビジネスにおいてビジネスマナーや対応方法はとても重要なものだと学びました。円滑に業務を進めるためにはどうすればいいのかを考えることに楽しさを感じ、秘書検定にも挑戦しました。独学で勉強し、秘書検定2級を取得しました。

学生時代に学んだことを活かし、貴社に入社後は社内だけでなく顧客からも信頼される秘書を目指して邁進していきたいと考えています。

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キャリア
アドバイザー

興味を持ったことで自分がどう変わったかを記載すれば、行動力のアピールにもつながります。勉強をした、資格を取得したなどのエピソードがあれば取り入れましょう。

秘書についての理解を深めて魅力的な志望動機を作成しよう!

秘書職の主な仕事は上司のサポート。指示されたことを忠実に遂行するだけでなく、ときには自ら考え最適な判断を下さなければならないこともあります。顧客やパートナー企業の人と接する機会も多く、高いコミュニケーションスキルも必要不可欠でしょう。

秘書職の志望動機を作成する際は、業界や企業の理解を深めることが大切です。企業のコーポレートサイトや採用ページを確認したり、社長や経営陣などの著作や書籍を読んだりして社風や企業の価値観の理解を深めましょう。

志望動機が思いつかない人は、ツールを使うのが一番オススメ

志望動機作成ツールを試してみる 志望動機作成ツールを試してみる

何社も選考に応募するとなると、正直、受かりたいけど熱意が低い企業もありますよね。実は、熱意がなくても受かる志望動機を作ることは可能です。

無料の「志望動機作成ツール」を活用しましょう。簡単な質問に答えるだけで、熱意がなくても、強みが伝わり採用したいと思わせる志望動機が完成します。

ぜひ活用して、志望企業の選考を突破しましょう。

 実際にツールで作成した志望動機例文 
 (鉄道会社の場合) 

私には、将来社会に貢献していることを肌で実感できる鉄道職で働きたいという思いがあります。

中でも貴社は、日本の大動脈である東海道新幹線のサービス充実を促進しつつも超電導リニア開発を推進しており、日本の今と未来を背負っているという強い使命感を持っておられる点に魅力を感じました。そして、ユーザーに最も近い位置で働き、サービスを提供する運輸系統を志望します。

インターンシップやOB訪問、社員懇談会でお会いした全ての社員の方々から、安全・安定輸送への情熱や人としての魅力を肌で感じ、私も貴社の最大の財産である「人」の一翼を担いたいと強く思いました。

記事の編集責任者

北原 瑞起きたはら みずき

新卒でポート株式会社へ入社。入社2年目に年間1億2千万円の売上を記録し、全社の年間MVPを獲得。現在は、リクルーティングアドバイザーグループの責任者として、年間300社の採用支援及び、年間2,000人の学生の就活相談に乗り、企業と学生の最良なマッチング機会の創出をおこなっている。プロフィール詳細

全国民営職業紹介事業協会 職業紹介責任者(001-190515132-01458)

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